Hoe ziet een efficiënte en effectieve HR-cyclus eruit?

13 oktober 2023
Artikel

Het vierde kwartaal van dit jaar is aangebroken en dit betekent dat veel werkgevers met hun werknemers terugblikken op het afgelopen jaar. Dit evaluatiemoment is in veel bedrijven al jarenlang een vast ritueel. Het doel hiervan is ook al jarenlang hetzelfde: dat werknemers het beste uit zichzelf halen en de organisatie vervolgens haar jaardoelen behaalt. Maar is deze werkwijze nog wel effectief?

Het voeren van deze gesprekken met werknemers brengt veel voordelen met zich mee, zoals de gelegenheid voor het geven van feedback. Het is een reflectiemoment en er worden nieuwe doelen bepaald. In de praktijk zien we echter dat de voorbereiding van evaluatiegesprekken voor leidinggevenden tijdrovend is en dat zij vervolgens tijdens het gesprek voornamelijk aan het woord zijn. Daarnaast geven werknemers aan het als stressvol te ervaren als zij op slechts één of twee momenten per jaar stilstaan bij hun ontwikkeling en functioneren. Ook blijkt dat het voeren van gesprekken in deze frequentie het tussentijds evalueren en bijsturen minder makkelijk maakt. Kortom: Deze traditionele manier van gesprekken voeren is niet effectief en leidt ook niet tot beter presterende werknemers.

Hoe ziet een effectieve HR-cyclus er wel uit?

Gesprekken met werknemers voer je niet één of twee keer per jaar, maar het liefst het hele jaar door. Dit draagt enerzijds bij aan een goede werkrelatie en samenwerking tussen leidinggevenden en werknemers. Anderzijds draagt dit eraan bij dat de doelen die je afspreekt, ook daadwerkelijk worden behaald. Werknemers zullen op deze manier continu actief bezig zijn met hun eigen ontwikkeling. Dit lukt het makkelijkst als je regelmatig aan je doelen wordt herinnerd en als je jouw prestaties makkelijk terugvindt. Ook is het wenselijk dat werknemers feedback ontvangen vanuit verschillende kanten in de organisatie zoals leidinggevenden, directe collega’s en indirecte collega’s met wie bijvoorbeeld een project is gedraaid. Dit klinkt logisch, maar hoe breng je deze werkwijze in de praktijk zonder dat het tijdrovend wordt en veel administratie met zich meebrengt?

Ons advies: Implementeer een performance management systeem

Verschillende HR software bedrijven bieden performance management systemen aan. Via deze tool worden tussentijdse gesprekken en jaarlijkse evaluaties op een efficiënte manier voorbereid en uitgevoerd. Een voorbeeld hiervan is Nmbrs Perform. Deze applicatie geeft op een gebruiksvriendelijke manier inzicht in prestaties en persoonlijke groei. De organisatie vult de gewenste competenties per functie in en werknemers houden hun voortgang zelf bij. Deze tool is dus toegankelijk voor zowel leidinggevende als werknemers, het hele jaar door.

Hoe werkt een performance management systeem?

Ter illustratie nemen we het performance management systeem Nmbrs Perform. Het kan zijn dat jouw organisatie werkt met andere software, dan zal dit proces er wellicht net iets anders uitzien. Het idee is in grote lijnen hetzelfde.

Het proces begint bij het maken van een persoonlijk plan, waarin werknemers samen met hun leidinggevende bepalen wat ze willen bereiken en ontwikkelen. Vervolgens ontvangen werknemers regelmatig een herinnering om zo op structurele basis stil te staan bij de voortgang op hun doelen. Zo kan je als leidinggevende altijd inzien hoe jouw teamleden aan hun doelen werken en of ze misschien hulp nodig hebben. Ook kunnen ze feedback vragen aan hun leidinggevende en aan collega’s. Op deze manier sta je gedurende het hele jaar stil bij de voortgang van de mensen in jouw organisatie en ben je optimaal voorbereid op evaluatiegesprekken. Bovendien blijft alle informatie over presenteren en ontwikkelen op één plek bewaard. Door dashboards hebben leidinggevenden altijd en overal overzichtelijke, actuele informatie over de ontwikkeling van medewerkers.

Indien je gebruik maakt van Nmbrs, kun je een Nmbrs Perform abonnement afsluiten. Er zijn verschillende pakketten verkrijgbaar, afhankelijk van het aantal werknemers binnen jouw organisatie. Wij helpen je graag bij de implementatie van de HR-cyclus, het bijwonen van evaluatiegesprekken of het inrichten van de HR-cyclus en het proces binnen Nmbrs Perform. Je kunt na aanschaf direct aan de slag. Neem gerust contact met ons op om hierover eens van gedachten te wisselen.

Relevante diensten