Wat zijn de gevolgen als een CAO-wijziging niet is doorgevoerd in de salarisadministratie?

Wanneer een CAO-wijziging niet is doorgevoerd in de salarisadministratie, kunnen medewerkers met terugwerkende kracht aanspraak maken op achterstallig loon, inclusief wettelijke verhoging en rente. Daarnaast kunnen onjuiste premieafdrachten en loonbelasting leiden tot correctieverplichtingen richting de Belastingdienst en pensioenfondsen. De financiële impact groeit naarmate de fout langer onopgemerkt blijft.

In de dagelijkse praktijk van veel mkb-bedrijven wordt de salarisadministratie bijgehouden door iemand die dit erbij doet: een DGA, HR-manager of financieel controller. CAO-aanpassingen worden dan in de waan van de dag soms over het hoofd gezien. Hieronder lees je welke gevolgen dat heeft, hoe lang medewerkers loon kunnen terugvorderen en hoe je dit in de toekomst voorkomt.

Welke financiële risico’s ontstaan bij een gemiste CAO-aanpassing?

Een gemiste CAO-aanpassing leidt tot structureel te lage loonbetalingen, onjuiste premieafdrachten en mogelijke naheffingen. Omdat de fout doorgaans pas bij een externe trigger aan het licht komt, lopen de financiële consequenties op over de gehele periode dat de wijziging niet is verwerkt. Hoe meer medewerkers het betreft, hoe groter het totale bedrag.

De financiële risico’s manifesteren zich op meerdere vlakken tegelijk:

  • Achterstallig loon: Medewerkers hebben recht op het verschil tussen het daadwerkelijk uitbetaalde salaris en het salaris volgens de gewijzigde CAO. Dit geldt voor iedere maand waarin de aanpassing niet is doorgevoerd.
  • Wettelijke verhoging: Bij te late betaling van loon kan een werknemer op grond van het Burgerlijk Wetboek aanspraak maken op een wettelijke verhoging. Deze verhoging kan oplopen en vormt een extra financiële last bovenop het achterstallige loon.
  • Correcties op premies en loonbelasting: Wanneer het brutoloon te laag is verwerkt, kloppen ook de afdrachten aan de Belastingdienst en pensioenfondsen niet. Dit betekent dat er correctieberichten ingediend moeten worden, wat extra administratieve lasten met zich meebrengt.
  • Pensioenopbouw: Een te lage pensioengrondslag kan ertoe leiden dat medewerkers minder pensioen opbouwen dan waar zij recht op hebben. Het herstellen hiervan kan complex en kostbaar zijn.

Het positieve nieuws is dat deze risico’s goed beheersbaar zijn wanneer je de salarisadministratie proactief inricht. Door CAO-wijzigingen tijdig te signaleren en te verwerken, voorkom je dat kleine afwijkingen uitgroeien tot grote correctieposten.

Hoe lang kunnen medewerkers achterstallig loon claimen na een CAO-wijziging?

Medewerkers kunnen achterstallig loon in de meeste gevallen tot vijf jaar na de oorspronkelijke betaaldatum vorderen. Deze verjaringstermijn is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en geldt voor reguliere loonvorderingen. De termijn begint te lopen op het moment dat het loon opeisbaar was, dus vanaf de maand waarin de CAO-wijziging had moeten worden doorgevoerd.

In de praktijk betekent dit dat een CAO-wijziging die in 2022 van kracht werd maar pas in 2026 wordt ontdekt, nog steeds tot een loonvordering kan leiden over de volledige tussenliggende periode. Daarbij komt dat de wettelijke verhoging en wettelijke rente eveneens over die periode berekend kunnen worden.

Belangrijk om te weten is dat de verjaringstermijn per maandelijkse loonbetaling afzonderlijk loopt. Een vordering over januari 2021 verjaart dus eerder dan een vordering over december 2021. Dit maakt het des te belangrijker om bij ontdekking van een fout snel te handelen en de correctie zo volledig mogelijk door te voeren.

