Thuiswerken: wat is onbelast en wat niet?
Vanwege corona werkt Nederland zoveel mogelijk thuis. Maar kun je als werkgever jouw personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?
Is thuis fiscaal gezien een werkplek?
Voor het antwoord op bovenstaande vraag is allereerst van belang of de werknemer thuis een ruimte heeft die fiscaal als ‘werkplek’ aangemerkt kan worden. Er moet dan sprake zijn van een eigen in- of opgang met eigen sanitair en je moet de werknemer voor het gebruik ervan huur betalen. Meestal is aan deze voorwaarden niet voldaan.
Mag: PC’s, mobieltjes en gereedschap
Je mag PC’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als je het noodzakelijk vindt dat deze spullen nodig zijn voor de uitvoering van de dienstbetrekking. Hieronder valt ook een internetabonnement. De onbelaste vergoeding is gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling.
Mag: Inrichting werkkamer
Als werkgever ben je volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van jouw werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat je daarom Arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen. Ook deze vergoeding of verstrekking is gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling
Mag niet: koffie / thee / toiletpapier
Het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken is belast. Je kan deze vergoedingen en verstrekkingen wel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Einde thuiswerken, wat dan?
Komt jouw personeel weer naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij je inleveren of er een vergoeding op basis van de dagwaarde voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast of moet het voordeel worden aangewezen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen die niet belastingvrij zijn, kun je desgewenst onder brengen in de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld €10 per dag voor bijkomende kosten, zoals verwarming. Allereerst kun je natuurlijk kijken of je deze kosten kunt betalen onder de noemer van een belastingvrije vergoeding die je niet al geeft.
Deze bestemming moet je van tevoren benoemen. Als dat niet meer mogelijk is, komt de vrije ruimte in beeld. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Zodoende wordt je als werkgever minder snel met de eindheffing van 80% geconfronteerd die je moet betalen voor zover je over de vrije ruimte heen schiet.
Vergoeding woon-werkverkeer
Kregen jouw werknemers al vóór 13 maart 2020 een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer, dan mag je die in ieder geval tot 1 juli van dit jaar onbelast blijven doorbetalen. Op die manier kun je toch tegemoet komen in de extra kosten van thuis werken. Het kabinet beraadt zich op een nieuwe regeling voor thuiswerkers vanaf waarschijnlijk 1 januari 2022.
Heb je vragen over de belastingvrije vergoedingen voor thuis werken, neem dan contact met ons op.
Bekijk ook onze andere nieuwsuitingen over dit onderwerp:
Neem contact op
