Samenstellen, beoordelen of controleren: wat past bij mijn organisatie?

1. Wanneer is een samenstellingsopdracht voldoende voor mijn jaarrekening?

Een samenstellingsopdracht is voldoende wanneer je organisatie niet wettelijk controleplichtig is en externe partijen geen hogere mate van zekerheid verlangen. Bij een samenstellingsopdracht stelt de accountant de jaarrekening op op basis van de financiële gegevens die jij aanlevert, zonder daar een oordeel of zekerheid aan te verbinden.

Dit type opdracht is het meest gangbaar bij ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf die onder de wettelijke drempelwaarden voor controleplicht blijven. De accountant rangschikt, rubriceert en vat de financiële informatie samen tot een jaarrekening die voldoet aan de wettelijke verslaggevingseisen. Er vindt geen inhoudelijke toetsing of verificatie van de cijfers plaats.

Een samenstellingsopdracht past goed bij je organisatie als:

• Je niet voldoet aan de wettelijke criteria voor controleplicht
• Geen bank, subsidieverstrekker of aandeelhouder om een accountantsverklaring vraagt
• Je vooral behoefte hebt aan een correct opgestelde jaarrekening voor de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst
• Je organisatie relatief overzichtelijk is qua omvang en structuur

Let op: zodra je organisatie groeit en de drempelwaarden nadert, of wanneer een externe partij meer zekerheid wil, kan een samenstellingsopdracht niet langer volstaan. Het is dan verstandig om tijdig te bekijken of een beoordeling of controle nodig is.

2. Wat is het verschil tussen een beoordelings- en een controleopdracht?

Het belangrijkste verschil tussen een beoordelingsopdracht en een controleopdracht is de mate van zekerheid die de accountant verstrekt. Bij een beoordeling geeft de accountant beperkte zekerheid (ook wel negatieve zekerheid genoemd), terwijl een controleopdracht redelijke zekerheid biedt. Dat verschil heeft directe gevolgen voor de diepgang van het onderzoek en de waarde van de verklaring.

Beoordelingsopdracht: beperkte zekerheid

Bij een beoordelingsopdracht voert de accountant cijferanalyses uit en stelt gerichte vragen aan het bestuur. De conclusie wordt negatief geformuleerd: “er is ons niets gebleken op grond waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening niet juist is.” De werkzaamheden zijn minder uitgebreid dan bij een controle, wat de opdracht compacter maakt. Een beoordeling wordt vaak ingezet wanneer een externe partij meer zekerheid wil dan een samenstellingsverklaring biedt, maar een volledige controle niet wettelijk verplicht is.

Controleopdracht: redelijke zekerheid

Bij een controleopdracht (ook wel audit genoemd) voert de accountant uitgebreide controlewerkzaamheden uit. Denk aan het toetsen van interne beheersingsmaatregelen, het opvragen van externe bevestigingen bij banken en debiteuren, en het uitvoeren van gedetailleerde cijferanalyses. De accountant formuleert een positief oordeel: “de jaarrekening geeft een getrouw beeld.” Dit is de hoogste mate van zekerheid die een accountant kan bieden en de enige vorm die voldoet aan de wettelijke controleplicht.

Het verschil tussen samenstellingsopdracht en controle is dus niet alleen een kwestie van kosten, maar vooral van de zekerheid en het vertrouwen dat je aan externe partijen kunt bieden.

3. Wanneer verplicht de wet een accountantscontrole?

De wet verplicht een accountantscontrole wanneer je onderneming gedurende twee opeenvolgende boekjaren voldoet aan minimaal twee van de volgende drie criteria: een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro, of gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers in dienst. Voldoe je hieraan, dan ben je wettelijk controleplichtig.

Deze drempelwaarden gelden voor de zogenoemde middelgrote en grote rechtspersonen. Zodra je organisatie twee jaar achtereen boven deze grenzen uitkomt, moet de jaarrekening worden gecontroleerd door een accountantsorganisatie met een WTA-vergunning van de AFM (Autoriteit Financiële Markten). Die wettelijke controle biedt zekerheid aan alle belanghebbenden, van aandeelhouders tot crediteuren.

Naast de wettelijke controleplicht op basis van omvang kunnen ook andere situaties een controle vereisen:

• Specifieke sectorwetgeving, bijvoorbeeld voor zorginstellingen, woningcorporaties of onderwijsinstellingen
• Statutaire bepalingen die een controle voorschrijven
• Een wijziging in de juridische structuur, zoals een fusie of de toetreding van een nieuwe aandeelhouder, waardoor de organisatie boven de drempelwaarden uitkomt

Groeit je organisatie richting deze grenzen? Dan is het slim om vooruit te kijken en je tijdig voor te bereiden op een eventuele controleplicht. Zo voorkom je verrassingen en kun je het proces soepel laten verlopen.

