Hoe bereid je je voor op een afspraak met je accountant?

Wat doet een accountant?

Een accountant maakt, beoordeelt en controleert de jaarrekening van jouw organisatie. Daarnaast is een accountant vaak ook sparringpartner van de ondernemer. Uit de financiële administratie is namelijk veel informatie af te leiden over de staat van de onderneming en mogelijke kansen en bedreigingen.

Een accountant handelt bovendien in het publiek belang. De titel ‘accountant’ is wettelijk beschermd in Nederland; iemand mag zichzelf alleen accountant noemen na het volgen van een erkende opleiding en inschrijving in het accountantsregister van de NBA, en is daarmee ook gebonden aan strenge wet- en regelgeving.

Het verschil tussen samenstellen en controleren van de jaarrekening

We maken onderscheid tussen een accountant die de jaarrekening samenstelt en een accountant die de jaarrekening controleert. Bij het samenstellen van de jaarrekening zorgt de accountant ervoor dat de jaarrekening wordt opgesteld volgens wet- en regelgeving, maar doet geen onderzoek naar de betrouwbaarheid van de cijfers die daarin zijn opgenomen.

Bij de (wettelijke) controle van de jaarrekening geeft de accountant een controleverklaring af, waarin op basis van onderzoek wordt bevestigd dat de jaarrekening een betrouwbaar beeld van de werkelijkheid geeft. Dat geeft zekerheid over de cijfers aan de gebruikers van de jaarrekening.

Wanneer is een organisatie controleplichtig?

In Nederland is een deel van de bedrijven en organisaties controleplichtig, wat betekent dat je een controleverklaring van een accountant nodig hebt die bevestigt dat de cijfers in de financiële verslaglegging betrouwbaar zijn. Dat gaat om organisaties van openbaar belang zoals overheidsorganisaties en banken en grote en middelgrote bedrijven. Lees hier meer over de criteria voor een wettelijke accountantscontrole.

Voor kleine ondernemers en zzp’ers is het niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant, maar het komt ook voor dat aandeelhouders of kredietverschaffers van organisaties die niet controleplichtig zijn, toch een accountantsverklaring willen.

Wanneer spreek je met je accountant af?

Controleplichtig of niet, vaak spreek je jouw accountant in ieder geval in de eerste maanden van het jaar om de jaarrekening van het afgelopen jaar te bespreken. Als ondernemer of directeur draag jij de eindverantwoordelijkheid voor jouw jaarrekening. Het is dus belangrijk dat je het er met je accountant over eens bent, dat de cijfers een betrouwbare weergave van de werkelijkheid geven.

Samen kijken jullie naar het beeld dat de jaarrekening schetst, welke risico’s er bestaan en de manieren waarop je die risico’s beheerst. Is jouw bedrijf gezond en weerbaar en voldoe je aan alle wet- en de regelgeving? Hoe zit het bijvoorbeeld met de continuïteit van de organisatie en hoe ga je om met bedreigingen zoals hacken?

Naast het gesprek over de jaarrekening, is het ontzettend nuttig en waardevol om vaker met je accountant af te spreken. De accountant ziet namelijk heel veel van jouw organisatie en kan als geen ander risico’s inschatten en helpen met de beheersing daarvan. Bovendien is het ook een heel goede gesprekspartner over ontwikkelingen in de markt, je toekomstplannen of de zaken waar jij als ondernemer van wakker ligt. Maak gebruik van die kennis door hier gedurende het jaar al over te praten. Zo kunnen jullie samen kijken naar wat er binnen de bestaande wet- en regelgeving gedaan kan worden, om bepaalde doelstellingen te halen. Als de jaarrekening klaar is, is er immers niets meer aan te veranderen.

Deze vragen kun je aan jouw accountant stellen

De collega’s uit onze controlepraktijk Audit & Assurance maakten een lijst met vragen die je aan jouw accountant kan stellen om zoveel mogelijk uit jullie gesprek te halen.

Bereid jezelf voor op jouw afspraak met de accountant, door jezelf vooraf onderstaande volgende vragen te stellen:

• Wat heb je met de bevindingen van vorig jaar gedaan? Waarom doe je iets wel of niet?
• Wat heeft er afgelopen jaar gespeeld en wat verwacht je voor de toekomst?
• Zijn er dingen waar je mee zit of tegenaan loopt?
• Welke risico’s zie jij zelf?
• Welke doelstellingen wil je graag bereiken?
• Hoe is de samenwerking tussen jou en je accountant verlopen?

Deze vragen kun je je accountant tijdens het gesprek stellen:

• Heb ik de controle over mijn organisatie?
• Heb ik voldoende buffer qua vermogen en liquiditeiten om mijn organisatie wendbaar te houden bij onverwachte gebeurtenissen?
• Heb ik een gezonde financieringsstructuur?
• Waar zou ik als eerste aandacht aan moeten schenken qua administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB)?
• Hoe verhouden mijn cijfers zich tot andere bedrijven in de branche?
• Welke (cyber security) risico’s loop ik? Zijn er verschillen met de risico’s die jij als ondernemer ziet? Waar zitten verschillen en waar leg je de nadruk op?
• Hoe is de kwaliteit van mijn financiële functie?

Maak een afspraak met jouw accountant

Heb je nog vraagtekens bij (een aantal van) bovenstaande vragen, neem dan contact op met jouw accountant om het gesprek aan te gaan. Wil je in contact komen met een accountant van CROP, bekijk hier meer informatie over het samenstellen van de jaarrekening en de (wettelijke) controle van de jaarrekening.