Naast individuele claims kan een ondernemingsraad of vakbond collectief aandacht vragen voor niet-doorgevoerde CAO-wijzigingen. Dit vergroot de kans dat het onderwerp breder wordt opgepakt, met navenant grotere financiële gevolgen voor de werkgever.

Hoe voorkom je dat CAO-wijzigingen over het hoofd worden gezien?

Je voorkomt gemiste CAO-wijzigingen door een vast proces in te richten voor het monitoren, beoordelen en doorvoeren van aanpassingen in de salarisadministratie. Dit begint bij het actief bijhouden van de relevante CAO en eindigt bij een controle op de juiste verwerking in het salarissysteem.

De volgende stappen helpen je om grip te houden op CAO-wijzigingen:

  1. Stel een verantwoordelijke aan: Wijs binnen je organisatie iemand aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van CAO-publicaties en het signaleren van wijzigingen.
  2. Abonneer je op updates: De meeste brancheorganisaties en werkgeversverenigingen bieden nieuwsbrieven of notificaties bij CAO-wijzigingen. Maak hier gebruik van.
  3. Plan periodieke controles: Neem het controleren van CAO-naleving op als vast onderdeel van je maandelijkse of kwartaalprocessen rondom de salarisadministratie.
  4. Koppel het aan je salarissoftware: Moderne salarissystemen bieden vaak de mogelijkheid om CAO-tabellen te importeren. Zorg dat deze tabellen actueel zijn en controleer de output na een update.
  5. Overweeg (gedeeltelijke) uitbesteding: Wanneer je intern onvoldoende capaciteit of specialistische kennis hebt, kan het uitbesteden van de salarisadministratie een waardevolle stap zijn om fouten structureel te voorkomen.

Het doorvoeren van CAO-wijzigingen raakt overigens meer dan alleen het brutoloon. Denk ook aan aanpassingen in toeslagen, reiskostenvergoedingen, verlofuren en pensioenregelingen. Een integrale benadering voorkomt dat je op het ene vlak correct verwerkt, maar op een ander vlak een aanpassing mist.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij het doorvoeren van CAO-wijzigingen

Bij CROP HR Services nemen wij de zorg rondom CAO-wijzigingen uit handen. Onze NIRPA-gecertificeerde salarisprofessionals houden CAO-wijzigingen actief bij en voeren deze na overleg door in de salarisadministratie. Of je nu kiest voor volledige uitbesteding of gedeeltelijke ondersteuning, je hebt een vast aanspreekpunt voor alle salariszaken.

Wat wij concreet voor je betekenen:

  • Proactief signaleren van CAO-wijzigingen en andere relevante wet- en regelgeving
  • Correcte verwerking van loonheffingen, premies, inhoudingen en pensioengrondslag
  • Periodieke meldingen aan de Belastingdienst en pensioenfondsen, zodat afdrachten kloppen
  • Ondersteuning bij de juiste toepassing van premies en inhoudingen, ook wanneer je de salarisadministratie zelf in handen houdt
  • Koppelingen met je bestaande systemen via het salarissysteem Nmbrs, zodat gegevens niet dubbel ingevoerd hoeven te worden

Met ruim 300 professionals verspreid over vijf vestigingen combineren wij de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande expertise van een grote organisatie. Bekijk onze diensten of neem direct contact met ons op om te bespreken hoe wij jouw salarisadministratie toekomstbestendig kunnen inrichten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als ik ontdek dat een CAO-wijziging al maanden niet is doorgevoerd?

Handel zo snel mogelijk: breng eerst de exacte omvang van de fout in kaart door per medewerker het verschil tussen het betaalde en het verschuldigde loon te berekenen. Voer vervolgens een correctie met terugwerkende kracht door in je salarissysteem en dien de benodigde correctieberichten in bij de Belastingdienst en het pensioenfonds. Communiceer open en transparant naar je medewerkers over de fout en het herstelplan — dit verkleint de kans op juridische escalatie en behoudt het vertrouwen binnen je organisatie.