4. Kan een bank of subsidieverstrekker een specifiek type verklaring eisen?

Ja, banken en subsidieverstrekkers kunnen een specifiek type accountantsverklaring eisen als voorwaarde voor financiering of subsidie, ook als je organisatie niet wettelijk controleplichtig is. Dit wordt een vrijwillige controle of een beoordelingsopdracht genoemd en komt in de praktijk regelmatig voor.

Een bank kan bij een financieringsaanvraag bijvoorbeeld verlangen dat de jaarrekening is gecontroleerd door een registeraccountant. De bank wil daarmee zekerheid over de betrouwbaarheid van je cijfers voordat zij een lening verstrekt. Subsidieverstrekkers stellen vaak eigen verantwoordingseisen, waarbij een accountantsverklaring bij de subsidieafrekening verplicht kan zijn. Het type verklaring dat wordt gevraagd, verschilt per situatie: soms volstaat een samenstellingsverklaring, maar vaak wordt een beoordelings- of controleverklaring verwacht.

Ook nieuwe aandeelhouders of investeerders vragen regelmatig om een gecontroleerde jaarrekening. Zij willen zekerheid over de financiële positie van de onderneming voordat zij instappen. In al deze gevallen is het belangrijk om vooraf helder te krijgen welk type verklaring precies wordt gevraagd, zodat je de juiste opdracht aan je accountant kunt verstrekken.

Tip: vraag altijd schriftelijk na bij de bank, subsidieverstrekker of aandeelhouder welk type verklaring zij verwachten. Zo voorkom je dat je achteraf een zwaardere opdracht moet laten uitvoeren dan nodig was, of juist een te lichte verklaring hebt laten opstellen.

5. Hoe kies ik het juiste opdrachttype zonder onnodige kosten?

Je kiest het juiste opdrachttype door eerst te bepalen wat wettelijk verplicht is, vervolgens te inventariseren wat externe partijen verlangen, en tot slot te beoordelen welke mate van zekerheid past bij de fase waarin je organisatie zich bevindt. Zo betaal je alleen voor de zekerheid die je daadwerkelijk nodig hebt.

Een praktische aanpak in drie stappen:

1. Toets de wettelijke controleplicht: Voldoet je organisatie aan minimaal twee van de drie drempelwaarden (omzet boven 15 miljoen euro, balanstotaal boven 7,5 miljoen euro, 50 of meer fte) gedurende twee opeenvolgende jaren? Dan is een controleopdracht verplicht.
2. Inventariseer de eisen van externe partijen: Vraag bij je bank, subsidieverstrekker of aandeelhouder na welk type verklaring zij verwachten. Soms volstaat een beoordeling waar je een volledige controle verwachtte.
3. Beoordeel je eigen informatiebehoefte: Wil je als directeur of bestuurder zelf meer zekerheid over de cijfers, bijvoorbeeld omdat je organisatie sterk groeit of een complexere structuur krijgt? Dan kan een vrijwillige controle of beoordeling waardevol zijn, ook zonder wettelijke verplichting.

Door deze stappen te doorlopen voorkom je dat je een te zware opdracht laat uitvoeren, maar ook dat je achteraf alsnog een aanvullende opdracht nodig hebt. Het loont om dit gesprek vroeg in het boekjaar te voeren, zodat je accountant de werkzaamheden efficiënt kan plannen.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij het kiezen van het juiste opdrachttype

Bij CROP begrijpen we dat het verschil tussen een samenstellingsopdracht en controle niet altijd helder is, zeker wanneer je organisatie groeit of te maken krijgt met nieuwe eisen van banken of subsidieverstrekkers. Als middelgroot kantoor met de vaktechnische diepgang van een grote organisatie helpen we je snel en helder bepalen welk opdrachttype bij jouw situatie past.

Wat je van ons kunt verwachten:

• Heldere analyse van je situatie: we toetsen samen of je organisatie wettelijk controleplichtig is en inventariseren de eisen van je externe partijen
• Pragmatisch advies: we adviseren altijd het opdrachttype dat past bij jouw behoefte, zonder onnodige werkzaamheden
• AFM-vergunning voor wettelijke controles: als registeraccountants met een WTA-vergunning voeren we zowel wettelijke als vrijwillige controles en beoordelingsopdrachten uit
• Alles onder één dak: van samenstellingsopdracht tot controle en van fiscaal advies tot corporate finance, onze accountants en adviseurs schakelen naadloos met elkaar
• Persoonlijke aanpak: we denken en handelen als ondernemer, kennen je organisatie en kijken altijd naar het grotere plaatje

Wil je weten welk type opdracht het beste past bij jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag vooruit met heldere antwoorden en een aanpak die past bij jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Kan ik een correctie op de loonadministratie met terugwerkende kracht doorvoeren?
• Welke stichtingen hebben een wettelijke controleplicht?
• Welke vakkennis heb je nodig om salarisadministratie zelf te doen?
• Hoe verschilt een verplichte ESG-rapportage van een vrijwillige?
• Hoe bereid ik mijn organisatie voor op een accountantscontrole ten behoeve van de bank?