Artikel

Inrichten thuiswerk mogelijkheden binnen je organisatie

26 juni 2020

Tijdens de Corona crisis hebben veel werkgevers en werknemers te maken gekregen met thuiswerken. Hieruit is gebleken dat veelal de dagelijkse werkzaamheden door zijn gegaan, al was dit vanaf een thuiswerkplek. Deze ontwikkeling brengt met zich mee dat werknemers in de toekomst regelmatiger thuis willen gaan werken. Daarnaast maakt thuiswerken als arbeidsvoorwaarde je als werkgever ook aantrekkelijker. Hoe richt je thuiswerken nu precies in binnen je organisatie?

Onderzoeken van de mogelijkheden

Allereerst is het belangrijk om te onderzoeken of er animo is voor thuiswerken binnen je organisatie en of dit wel voor iedereen binnen zijn / haar functie mogelijk is. De vervolgstap is om voorwaarden vast te leggen bij minimaal één thuiswerkdag per week, door middel van een schriftelijke brief/ overeenkomst met de (thuiswerkende) werknemer(s). In deze overeenkomst stem je zaken met elkaar af over onder andere de frequentie van het thuiswerken, mogelijkheden om thuis veilig in te loggen op bedrijfssystemen, de inrichting van de thuiswerkplek, maar ook het eventueel wijzigen van bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding. Je hebt als werkgever de zorgplicht om je werknemers goede arbovoorlichting te geven en een veilige en arbotechnisch goedgekeurde thuiswerkplek te verzorgen. Voor het inrichten van een thuiswerkplek zijn er ook fiscale aspecten van toepassing.

Risico inventarisatie – en evaluatie (RI&E)

Op het moment dat je voornemens bent om meer structureel thuiswerken binnen je organisatie in te richten heeft dit ook invloed op je arbobeleid. Dit betekent dat je geldende risico inventarisatie & evaluatie een update nodig heeft. De kwaliteit van het arbobeleid dat gevoerd wordt, zal in de RI&E beoordeeld worden. Daarbij gaat het om arbobeleidszaken als de bedrijfshulpverlening, de arbovoorlichting en het beleid rondom ongewenst gedrag.

Indien je binnen je organisatie een ondernemingsraad hebt of personeelsvertegenwoordiging vraag je als werkgever instemming bij het opstellen en/ of wijzigen van de RI&E. Het is dus aan te raden deze partijen vroegtijdig in dit proces te betrekken.

Let op: bij ingerichte thuiswerkplekken dienen er ook thuiswerkplek checks te worden uitgevoerd bij de update van de RI&E. Het advies is om dit goed af te stemmen met je Arbodienstverlener.

Arbobeleid

Om tot een goed arbobeleid te komen zijn er een aantal verplichtingen voor een werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Denk hierbij aan:

  • zorgdragen voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers in verband met de zorgplicht;
  • een arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid) te voeren; en daarbinnen een beleid te voeren gericht op voorkoming of anders beperking van psychosociale arbeidsbelasting;
  • een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en een plan van aanpak op te stellen;
  • één of meerdere preventiemedewerkers aan te wijzen;
  • zich te laten bijstaan door een externe adviseur (1 – 25 werknemers) of arbodienstverlener (vanaf 25 werknemers);
  • werknemers periodiek een arbeidsgezondheidskundig onderzoek aan te bieden;
  • werknemers arbovoorlichting te geven;
  • arbeidsongevallen te registreren en te melden bij de Inspectie SZW;
  • bedrijfshulpverlening te organiseren;
  • gevaar voor derden te voorkomen;
  • maatregelen te nemen om zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn, te voorkomen;
  • beleid en procedures op te stellen voor risico’s die van toepassing zijn binnen de organisatie.

Voordelen

De werknemers die structureel thuis en op kantoor werken hebben daarvan de volgende voordelen:

  • Betere werk – privé balans, met als gevolg minder kans op ziekteverzuim
  • Minder reistijd / file
  • Hogere productiviteit omdat werkuren flexibeler zijn in te delen

Conclusie

Wat betreft het inrichten van thuiswerken binnen je organisatie komen er wel een aantal zaken bij kijken.

Het is belangrijk om vooraf goed advies in te winnen over alle HR en fiscale zaken die er bij deze inrichting aan de orde zijn. Zo kan je als organisatie goed inventariseren of het inrichten van thuiswerken voor de toekomst ook echt mogelijk is.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Contactpersoon

Chantal Bakkes, HR consultant bij CROP accountants & adviseurs
Chantal Bakkes
HR Consultant
+31 (0) 33 - 46 357 27 info@crop.nl