Wat gebeurt er als de bijtelling auto van de zaak jarenlang verkeerd is berekend?

Wanneer de bijtelling auto van de zaak jarenlang verkeerd is berekend, kan dat leiden tot naheffingen van de Belastingdienst over meerdere jaren, inclusief rente en mogelijke boetes. De werkgever is als inhoudingsplichtige verantwoordelijk voor de correcte verwerking en draagt daarmee het financiële risico. Gelukkig biedt de wet mogelijkheden om fouten te herstellen en toekomstige problemen te voorkomen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom een verkeerde bijtelling: hoe fouten ontstaan, wat de gevolgen zijn, hoe je ze corrigeert en hoe je ze in de toekomst voorkomt.

Hoe ontstaan fouten in de bijtelling van een auto van de zaak?

Fouten in de bijtelling ontstaan meestal doordat het verkeerde bijtellingspercentage wordt toegepast in de salarisadministratie. Dit gebeurt vaak wanneer een auto wordt vervangen, wanneer regelgeving wijzigt of wanneer de kilometerregistratie niet goed wordt bijgehouden. Vooral mkb’ers zonder dedicated salarisspecialist lopen dit risico.

Verkeerd bijtellingspercentage toegepast

Het bijtellingspercentage hangt af van de CO2-uitstoot en de datum van eerste tenaamstelling van het voertuig. Wanneer een medewerker een nieuwe leaseauto krijgt, moet het percentage in de salarisadministratie worden aangepast. In de praktijk wordt dit regelmatig vergeten of wordt het percentage van de vorige auto overgenomen. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor de actuele bijtellingspercentages, want deze wijzigen regelmatig.

Onvolledige of ontbrekende rittenregistratie

Een medewerker die minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, kan in aanmerking komen voor een vrijstelling van de bijtelling. Hiervoor is een sluitende rittenregistratie of een Verklaring geen privégebruik nodig. Wanneer deze administratie onvolledig is of ontbreekt, kan de Belastingdienst de vrijstelling afwijzen en alsnog bijtelling opleggen over de betreffende jaren. Het is daarom belangrijk om de rittenregistratie doorlopend en nauwkeurig bij te houden.

Welke financiële gevolgen heeft een jarenlang verkeerde bijtelling?

Een jarenlang verkeerde bijtelling kan resulteren in naheffingsaanslagen van de Belastingdienst over meerdere belastingjaren, vermeerderd met belastingrente. De Belastingdienst kan doorgaans tot vijf jaar terugkijken, wat betekent dat de financiële impact aanzienlijk kan oplopen.

De gevolgen treffen in de eerste plaats de werkgever, die als inhoudingsplichtige verantwoordelijk is voor de correcte afdracht van loonheffingen. Concreet kunnen de financiële gevolgen bestaan uit:

  • Naheffingsaanslagen loonheffingen: het verschil tussen wat afgedragen had moeten worden en wat daadwerkelijk is afgedragen, over meerdere jaren.
  • Belastingrente: over het na te heffen bedrag wordt rente berekend vanaf het moment dat de aangifte oorspronkelijk correct had moeten zijn.
  • Verzuimboete of vergrijpboete: afhankelijk van de mate van verwijtbaarheid kan de Belastingdienst een boete opleggen. Bij opzet of grove schuld kan deze boete aanzienlijk zijn.
  • Administratieve lasten: het corrigeren van loonaangiften, jaaropgaven en eventueel de inkomstenbelastingaangiften van medewerkers kost veel tijd en energie.

Daarnaast kan een verkeerde bijtelling ook gevolgen hebben voor de medewerker. Een te lage bijtelling betekent dat de medewerker te weinig loonbelasting heeft betaald, wat kan doorwerken in de inkomstenbelastingaangifte. Een te hoge bijtelling betekent juist dat de medewerker te veel heeft betaald en recht kan hebben op een teruggave.

Hoe kan een foutieve bijtelling alsnog worden gecorrigeerd?

Een foutieve bijtelling kan worden gecorrigeerd door correctieberichten in te dienen bij de Belastingdienst via de loonaangifte. De werkgever kan over het lopende jaar en de afgelopen vijf kalenderjaren correcties doorvoeren op eerder ingediende aangiften. Het is verstandig om dit zo snel mogelijk te doen nadat de fout is ontdekt.

Het correctieproces verloopt doorgaans in de volgende stappen:

  1. Inventariseer de fout: breng in kaart welk bijtellingspercentage is toegepast, welk percentage correct had moeten zijn en over welke periode de fout loopt.
  2. Bereken het verschil: bepaal het verschil in loonheffingen per tijdvak en per medewerker. Dit vormt de basis voor de correctie.
  3. Dien correctieberichten in: via de loonaangifte kunnen correcties worden ingediend bij de Belastingdienst. Doe dit per tijdvak en per medewerker.
  4. Informeer de betrokken medewerkers: medewerkers moeten weten dat hun loonstroken en jaaropgaven zijn aangepast, omdat dit gevolgen kan hebben voor hun persoonlijke belastingaangifte.
  5. Pas de lopende administratie aan: zorg dat het juiste bijtellingspercentage vanaf nu correct wordt verwerkt in de salarisadministratie.

Het is raadzaam om bij de correctie een gespecialiseerde adviseur te betrekken. Een fout die proactief en zorgvuldig wordt hersteld, wordt door de Belastingdienst doorgaans gunstiger beoordeeld dan een fout die pas bij een looncontrole aan het licht komt. Vroegtijdig handelen kan daarmee de financiële impact beperken.

Hoe voorkom je dat de bijtelling opnieuw verkeerd wordt verwerkt?

De beste manier om fouten in de bijtelling te voorkomen is door een gestructureerd proces in te richten voor het bijhouden van wagenparkinformatie en dit te koppelen aan de salarisadministratie. Periodieke controle en actuele kennis van de regelgeving zijn daarbij onmisbaar.

Concrete maatregelen die je als werkgever kunt nemen:

  • Leg het bijtellingspercentage vast per voertuig: registreer bij elke auto het juiste percentage op basis van de datum eerste tenaamstelling en de CO2-uitstoot, en bewaar de onderbouwing.
  • Stel een signaleringssysteem in: zorg dat bij elke autowisseling, contractverlenging of wijziging in privégebruik automatisch een check plaatsvindt op het bijtellingspercentage.
  • Controleer periodiek de rittenregistratie: wanneer medewerkers een Verklaring geen privégebruik hebben, controleer dan regelmatig of de rittenregistratie compleet en sluitend is.
  • Houd regelgeving bij: bijtellingspercentages en voorwaarden wijzigen regelmatig. Raadpleeg de Belastingdienst of een specialist om op de hoogte te blijven van actuele regels.
  • Voer een jaarlijkse controle uit: neem de bijtelling op als vast onderdeel van een jaarlijkse review van de salarisadministratie.

Voor veel mkb’ers is het een uitdaging om deze processen naast de dagelijkse bedrijfsvoering goed in te richten. Juist omdat de salarisadministratie veel specialistische kennis vereist, kan het waardevol zijn om samen te werken met een partner die deze kennis in huis heeft.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij de bijtelling auto van de zaak

Bij CROP combineren we diepgaande kennis van loonheffingen en salarisadministratie met een persoonlijke, hands-on aanpak. Via onze diensten ondersteunen we mkb’ers bij het correct verwerken van de bijtelling en de gehele salarisadministratie. Concreet betekent dat:

  • Controle op juiste bijtellingspercentages: we controleren of de toegepaste percentages overeenkomen met de voertuiggegevens en actuele regelgeving.
  • Signalering van fouten en correctie: ontdekken we een verkeerde bijtelling, dan begeleiden we het volledige correctieproces richting de Belastingdienst.
  • Volledige of gedeeltelijke uitbesteding: van salarisstroken en loonaangiften tot het bijhouden van cao-wijzigingen en het afhandelen van meldingen aan instanties.
  • Proactief meedenken: we signaleren wijzigingen in wet- en regelgeving voordat ze tot problemen leiden en stemmen dit af met jouw organisatie.

Met ruim 300 professionals vanuit vijf vestigingen in het hart van Nederland staan we klaar om je te helpen. Wil je weten of de bijtelling in jouw salarisadministratie correct wordt verwerkt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Bij CROP zorgen we ervoor dat je met vertrouwen vooruit kunt kijken.

Veelgestelde vragen

Kan ik als werknemer zelf controleren of mijn bijtelling correct is berekend?

Ja, dat kan. Controleer op je loonstrook welk bijtellingspercentage wordt toegepast en vergelijk dit met de gegevens van je leaseauto: de datum van eerste tenaamstelling en de CO2-uitstoot. Deze informatie vind je op het kentekenbewijs of via de RDW-kentekencheck. Komt het percentage niet overeen met de actuele tabel van de Belastingdienst, meld dit dan direct bij je werkgever of salarisadministrateur.

Wat gebeurt er als de Belastingdienst de fout ontdekt voordat ik zelf een correctie heb ingediend?

Wanneer de Belastingdienst een fout constateert tijdens een looncontrole, is de kans op een boete aanzienlijk groter dan wanneer je de fout zelf proactief meldt en corrigeert. Bij een zelfstandige correctie wordt dit door de Belastingdienst doorgaans als 'vrijwillige verbetering' beschouwd, wat boetes kan voorkomen of beperken. Wacht daarom niet af en dien zo snel mogelijk correctieberichten in zodra je een fout ontdekt.

Kan ik de naheffing van de Belastingdienst verhalen op mijn werknemer?

In principe is de werkgever als inhoudingsplichtige verantwoordelijk voor de correcte afdracht van loonheffingen. Het verhalen van een naheffing op de werknemer is juridisch complex en hangt af van de arbeidsovereenkomst, eventuele cao-bepalingen en de omstandigheden van de fout. In de praktijk wordt het naheffingsbedrag vaak gebruteerd voor rekening van de werkgever genomen. Raadpleeg een juridisch of fiscaal adviseur voordat je kosten probeert te verhalen.

Hoe werkt de bijtelling als een werknemer parttime werkt of de auto slechts een deel van het jaar heeft?

De bijtelling wordt naar rato berekend op basis van het aantal dagen dat de auto ter beschikking staat, niet op basis van het aantal gewerkte uren of het dienstverband. Als een werknemer de auto bijvoorbeeld pas vanaf 1 juli ter beschikking krijgt, wordt de bijtelling berekend over de resterende maanden van het jaar. Parttime werken heeft geen invloed op de hoogte van de bijtelling, zolang de auto ook op niet-werkdagen privé gebruikt mag worden.

Welke digitale tools of systemen kunnen helpen om fouten in de bijtelling te voorkomen?

Er zijn diverse fleet management- en salarisadministratiesystemen die automatisch het juiste bijtellingspercentage koppelen aan het kenteken, zoals ADP, AFAS of Visma. Daarnaast bieden apps zoals MileageWise, RitRegistratie.nl of Track-tools een digitale rittenregistratie die automatisch ritten vastlegt via GPS. Door deze systemen te koppelen aan je salarisadministratie minimaliseer je handmatige invoerfouten en houd je de registratie actueel.

Wat is het verschil tussen een Verklaring geen privégebruik en een rittenregistratie, en welke heb ik nodig?

Een Verklaring geen privégebruik (VGP) vraag je aan bij de Belastingdienst en voorkomt dat er bijtelling wordt ingehouden op het loon. Je bent echter nog steeds verplicht om te kunnen aantonen dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt, bijvoorbeeld met een rittenregistratie. Zonder sluitende rittenregistratie als bewijs kan de Belastingdienst de VGP intrekken en alsnog bijtelling opleggen. Het is dus raadzaam om altijd beide te hebben: de VGP én een nauwkeurige rittenregistratie.

Hoe lang moet ik de administratie rondom de bijtelling en rittenregistratie bewaren?

De Belastingdienst hanteert een bewaartermijn van zeven jaar voor fiscale administratie, inclusief rittenregistraties, leasecontracten en onderbouwing van bijtellingspercentages. Bij een lopende controle of bezwaarprocedure kan deze termijn worden verlengd. Bewaar daarom alle relevante documenten digitaal én geordend, zodat je bij een eventuele controle snel de juiste gegevens kunt overleggen.

Gerelateerde artikelen