Kan een vrijwillige controle helpen bij het verbeteren van interne beheersing?

8 min

Ja, een vrijwillige controle helpt aantoonbaar bij het verbeteren van interne beheersing. Tijdens het controleproces beoordeelt een registeraccountant niet alleen de cijfers, maar ook de onderliggende processen, functiescheidingen en interne controlesystemen. Organisaties die geen controleplicht hebben maar toch een vrijwillige controle laten uitvoeren, krijgen daarmee een onafhankelijke spiegel voorgehouden die concrete verbeterpunten aan het licht brengt.

Vooral voor groeiende bedrijven in het hogere MKB-segment is dit waardevol. Wanneer een organisatie groeit, nemen de complexiteit en de risico’s toe, terwijl de interne processen daar niet altijd in meegaan. Een vrijwillige controle biedt dan de kans om de bedrijfsvoering proactief te versterken, nog voordat externe partijen zoals banken of aandeelhouders erom vragen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over hoe een vrijwillige controle bijdraagt aan betere interne beheersing.

Welke zwakke plekken in de bedrijfsvoering legt een vrijwillige controle bloot?

Een vrijwillige controle legt zwakke plekken bloot in functiescheidingen, autorisatieprocedures, IT-beheersing en de betrouwbaarheid van financiële rapportages. De accountant toetst of interne processen voldoende waarborgen bevatten om fouten en onregelmatigheden te voorkomen, en rapporteert bevindingen die het management direct kan oppakken.

Concreet gaat het vaak om de volgende aandachtsgebieden die tijdens een controle naar voren komen:

  • Functiescheiding: Zijn de taken rondom inkoop, goedkeuring en betaling voldoende gescheiden? Bij groeiende organisaties is het niet ongebruikelijk dat één persoon meerdere rollen vervult, wat risico’s met zich meebrengt.
  • Autorisatieprocedures: Wie mag welke bedragen fiatteren en zijn die bevoegdheden vastgelegd en actueel? Een controle brengt in kaart of de bestaande procedures nog passen bij de huidige omvang van de organisatie.
  • IT-systemen en toegangsbeheer: Zijn de financiële systemen adequaat beveiligd en is het toegangsbeheer op orde? De accountant kijkt ook naar de risicobeheersing van IT-systemen en signaleert kwetsbaarheden.
  • Vastlegging en documentatie: Worden transacties tijdig, volledig en juist vastgelegd? Onvolkomenheden in de administratieve organisatie worden vroegtijdig geïdentificeerd.
  • Naleving van wet- en regelgeving: Voldoet de organisatie aan relevante regelgeving, en zijn er risico’s die nog niet in beeld waren?

Het mooie is dat deze bevindingen niet als verwijt komen, maar als concrete verbeterkansen. Organisaties die geen controleplicht hebben maar toch een vrijwillige controle laten uitvoeren, gebruiken deze inzichten om hun bedrijfsvoering structureel te versterken.

Hoe verschilt een vrijwillige controle van een samenstellings- of beoordelingsopdracht qua impact op interne beheersing?

Het belangrijkste verschil is de diepgang waarmee interne processen worden onderzocht. Bij een controleopdracht toetst de accountant actief de werking van interne beheersingsmaatregelen, terwijl bij een samenstellingsopdracht geen inhoudelijke toetsing plaatsvindt en bij een beoordelingsopdracht slechts een beperkte analyse wordt uitgevoerd.

Samenstellingsopdracht versus vrijwillige controle

Bij een samenstellingsopdracht stelt de accountant de jaarrekening op op basis van de aangeleverde gegevens. Er vindt geen verificatie plaats van de onderliggende processen of interne controles. De accountant geeft geen zekerheid over de getrouwheid van de cijfers. Voor de interne beheersing levert dit type opdracht dan ook weinig concrete verbeterpunten op, simpelweg omdat de accountant niet in de processen duikt.

Beoordelingsopdracht versus vrijwillige controle

Een beoordelingsopdracht gaat een stap verder: de accountant voert cijferanalyses uit en stelt vragen aan het management. Dit levert een beperkte mate van zekerheid op. Hoewel hierbij soms aandachtspunten naar voren komen, is de scope niet gericht op het systematisch doorlichten van interne beheersingsmaatregelen. Een vrijwillige controle daarentegen omvat een volledige toetsing van de interne organisatie, inclusief de werking van controlesystemen, en resulteert in een accountantsverklaring met een redelijke mate van zekerheid. Juist die diepgang maakt het verschil voor organisaties die hun interne beheersing willen verbeteren.

Wat staat er in een managementletter en hoe gebruik je die voor verbeteringen?

Een managementletter is een vertrouwelijk rapport van de accountant aan het bestuur, waarin bevindingen over de interne beheersing, administratieve organisatie en IT-omgeving worden beschreven, samen met concrete aanbevelingen voor verbetering. Het is een van de meest waardevolle bijproducten van een (vrijwillige) controle.

In een managementletter vind je doorgaans de volgende onderdelen:

  1. Bevindingen: Een overzicht van geconstateerde tekortkomingen in processen, systemen of procedures, gerangschikt naar prioriteit.
  2. Risico-inschatting: Per bevinding een toelichting op het risico dat de organisatie loopt als de situatie ongewijzigd blijft.
  3. Aanbevelingen: Concrete, uitvoerbare suggesties om de gesignaleerde punten op te lossen of te verbeteren.
  4. Reactie van het management: Ruimte voor het bestuur om aan te geven welke acties worden ondernomen en binnen welk tijdspad.

De echte waarde van een managementletter zit in het opvolgen ervan. Gebruik de aanbevelingen als basis voor een verbeterplan met duidelijke verantwoordelijkheden en deadlines. Bespreek de voortgang periodiek in het managementteam en laat bij de volgende controle toetsen of de verbeteringen daadwerkelijk zijn doorgevoerd. Zo wordt de managementletter geen eenmalig document, maar een instrument voor continue verbetering van de bedrijfsvoering.

Wanneer is het strategisch slim om vrijwillig te laten controleren, ook zonder wettelijke plicht?

Het is strategisch slim om vrijwillig te laten controleren wanneer je organisatie groeit richting de wettelijke drempelwaarden, wanneer externe partijen zoals banken of aandeelhouders zekerheid vragen over de cijfers, of wanneer je de interne organisatie wilt professionaliseren voordat het een vereiste wordt.

Concrete situaties waarin een vrijwillige controle bijzonder waardevol is:

  • Financieringsaanvragen: Banken vragen steeds vaker om een accountantsverklaring bij grotere financieringen. Met een vrijwillige controle versterk je je positie en vergroot je het vertrouwen van de financier.
  • Nieuwe aandeelhouders of investeerders: Bij de toetreding van een nieuwe aandeelhouder of bij een fusie willen partijen zekerheid over de betrouwbaarheid van de financiële informatie.
  • Subsidieverantwoording: Subsidieverstrekkers stellen regelmatig specifieke eisen aan de verantwoording. Een controle zorgt ervoor dat je hieraan voldoet.
  • Groei richting controleplicht: Wanneer je organisatie de drempelwaarden nadert (een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro, of gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers), is het verstandig om alvast ervaring op te doen met het controleproces. Zo voorkom je verrassingen wanneer de controleplicht daadwerkelijk intreedt.
  • Professionalisering van de interne organisatie: Een vrijwillige controle dwingt je om processen, documentatie en interne controles op orde te brengen, wat de gehele organisatie ten goede komt.

In al deze gevallen geldt: geen controleplicht, maar toch een vrijwillige controle die nuttig is voor zowel de externe positie als de interne kracht van je organisatie.

Welke stappen doorloopt een organisatie bij het opzetten van een vrijwillige controle?

Een organisatie doorloopt bij het opzetten van een vrijwillige controle vijf stappen: het bepalen van de scope en doelstelling, het selecteren van een accountantskantoor, de voorbereidingsfase (pre-audit), de uitvoering van de controle en de rapportage met opvolging van bevindingen.

  1. Scope en doelstelling bepalen: Stel vast waarom je een vrijwillige controle wilt en wat je ermee wilt bereiken. Gaat het om het versterken van de interne beheersing, het voldoen aan eisen van een bank, of een combinatie? Dit bepaalt de focus van de controle.
  2. Accountantskantoor selecteren: Kies een kantoor dat beschikt over een AFM-vergunning voor het uitvoeren van wettelijke controles en ervaring heeft met organisaties in jouw sector en omvang. Een pragmatische en persoonlijke aanpak zorgt ervoor dat de controle efficiënt verloopt en je er maximaal van profiteert.
  3. Voorbereiding (pre-audit): Zorg dat de financiële administratie controleklaar is. Tijdens deze fase worden mogelijke onvolkomenheden vroegtijdig geïdentificeerd en opgelost, wat tijd en kosten bespaart tijdens de daadwerkelijke controle.
  4. Uitvoering van de controle: De accountant voert de controle uit, toetst de interne beheersingsmaatregelen, analyseert de cijfers en beoordeelt de IT-omgeving. Gedurende dit proces is er regelmatig afstemming met het management.
  5. Rapportage en opvolging: Na afloop ontvang je de accountantsverklaring en de managementletter. Plan een bespreking om de bevindingen door te nemen en stel een verbeterplan op met concrete acties en verantwoordelijkheden.

Door deze stappen gestructureerd te doorlopen, haal je het maximale uit een vrijwillige controle: niet alleen zekerheid over de cijfers, maar ook een steviger fundament voor je interne organisatie.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij een vrijwillige controle

Bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande vaktechnische kennis die je van een grote organisatie mag verwachten. Onze registeraccountants hebben ruime ervaring met zowel wettelijke als vrijwillige controles en denken altijd mee over het grotere plaatje van jouw organisatie. Dit is wat je van ons mag verwachten:

  • Pragmatische en efficiënte controle: We voeren onafhankelijke jaarrekeningcontroles uit met een no-nonsense werkwijze, zodat je snel en zonder onnodige ballast inzicht krijgt in je interne beheersing.
  • Pre-audit ondersteuning: We helpen je administratie controleklaar te maken, zodat de controle soepel verloopt en je kosten beheersbaar blijven.
  • Concrete managementletter: Na de controle ontvang je een helder rapport met praktische aanbevelingen die je direct kunt toepassen.
  • Brede expertise onder één dak: Naast de controle kijken onze accountants en adviseurs mee naar langetermijndoelstellingen, IT-risicobeheersing en strategische vraagstukken.
  • AFM-vergunning: We beschikken over de Wta-vergunning van de AFM, waarmee we bevoegd zijn om wettelijke controles uit te voeren bij niet-OOB-organisaties.

Wil je ontdekken wat een vrijwillige controle voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.

Gerelateerde artikelen