Wat zijn de publicatieverplichtingen van een stichting bij de jaarrekening?

Stichtingen die een onderneming drijven en voldoen aan de groottecriteria van het Burgerlijk Wetboek zijn verplicht hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarnaast gelden voor ANBI-stichtingen aanvullende publicatieverplichtingen via de Belastingdienst. Of een stichting ook verplicht is de jaarrekening te laten controleren, hangt af van de omvang en het type activiteiten. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over publicatieplicht, controleplicht, termijnen en de gevolgen van het niet naleven van deze verplichtingen.

Welke stichtingen moeten hun jaarrekening deponeren bij de KvK?

Stichtingen die een onderneming in stand houden of aan het hoofd staan van een groep, zijn verplicht hun jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de KvK. Dit geldt ongeacht de omvang van de stichting, zolang er sprake is van ondernemingsactiviteiten. Stichtingen zonder onderneming, zoals zuiver ideële stichtingen, vallen in principe niet onder deze deponeringsverplichting.

De vraag of een stichting een “onderneming drijft” wordt ruim uitgelegd. Het gaat niet alleen om commerciële activiteiten met winstoogmerk. Ook stichtingen die structureel deelnemen aan het economisch verkeer, bijvoorbeeld door het aanbieden van diensten tegen vergoeding, kunnen hieronder vallen. Denk aan stichtingen in de zorg, het onderwijs of de culturele sector die substantiële omzetten genereren.

Daarnaast geldt de deponeringsverplichting voor stichtingen die aan het hoofd staan van een groep. Dit is het geval wanneer een stichting als moederorganisatie fungeert en zeggenschap heeft over een of meer dochterorganisaties. In die situatie moet de stichting een geconsolideerde jaarrekening opstellen en deponeren.

Het is goed om te weten dat de omvang van de stichting bepaalt hoeveel informatie er gedeponeerd moet worden. Kleine stichtingen mogen volstaan met een beperkte balans en toelichting, terwijl middelgrote en grote stichtingen uitgebreidere financiële informatie moeten publiceren.

Wat is het verschil tussen publicatieplicht en controleplicht voor stichtingen?

De publicatieplicht verplicht een stichting om haar jaarrekening openbaar te maken door deze te deponeren bij de KvK. De controleplicht gaat een stap verder en vereist dat een registeraccountant de jaarrekening controleert voordat deze wordt gepubliceerd. Beide verplichtingen staan los van elkaar: een stichting kan publicatieplichtig zijn zonder controleplichtig te zijn.

Een stichting is verplicht de jaarrekening te laten controleren wanneer zij gedurende twee opeenvolgende jaren voldoet aan minimaal twee van de volgende drie criteria:

  • Een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro
  • Een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro
  • Gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers in dienst

Wanneer een stichting deze drempelwaarden overschrijdt, moet de jaarrekening worden gecontroleerd door een accountantsorganisatie met een vergunning van de AFM (Autoriteit Financiële Markten). Dit is een wettelijke controle zoals vastgelegd in de Wet toezicht accountantsorganisaties.

Naast de wettelijke controleplicht kan er ook een vrijwillige of contractuele verplichting bestaan om de jaarrekening te laten controleren. Denk aan situaties waarin een bank, subsidieverstrekker of andere financier een accountantsverklaring eist als voorwaarde voor financiering. In dat geval is het niet de wet die de controle voorschrijft, maar de externe partij. Het is belangrijk dit onderscheid helder te hebben, omdat de aard van de opdracht en de bijbehorende werkzaamheden kunnen verschillen.

Welke termijnen en regels gelden voor het deponeren van de jaarrekening?

Stichtingen die onder de deponeringsverplichting vallen, moeten hun jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar opstellen. Het bestuur kan deze termijn onder bijzondere omstandigheden met maximaal vier maanden verlengen. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.

In de praktijk betekent dit voor stichtingen met een boekjaar dat gelijk loopt aan het kalenderjaar het volgende:

  1. Uiterlijk 30 juni: het bestuur stelt de jaarrekening op (of uiterlijk 31 oktober bij verlenging)
  2. Binnen acht dagen na vaststelling: de jaarrekening wordt gedeponeerd bij de KvK
  3. Uiterlijk 31 december: de uiterste termijn voor het deponeren, ook als de jaarrekening nog niet is vastgesteld (in dat geval wordt de opgemaakte jaarrekening gedeponeerd met vermelding dat vaststelling nog niet heeft plaatsgevonden)

Bij het deponeren gelden dezelfde groottecriteria als voor besloten vennootschappen. Kleine stichtingen mogen een verkorte balans met toelichting deponeren. Middelgrote stichtingen deponeren daarnaast een verkorte winst- en verliesrekening. Grote stichtingen moeten de volledige jaarrekening deponeren, inclusief het bestuursverslag en de accountantsverklaring.

