Hoe corrigeer ik een fout in de bijtelling auto van de zaak?

Een fout in de bijtelling auto van de zaak corrigeer je door de loonaangifte te herzien via een correctiebericht aan de Belastingdienst. Je past het juiste bijtellingspercentage toe in de salarisadministratie en dient vervolgens een correctie in over de periode waarin het verkeerde percentage is gehanteerd. Hoe eerder je dit oppakt, hoe kleiner de financiële impact.

Een verkeerd bijtellingspercentage is een van de meest voorkomende fouten in de salarisadministratie van mkb-bedrijven. Het goede nieuws: de correctie is goed uitvoerbaar wanneer je weet welke stappen je moet zetten. In dit artikel lees je welke fouten het vaakst voorkomen, hoe je ze herstelt via de loonadministratie en wat er kan gebeuren als een onjuiste bijtelling te lang blijft staan.

Welke fouten komen het vaakst voor bij de bijtelling auto van de zaak?

De meest voorkomende fouten bij de bijtelling auto van de zaak zijn het hanteren van een verkeerd bijtellingspercentage, het niet tijdig aanpassen van de bijtelling bij een autowissel en het ten onrechte toepassen van een verlaagd percentage. Deze fouten ontstaan doorgaans doordat de salarisadministratie niet wordt bijgewerkt wanneer de situatie verandert.

Verkeerd bijtellingspercentage toegepast

Het bijtellingspercentage hangt af van de CO2-uitstoot van het voertuig en het jaar van eerste toelating. Omdat deze percentages per jaar kunnen verschillen, is het belangrijk om het percentage te controleren dat geldt op basis van de tenaamstelling van de auto. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor de actuele bijtellingspercentages. In de praktijk zien we dat ondernemers soms het percentage van een vorige auto blijven gebruiken of een verouderd tarief hanteren.

Niet tijdig aanpassen bij wijzigingen

Een andere veelgemaakte fout is het niet doorvoeren van wijzigingen in de loonadministratie wanneer een medewerker een andere auto krijgt, de leaseovereenkomst wijzigt of de auto wordt ingeleverd. Ook het niet correct verwerken van een eigen bijdrage van de werknemer leidt regelmatig tot een onjuiste bijtelling. Daarnaast vergeten werkgevers soms de bijtelling stop te zetten wanneer een medewerker uit dienst gaat of de auto teruggeeft.

Wat deze fouten gemeen hebben: ze sluimeren vaak maandenlang in de salarisadministratie voordat iemand ze opmerkt. Juist daarom is het waardevol om periodiek een controle uit te voeren op de juistheid van de bijtelling in je loonadministratie.

Hoe corrigeer je een onjuiste bijtelling via de loonadministratie?

Een onjuiste bijtelling corrigeer je door het juiste bijtellingspercentage in je salarissoftware aan te passen en vervolgens een correctiebericht in te dienen bij de Belastingdienst over de betreffende aangifteperiode(n). Dit correctiebericht vervangt de eerder ingediende loonaangifte en zorgt ervoor dat de loonheffing over de juiste grondslag wordt berekend.

Het correctieproces verloopt in de praktijk via de volgende stappen:

  1. Stel de fout vast: Controleer welk bijtellingspercentage is toegepast en welk percentage correct had moeten zijn. Raadpleeg hiervoor de gegevens van het voertuig (kenteken, CO2-uitstoot, datum eerste toelating) en de actuele regelgeving op de website van de Belastingdienst.
  2. Bepaal de periode: Breng in kaart over welke maanden het verkeerde percentage is gehanteerd. Dit bepaalt het aantal correctieberichten dat je moet indienen.
  3. Pas de loonadministratie aan: Voer het juiste bijtellingspercentage door in je salarispakket. De meeste salarissoftware berekent automatisch het verschil in loonheffing.
  4. Dien correctieberichten in: Verstuur via je salarissoftware correctieberichten aan de Belastingdienst voor elke aangifteperiode waarin de fout is gemaakt.
  5. Verwerk het verschil: Afhankelijk van of er te veel of te weinig loonheffing is afgedragen, ontstaat er een teruggave of een nabetaling. Verwerk dit correct in de eerstvolgende aangifte.

Het is verstandig om de correctie goed te documenteren. Leg vast wat de fout was, wanneer deze is ontdekt en welke aanpassingen je hebt doorgevoerd. Dit is niet alleen handig voor je eigen administratie, maar ook bij eventuele vragen van de Belastingdienst.

Wat zijn de gevolgen als een fout in de bijtelling niet tijdig wordt hersteld?

Wanneer een fout in de bijtelling niet tijdig wordt hersteld, kan de Belastingdienst bij een looncontrole een naheffingsaanslag opleggen over de te weinig afgedragen loonheffing. Daarnaast kan er belastingrente in rekening worden gebracht over de periode dat de fout heeft bestaan. Hoe langer de fout blijft staan, hoe groter het financiële effect.

Naast de directe financiële gevolgen zijn er ook praktische consequenties. De werknemer heeft mogelijk te veel of te weinig nettoloon ontvangen, wat achteraf verrekend moet worden. Dit kan leiden tot ongemakkelijke gesprekken en administratieve rompslomp. Bovendien kloppen de jaaropgaven niet, wat gevolgen kan hebben voor de inkomstenbelastingaangifte van de werknemer.

Het positieve nieuws is dat de Belastingdienst het waardeert wanneer werkgevers fouten zelf ontdekken en proactief corrigeren. Door zelf een correctiebericht in te dienen voordat een controle plaatsvindt, toon je als werkgever goede wil. Dit kan in veel gevallen bijdragen aan een soepelere afhandeling.

De beste aanpak is dan ook om de bijtelling periodiek te controleren als vast onderdeel van je salarisproces. Zo voorkom je dat kleine fouten uitgroeien tot grote correcties en houd je de administratie op orde.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij de bijtelling auto van de zaak

Bij CROP begrijpen we dat de salarisadministratie, inclusief de bijtelling auto van de zaak, complex kan zijn. Onze NIRPA-gecertificeerde salarisprofessionals ondersteunen mkb-ondernemers bij het correct verwerken van de loonadministratie en het voorkomen van fouten. Via onze diensten bieden we zowel volledige als gedeeltelijke uitbesteding van de salarisadministratie.

Wat wij concreet voor je kunnen betekenen:

  • Controle op juistheid: We controleren of de bijtellingspercentages in je loonadministratie correct zijn toegepast en signaleren afwijkingen vroegtijdig.
  • Correcties doorvoeren: Onze specialisten verzorgen de correctieberichten aan de Belastingdienst en verwerken de aanpassingen in de salarisadministratie.
  • Periodieke meldingen: We handelen alle communicatie met de Belastingdienst en andere instanties voor je af, zodat je zeker weet dat alles op orde is.
  • Proactief signaleren: Door onze hands-on aanpak en actuele vakkennis spelen we tijdig in op wijzigingen in wet- en regelgeving die invloed hebben op de bijtelling.

Wil je weten of de bijtelling in jouw salarisadministratie correct is verwerkt, of heb je hulp nodig bij een correctie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Bij CROP helpen we je graag vooruit met een persoonlijke, no-nonsense aanpak.

Veelgestelde vragen

Kan ik een bijtellingspercentage met terugwerkende kracht corrigeren over meerdere jaren?

Ja, je kunt correctieberichten indienen over eerdere jaren, maar er geldt een wettelijke termijn van vijf jaar. Hoe verder je teruggaat, hoe meer belastingrente er in rekening kan worden gebracht bij een nabetaling. Het is daarom verstandig om de correctie zo snel mogelijk door te voeren en bij correcties over meerdere jaren een salarisspecialist of accountant in te schakelen om fouten in de herberekening te voorkomen.

Wat als mijn werknemer het niet eens is met de verrekening van te veel ontvangen nettoloon na een bijtellingsscorrectie?

Als werkgever ben je wettelijk verplicht de juiste loonheffing af te dragen, maar het terugvorderen van te veel uitbetaald nettoloon bij de werknemer kan juridisch complex zijn. Bespreek de situatie open met je werknemer en maak schriftelijke afspraken over een eventuele terugbetalingsregeling. In sommige gevallen kun je het verschil verrekenen met toekomstige loonbetalingen, mits de werknemer hiermee instemt en je het wettelijk minimumloon respecteert.

Hoe controleer ik welk bijtellingspercentage bij een specifiek voertuig hoort?

Het juiste bijtellingspercentage vind je door het kenteken op te zoeken via de RDW-website (rdw.nl) of de tool op de website van de Belastingdienst. Daar zie je de CO2-uitstoot en de datum eerste toelating, die samen het geldende percentage bepalen. Let op: het percentage dat geldt op het moment van eerste tenaamstelling blijft gedurende 60 maanden van toepassing, daarna kan het percentage wijzigen.

Kan de Belastingdienst een boete opleggen bij een fout in de bijtelling, ook als ik zelf de correctie indien?

Bij een vrijwillige correctie legt de Belastingdienst doorgaans geen vergrijpboete op, mits er geen sprake is van opzet of grove schuld. Je betaalt wel het verschil in loonheffing en mogelijk belastingrente. Wanneer de fout pas bij een looncontrole door de Belastingdienst wordt ontdekt, is de kans op een boete aanzienlijk groter. Proactief corrigeren loont dus altijd.

Hoe voorkom ik dat er opnieuw fouten ontstaan in de bijtelling na een correctie?

Richt een vast controlepunt in binnen je salarisproces, bijvoorbeeld elk kwartaal. Controleer bij elke loonrun of het bijtellingspercentage nog klopt, vooral bij autowissels, nieuwe leasecontracten of het verlopen van de 60-maandentermijn. Leg daarnaast een overzicht aan van alle lease- en bedrijfsauto's met bijbehorende kentekens, bijtellingspercentages en ingangsdatums, zodat je altijd een actueel totaaloverzicht hebt.

Moet ik de werknemer informeren over een correctie in de bijtelling?

Ja, het is belangrijk én verplicht om de werknemer te informeren, omdat de correctie direct invloed heeft op het nettoloon en de jaaropgave. Verstrek een aangepaste loonstrook waarop het gecorrigeerde bijtellingspercentage zichtbaar is. Informeer de werknemer ook dat de correctie gevolgen kan hebben voor zijn of haar aangifte inkomstenbelasting, zodat deze daar tijdig op kan anticiperen.

Wat als mijn salarissoftware geen mogelijkheid biedt om correctieberichten automatisch aan te maken?

De meeste moderne salarispakketten ondersteunen het indienen van correctieberichten, maar bij oudere of eenvoudige software kan dit ontbreken. In dat geval kun je de correctie handmatig doorvoeren via het portaal van de Belastingdienst of overstappen op software die dit wel ondersteunt. Het is in zo'n situatie sterk aan te raden om een salarisadministrateur of accountant in te schakelen, zodat de correctie technisch en inhoudelijk correct wordt verwerkt.

Gerelateerde artikelen