Artikel

Wat doet een (extern) vertrouwenspersoon bij ongewenste omgangsvormen?

15 maart 2022

Een ongezonde werksituatie kan werkstress of psychische klachten veroorzaken en daarmee leiden tot een hoger ziekteverzuim. Werkstress of psychische klachten kunnen worden veroorzaakt door verschillende oorzaken zoals werkdruk, maar ook door ongewenste omgangsvormen zoals: pesten, agressie en geweld, intimidatie, discriminatie en seksuele ongewenste intimiteiten. Het is daarom erg belangrijk om goed en duidelijk beleid te voeren omtrent ongewenste omgangsvormen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het aanwijzen van een vertrouwenspersoon.

Veilige en gezonde bedrijfscultuur

Ongewenste intimiteiten komen in de praktijk helaas steeds vaker voor. Vaak weten werknemers niet bij wie ze terecht kunnen of dat ze bij iemand terecht kunnen. In de basis begint het met het creëren van een veilige en gezonde bedrijfscultuur vanuit het management en het proactief beleid voeren op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Het is belangrijk om voorlichting en training te geven binnen je organisatie waarin je aangeeft wat er wordt verstaan onder ongewenste intimiteiten, hoe je dit kan herkennen en welke regels er binnen de organisatie gelden; protocol, klachtenprocedure en wie de vertrouwenspersonen zijn.

Vertrouwenspersoon

Ongewenste omgangsvormen zijn vooraf niet altijd te voorkomen. Een vertrouwenspersoon kan de situatie verzachten en de werknemer ondersteunen. Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het voorkomen en beperken van de impact van ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie.

De taken van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken:

  • Het bieden van een luisterend oor.
  • Het opvangen, begeleiden en adviseren van de werknemer en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie.
  • Het bemiddelen bij conflicten en indien nodig het inschakelen van een deskundige of bemiddelaar.
  • Het adviseren bij eventueel verder te nemen stappen door de werknemer en verlenen van nazorg.
  • Gevraagd en ongevraagd voorlichting geven aan de werkgever en zorgen voor preventie van ongewenste omgangsvormen.
  • Adviseren van het management, wanneer er een onveilige werksituatie wordt geconstateerd. Wel moet de vertrouwenspersoon hierbij altijd de geheimhoudingsplicht in acht houden.
  • Jaarlijks uitbrengen van een verslag van bevindingen aan de werkgever en OR/ PVT (indien aanwezig).

Voor een werkgever is het belangrijk om te weten dat een vertrouwenspersoon niet altijd alle informatie inhoudelijk kan en mag delen. Een werknemer moet in vertrouwen zijn of haar verhaal kunnen delen met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon moet daarom de werknemer kunnen garanderen dat het gesprek vertrouwelijk is.

Wij adviseren werkgevers om zowel een intern als een extern vertrouwenspersoon aan te stellen. Op die manier geef je werknemers alle ruimte om een vertrouwenspersoon te benaderen waar ze zich het fijnst bij voelen.

De voordelen van een extern vertrouwenspersoon

De voordelen van een extern vertrouwenspersoon:

  • Een extern vertrouwenspersoon is onafhankelijk, staat buiten de organisatie en is daarom objectief.
  • Een extern vertrouwenspersoon heeft geen interne belangen, waardoor werknemers eerder de ruimte kunnen voelen om naar de vertrouwenspersoon toe te stappen.
  • Een externe vertrouwenspersoon heeft ervaring met werknemers in een situatie met ongewenste omgangsvormen.
  • Voor een externe vertrouwenspersoon betaal je als werkgever geen jaarlijkse kosten voor certificering/ bijscholing.

Heb je binnen je organisatie een Ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT), dan is hun instemming nodig gevraagd voor de aanstelling van de vertrouwenspersoon. Als het niet lukt om een interne vertrouwenspersoon (een werknemer) aan te stellen, dan is ons advies om in ieder geval een externe vertrouwenspersoon aan te stellen.

Wetgeving

Als werkgever heb je een zorgplicht richting je werknemers. Dit houdt onder andere in dat je werknemers moet beschermen tegen Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) en ongewenste omgangsvormen (art. 3 lid 2 Arbowet). De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of de werkgever een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) heeft om onder andere het risico op ongewenste omgangsvormen te minimaliseren.

Op dit moment is een vertrouwenspersoon nog niet wettelijk verplicht maar er is wel een lopend wetsvoorstel. De bedoeling van dit wetsvoorstel is dat de Arbowet wordt gewijzigd en dat alle werkgevers verplicht worden om een vertrouwenspersoon aan te stellen. In dit voorstel zijn ook de taken meegenomen van een vertrouwenspersoon, de onafhankelijke positie en de geheimhoudingsplicht. Het voorstel bepaalt ook dat een vertrouwenspersoon voldoende ervaren en deskundig moet zijn. Daarnaast zal de vertrouwenspersoon een meer beschermde rechtspositie krijgen, dit betekent dat het Burgerlijk Wetboek dient te worden gewijzigd in die zin dat vertrouwenspersonen – net als preventiemedewerkers en OR leden ontslagbescherming genieten voor zover het functioneren als vertrouwenspersoon betreft. Naar verwachting zullen deze wetswijzigingen op termijn in werking gaan treden.

Meer weten?

Bij CROP zijn er professionele externe vertrouwenspersonen beschikbaar en wij kunnen ondersteunen bij het opstellen van een protocol ongewenste intimiteiten. Wil je hier graag meer over weten? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Contactpersoon

Chantal Bakkes, HR consultant bij CROP accountants & adviseurs
Chantal Bakkes
HR Consultant
+31 (0) 33 - 46 357 27 info@crop.nl