Het is verstandig om ruim voor de deadline te beginnen met het opstellen van de jaarrekening. Zo voorkom je tijdsdruk en heb je voldoende ruimte om eventuele vragen of bijzonderheden zorgvuldig af te handelen.

Gelden er extra publicatieverplichtingen voor ANBI-stichtingen?

Ja, stichtingen met een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) hebben aanvullende publicatieverplichtingen bovenop de reguliere deponeringsverplichting. Een ANBI moet bepaalde gegevens online publiceren via een eigen website, zodat donateurs en andere belanghebbenden inzicht krijgen in de besteding van middelen.

De verplicht te publiceren informatie voor ANBI-stichtingen omvat onder meer:

  • De naam en het RSIN of fiscaal nummer van de instelling
  • De contactgegevens van de instelling
  • De doelstelling en een beknopt beleidsplan
  • De bestuurssamenstelling en het beloningsbeleid
  • Een actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten
  • Een financiële verantwoording, inclusief een balans en staat van baten en lasten

Deze publicatieplicht geldt naast een eventuele verplichting om de jaarrekening bij de KvK te deponeren. Het niet voldoen aan de ANBI-publicatieverplichtingen kan ertoe leiden dat de Belastingdienst de ANBI-status intrekt. Dat heeft directe gevolgen voor de fiscale voordelen die zowel de stichting als haar donateurs genieten, zoals de giftenaftrek.

Voor stichtingen die zowel een ANBI-status hebben als een onderneming drijven, is het dus belangrijk om beide sets verplichtingen goed in het vizier te houden. Een gestructureerde aanpak van de jaarlijkse financiële verantwoording helpt om aan alle eisen te voldoen.

Wat zijn de gevolgen als een stichting niet aan de publicatieverplichtingen voldoet?

Wanneer een stichting haar jaarrekening niet of niet tijdig deponeert bij de KvK, kan dit leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid bij een eventueel faillissement. Het niet deponeren geldt dan als een aanwijzing voor onbehoorlijk bestuur, waardoor bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor het tekort in de boedel.

Daarnaast kunnen er andere consequenties optreden:

  • Verlies van vertrouwen bij stakeholders: banken, subsidieverstrekkers en andere financiers hechten waarde aan tijdige en correcte financiële verantwoording. Het ontbreken daarvan kan leiden tot het intrekken of weigeren van financiering.
  • Intrekking ANBI-status: voor ANBI-stichtingen kan het niet naleven van publicatieverplichtingen leiden tot verlies van de ANBI-status en daarmee van fiscale voordelen.
  • Reputatieschade: transparantie is een kernwaarde voor stichtingen die afhankelijk zijn van donaties, subsidies of maatschappelijk draagvlak. Het niet publiceren van financiële gegevens kan het vertrouwen van donateurs en het publiek ondermijnen.

Door de publicatieverplichtingen proactief en zorgvuldig na te leven, bouw je als stichting juist aan vertrouwen en geloofwaardigheid. Een goed georganiseerde financiële administratie en een tijdige jaarrekening vormen de basis voor een gezonde relatie met alle betrokken partijen.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij publicatieverplichtingen van stichtingen

Bij CROP begrijpen we dat de publicatie- en controleverplichtingen voor stichtingen complex kunnen zijn, zeker wanneer je organisatie groeit of van structuur verandert. Onze registeraccountants en adviseurs helpen stichtingen in het hogere MKB-segment en de non-profitsector om grip te krijgen op hun verplichtingen en met vertrouwen hun financiële verantwoording in te richten.

Wat wij concreet voor jouw stichting kunnen betekenen:

  • Beoordeling van je verplichtingen: we brengen helder in kaart of jouw stichting publicatieplichtig en/of controleplichtig is, op basis van de actuele groottecriteria
  • Samenstellen of controleren van de jaarrekening: afhankelijk van de situatie verzorgen we de juiste opdracht, van samenstellingsopdracht tot volledige wettelijke controle met onze AFM-vergunning
  • Begeleiding bij ANBI-verplichtingen: we helpen je om aan alle publicatie-eisen te voldoen en je ANBI-status te behouden
  • Integraal accountancy en advies: onze specialisten op het gebied van fiscaliteit, corporate finance en pensioen denken mee over het grotere plaatje van jouw stichting

Met vijf vestigingen in het hart van Nederland en een team van ruim 300 professionals combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande expertise van een grote organisatie. Wil je weten welke verplichtingen voor jouw stichting gelden en hoe je daar het beste mee omgaat? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen