Wat doet een vertrouwenspersoon bij ongewenst gedrag?

Dit kan vervolgens werkstress of psychische klachten veroorzaken en leiden tot een hoger ziekteverzuim. Het is daarom belangrijk om goed en duidelijk beleid te voeren gericht op ongewenste omgangsvormen en integriteit. Een essentieel onderdeel daarvan is het aanwijzen van een vertrouwenspersoon.

Veilige en gezonde bedrijfscultuur

Ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties komen in de praktijk helaas steeds vaker voor. Vaak weten werknemers niet dat ze daarvoor bij iemand terecht kunnen. In de basis begint het met het creëren van een veilige en gezonde bedrijfscultuur vanuit het management en het proactief beleid voeren op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit.

Het is belangrijk om voorlichting te geven binnen je organisatie. Hierbij geef je aan wat er wordt verstaan onder ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties, hoe je deze herkent en welke regels er binnen de organisatie gelden; protocol, klachtenprocedure klokkenluidersregeling en wie de vertrouwenspersonen zijn.

Vertrouwenspersoon

Als er een situatie is ontstaan waarbij een melder besluit ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties aan te kaarten kan de vertrouwenspersoon de situatie verzachten en de werknemer ondersteunen. Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het voorkomen en beperken van de impact van ongewenste omgangsvormen of integriteit binnen een organisatie.

TIP: wij organiseren met regelmaat workshops over de rol van een interne vertrouwenspersoon voor (startende) vertrouwenspersonen, HR-medewerkers, directieleden of OR-leden. Bekijk hier het aanbod.

De taken van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken:

• Het bieden van een luisterend oor.
• Het begeleiden van de werknemer en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie.
• Het begeleiden van het proces als er conflicten zijn en indien nodig het inschakelen van een deskundige.
• Eventueel verdere stappen nemen door de werknemer nazorg te verlenen of door te verwijzen.
• Gevraagd en ongevraagd voorlichting geven aan de werkgever en zorgen voor preventie over ongewenste omgangsvormen.
• Adviseren van het management, wanneer er een onveilige werksituatie wordt geconstateerd. Wel moet de vertrouwenspersoon hierbij altijd de geheimhoudingsplicht in acht houden.
• Jaarlijks uitbrengen van een verslag van bevindingen aan de werkgever en OR/ PVT (indien aanwezig).

Voor een werkgever is het belangrijk om te weten dat een vertrouwenspersoon alleen informatie inhoudelijk mag delen als er sprake is van gewetensnood. Een vertrouwenspersoon komt in gewetensnood als er sprake is van een ernstig strafbaar feit. Een werknemer moet in vertrouwen zijn of haar verhaal kunnen delen met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon moet daarom de werknemer kunnen garanderen dat het gesprek vertrouwelijk is.

We adviseren om zowel een intern als een extern vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo geef je werknemers alle ruimte om een vertrouwenspersoon te benaderen waar ze zich het fijnst bij voelen.

De voordelen van een extern vertrouwenspersoon

• Een extern vertrouwenspersoon is onafhankelijk, staat buiten de organisatie en is daarom objectief.
• Een extern vertrouwenspersoon heeft geen interne belangen, waardoor werknemers eerder de ruimte kunnen voelen om naar de vertrouwenspersoon toe te stappen.
• Een externe vertrouwenspersoon heeft ervaring met werknemers in een situatie met ongewenste omgangsvormen.
• Voor een externe vertrouwenspersoon betaal je als werkgever geen jaarlijkse kosten voor certificering/ bijscholing.

Heb je binnen je organisatie een Ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT), dan is hun instemming nodig gevraagd voor de aanstelling van de vertrouwenspersoon. Als het niet lukt om een interne vertrouwenspersoon (een werknemer) aan te stellen, dan is ons advies om in ieder geval een externe vertrouwenspersoon aan te stellen.

Wetgeving

In de Algemene wet gelijke behandeling en Arbowet (artikel 3 lid 2) is de rol van de werkgever omschreven:

“De werkgever is verplicht een beleid te voeren ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dit is een onderdeel van de risico inventarisatie en evaluatie (RI&E)  (RI&E).  Artikel 8 bevat de verplichting tot voorlichting en het hebben van (interne) vertrouwenspersonen. Voor de verplichting van externe vertrouwenspersonen is een lopend wetsvoorstel.”

In je rol als Vertrouwenspersoon is het belangrijk om de inhoud van het geldende bedrijfsbeleid rondom ongewenst gedrag en integriteit te weten. Als je bedrijf geen beleid heeft, is het belangrijk dit in je rol als Vertrouwenspersoon te melden. Dit is een wettelijke verplichting. De risico’s voor een werkgever als er geen beleid is dat de melder een schadeclaim kan doen en de gedaagde kan wegkomen met het gedrag omdat hij/zij niet wist dat dit gedrag niet wenselijk was.

Meer weten?

Bij CROP zijn er professionele externe vertrouwenspersonen beschikbaar en wij kunnen ondersteunen bij het opstellen van een protocol ongewenste intimiteiten. Wil je hier graag meer over weten? Neem vrijblijvend contact met ons op!