Kan ik als werkgever de wettelijke verhoging op achterstallig loon beperken of voorkomen?

De wettelijke verhoging kan oplopen tot maximaal 50% van het achterstallige loon, maar een rechter heeft de bevoegdheid om dit bedrag te matigen als daar aanleiding toe is. Door direct na ontdekking van de fout het achterstallige loon na te betalen en proactief met je medewerkers te communiceren, vergroot je de kans dat een rechter de verhoging matigt. Wacht je te lang met corrigeren nadat de fout bekend is, dan werk je juist in je nadeel. Preventie blijft echter altijd goedkoper dan herstel.

Hoe weet ik welke CAO op mijn bedrijf van toepassing is en waar ik wijzigingen kan vinden?

De toepasselijke CAO staat doorgaans vermeld in de individuele arbeidsovereenkomsten van je medewerkers of volgt uit een algemeenverbindendverklaring (AVV) voor jouw branche. Je kunt actuele CAO-teksten en wijzigingen raadplegen via de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (uitvoering via AWVN of de SER) of via de website van je brancheorganisatie. Twijfel je over de toepasselijkheid? Raadpleeg dan een arbeidsrechtspecialist of salarisadviseur om zekerheid te krijgen.

Welke onderdelen van een CAO-wijziging worden het vaakst over het hoofd gezien?

Naast de voor de hand liggende loonsverhoging worden vooral wijzigingen in toeslagen (zoals onregelmatigheidstoeslag of ploegentoeslag), reiskostenvergoedingen, eindejaarsuitkeringen en pensioenfranchises gemist. Ook aanpassingen in verlofuren, arbeidsduurverkortingsdagen of wijzigingen in de werkgeversbijdrage voor opleidingen worden regelmatig niet verwerkt. Maak daarom bij elke CAO-update een checklist van álle gewijzigde artikelen en loop deze systematisch langs in je salarisadministratie.

Kan mijn salarissoftware CAO-wijzigingen automatisch doorvoeren?

Veel moderne salarissystemen, zoals Nmbrs, AFAS en Visma, bieden de mogelijkheid om CAO-tabellen te importeren of te koppelen aan een CAO-database. Echter, volledig automatisch doorvoeren is zelden het geval: je moet de update doorgaans handmatig activeren en de output controleren op juistheid. Vertrouw dus nooit blind op de software en voer altijd een steekproefsgewijze controle uit na het doorvoeren van een CAO-update om er zeker van te zijn dat alle componenten correct zijn verwerkt.

Wat zijn de gevolgen als de Belastingdienst constateert dat mijn loonheffingen niet kloppen door een gemiste CAO-wijziging?

De Belastingdienst kan bij onjuiste loonheffingen een naheffingsaanslag opleggen, eventueel aangevuld met een boete en belastingrente. Je bent verplicht om via correctieberichten de juiste gegevens aan te leveren over alle betreffende aangifteperiodes. Daarnaast kan een onjuiste aangifte gevolgen hebben voor de verzekeringsgrondslag van je medewerkers bij het UWV, wat hun uitkeringsrechten kan beïnvloeden. Zorg er daarom voor dat correcties zo snel en volledig mogelijk worden doorgevoerd.

Is het verstandig om de salarisadministratie volledig uit te besteden als ik een klein bedrijf heb?

Voor veel mkb-bedrijven is volledige uitbesteding een verstandige keuze, vooral wanneer er intern onvoldoende specialistische kennis is om CAO-wijzigingen, wet- en regelgeving en fiscale updates bij te houden. De kosten van uitbesteding wegen doorgaans ruimschoots op tegen de risico's van fouten, naheffingen en juridische claims. Je kunt ook kiezen voor een hybride model waarbij je de basisadministratie zelf doet en een specialist inschakelt voor controle en advies bij CAO-wijzigingen en complexe mutaties.

Gerelateerde artikelen