6 belangrijke wijzigingen in 2022 voor werkgevers rondom loonheffingen

We lichten zes in het oog springende wijzigingen rondom loonheffingen toe en voorzien deze van advies. We behandelen de thuiswerk- en reiskostenvergoeding, de werkkostenregeling, arbovoorzieningen, de Wet DBA, Posted Workers Directive en de Brexit.

1. Onbelaste thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Door de coronacrisis is thuiswerken voor veel werknemers onderdeel geworden van het vaste werkpatroon. Veel werknemers en werkgevers willen afspraken maken om ook na de crisis (gedeeltelijk) thuis te blijven werken.

Vanaf 1 januari 2022 mag er een vrijstelling van maximaal €2 per (deels) thuisgewerkte dag verstrekt worden. Deze thuiswerkvergoeding mag zelfs als vaste vergoeding worden gegeven, conform de huidige systematiek van de woon-werkvergoedingen (bij 128 dagen thuiswerken een vaste onbelaste vergoeding op basis van 214 dagen). Voor dezelfde dag kan niet tegelijkertijd een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en een onbelaste thuiswerkvergoeding worden gegeven.

Voor meer informatie verwijzen wij naar ons whitepaper: De thuiswerkvergoeding vanaf 2022.

Advies onbelaste thuiswerkvergoeding

Hoewel de thuiswerkvergoeding en de vergoeding voor woon-werkverkeer niet op één dag kunnen worden toegepast, is het wel mogelijk om voor hybride werkende werknemers beide vergoedingen te combineren, mits deze pro rata worden toegepast. Krijgen de werknemers momenteel een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, maar werken zij ook thuis en is het de verwachting dat zij dat dit jaar ook blijven doen? Dan moet worden beoordeeld of de regeling rondom het vergoeden van de reiskosten woon-werkverkeer nog past binnen de nieuwe wettelijke regels.

2. Tijdelijke verruiming vrije ruimte werkkostenregeling per 1 januari 2022 ingetrokken

De vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) is in 2022 weer beperkt. De vrije ruimte was in 2020 en 2021 verruimd vanwege de coronacrisis, die verhoging is er in 2022 niet meer. Dit betekent dat de vrije ruimte in 2022 1,7% bedraagt over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere.

Advies Concernregeling

Als er sprake is van een groep werkgevers, kan de concernvrijstelling onder voorwaarden worden toegepast. De concernregeling in de WKR betekent dat een concern de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar mag optellen. Pas als alle vergoedingen en verstrekkingen van het concern de totale vrije ruimte van het concern te boven gaan, moet er belasting worden betaald.

Hoewel deze regeling is bedoeld als vereenvoudiging, kan deze vrijstelling ook onbedoelde negatieve effecten hebben. Zo wordt de vrije ruimte berekend over de totale fiscale loonsom van het gehele concern. Dit betekent dat maar één keer gebruik kan worden gemaakt van 1,7% over de eerste EUR 400.000.

3. Arbovoorzieningen

Er is een vrijstelling voor de vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling van arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek. Het gaat daarbij om arbovoorzieningen die de werkgever verplicht is te verzorgen voor een goede werkplek thuis, zoals bijvoorbeeld een bureau en een bureaustoel.

Deze mogen onbelast vergoed of verstrekt met onderstaande voorwaarden:

• De arbovoorzieningen samenhangen met jouw verplichtingen op grond van de Arbowet.
• Jouw werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis.
• Jouw werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die arbovoorzieningen.
• De inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Vanaf 1 januari 2022 is deze vrijstelling aangescherpt: de voorziening moet vanaf nu voortvloeien uit de arbeidsomstandighedenwet.

Omdat er in het afgelopen jaar discussie is ontstaan over hoe om te gaan met een werknemer die een duurdere voorziening kiest of de voorziening uitruilt met brutoloon heeft de Belastingdienst verduidelijking gegeven:

• Indien de werknemer de kosten geheel of gedeeltelijk uitruilt met brutoloon, dan is de vrijstelling niet van toepassing. De werkgever kan de voorziening dan wel aanwijzen als werkkosten, mits binnen de grenzen van gebruikelijkheid.
• Indien de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening en de werknemer ruilt de meerprijs uit met het brutoloon, dan is ook de meerprijs werkkosten binnen de vrije ruimte. De gerichte vrijstelling geldt dan niet voor de meerprijs.

4. Wet DBA & Algemene Modelovereenkomst

Het vorige kabinet wilde de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (Wet DBA) vervangen, maar heeft die opdracht aan een nieuw kabinet gegeven. Deze wet zorgt namelijk voor te veel onrust en onzekerheid onder zzp’ers en hun opdrachtgevers.

In plaats hiervan gaat de regering zich richten op het tegengaan van ongewenste concurrentie op arbeidsvoorwaarden tussen werknemer en zelfstandigen, om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Bovendien is afgesproken dat er een wettelijke verzekeringsplicht voor het arbeidsongeschiktheidsrisico bij zelfstandigen komt en wordt deelname aan pensioenregelingen door zzp’ers nader bezien.

Het handhavingsmoratorium door de Belastingdienst blijft van kracht. Dit houdt in dat er voorlopig beperkt gehandhaafd wordt door de Belastingdienst. Er wordt enkel gehandhaafd op kwaadwillendheid of wanneer aanwijzingen niet binnen een redelijke termijn zijn opgevolgd.

Advies modelovereenkomst

Voor overeenkomsten van opdracht waarbij geen sprake is van een dienstbetrekking, is het raadzaam te werken met een modelovereenkomst. De Belastingdienst heeft op 1 juni 2021 een vernieuwde modelovereenkomst gepubliceerd. De vernieuwde overeenkomst is geldig tot 1 juni 2026. Met het uitbrengen van de vernieuwde modelovereenkomst vervalt de oude overeenkomst, die geldig was tot 1 juni 2021. Ook in de nieuwe modelovereenkomst zijn bepaalde passages gemarkeerd die gebruikt moeten worden, om de kans om een dienstbetrekking tot stand te laten komen verkleinen. De niet-gemarkeerde passages kan de opdrachtgever aanvullen en aanpassen voor de eigen situatie, als dat niet in strijd is met de gemarkeerde passages.

5. Posted Workers Directive

Wanneer een bedrijf werknemers over de grens heeft werken, is diverse complexe internationale wetgeving van toepassing. Dit kan betrekking hebben op immigratie, arbeidsrecht, loon- en inkomstenbelasting en sociale zekerheid.

Op basis van de EU-richtlijn “Posted Workers Directive” kunnen bedrijven worden geconfronteerd met aanvullende vereisten wanneer ze een werknemer naar een ander EU-land sturen om een tijdelijke dienst of activiteit uit te voeren.

De eisen voor de werkgever kunnen betrekking hebben op:

• Arbeidsomstandigheden:
  • Minimale arbeidsomstandigheden van het gastland zijn van toepassing.
  • ‘Equal pay’ vereisten.
• Aanvullende administratieve voorwaarden:
  • Registratie van de tijdelijke werkzaamheden bij de autoriteiten in het gastland vóór aanvang van de activiteiten.
  • Benoeming van een contactpersoon voor de autoriteiten in het gastland.
  • Gedetailleerde registratie vanaf dag 1.

Voor meer informatie verwijzen we naar onze whitepaper: Posted workers verplichtingen werknemers.

Advies

Internationale belastingen, sociale zekerheid, immigratie en arbeidsrecht zijn zeer complex en worden nog complexer door de detacheringsrichtlijn. Het is belangrijk om te begrijpen in welke gevallen het niet naleven van de verplichtingen grote gevolgen kan hebben, zoals noncompliance en boetes, reputatieschade en slechte medewerkerstevredenheid. Zorg er daarom voor dat je als werkgever op de hoogte bent van de gevolgen als medewerkers grensoverschrijdend wonen of werken.

6. Brexit

Op 31 januari 2020 heeft het Verenigd Koninkrijk de Europese Unie verlaten. Voor werknemers en werkgevers zijn er daarom een aantal belangrijke zaken gewijzigd. Zo kunnen Britse onderdanen alleen in Nederland komen werken als zij een verblijfsvergunning met werkautorisatie aanvragen. Voor werknemers en hun familieleden, die al in Nederland woonden voor 1 januari 2021 gelden andere regels. Daarnaast zijn er ook wijzigingen opgetreden op het gebied van sociale zekerheid.

Advies

Als je werknemers vanuit het Verenigd Koninkrijk in Nederland laat werken (of andersom), is het raadzaam om goed naar de gevolgen te kijken op het gebied van belasting, sociale zekerheid en immigratie. Dit kan namelijk diverse verplichtingen en gevolgen hebben.