Samenloop verschillende vergoedingen bij thuiswerken

Met het vervallen van het thuiswerkadvies zien wij dat werknemers weer meer op kantoor aanwezig zijn dan de afgelopen corona-jaren. Toch is de tendens dat werknemers ook na de corona-jaren meer thuis blijven werken. Er wordt vaak gekozen voor hybride werken oftewel deels op kantoor en deels thuis. Het vaker naar kantoor gaan in samenhang met thuiswerken, maar ook het vervallen van verschillende fiscale goedkeuringen én de introductie van de onbelaste thuiswerkvergoeding, brengt de nodige fiscale aandachtspunten én kansen met zich mee.

In dit artikel gaan wij in op de aandachtspunten en mogelijkheden die je als werkgever hebt voor het toekennen van verschillende vergoedingen aan je personeel bij hybride werken. Daarbij kijken we ook of bepaalde vergoedingen wel of niet tegelijk kunnen worden gegeven. We schetsen enkele situaties die wij in de praktijk vaak zien en waarin je als werkgever fiscale ruimte hebt om – met relatief kleine wijzingen – je arbeidsvoorwaarden in positieve zin aan te passen. Dit is iets waar een werkgever in de huidige arbeidsmarkt, waarin het lastig is om goed personeel te vinden en te behouden, behoefte aan kan hebben.

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Je kunt je werknemer een netto kilometervergoeding geven van € 0,19 (bedrag 2022) per kilometer voor woon-werkverkeer. Je kunt kiezen voor een vergoeding op declaratiebasis (daadwerkelijke kilometers) of een vaste vergoeding per loontijdvak (214-dagen regeling).

Voor de vaste vergoeding gold tot 1 januari van dit jaar een goedkeuring waarbij de vaste vergoeding mocht worden uitbetaald conform het reispatroon van de werknemer vóór 13 maart 2020 oftewel voor corona. Deze goedkeuring is komen te vervallen per 1 januari 2022. Dit betekent dus dat het reispatroon van de werknemer opnieuw in kaart moet worden gebracht. Zie voor meer informatie over de reiskostenvergoeding het whitepaper die we hier over geschreven hebben op onze website.

De thuiswerkvergoeding

Omdat werknemers veelvuldig thuiswerken en daarvoor thuis extra kosten maken, is per 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling ingevoerd van EUR 2 per dag waarop (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. De vergoeding kan zowel op declaratiebasis (daadwerkelijk aantal dagen dat thuis wordt gewerkt) als een vaste vergoeding (op jaarbasis) worden toegekend. Ook voor de vaste thuiswerkvergoeding kan gebruik worden gemaakt van de 214-dagenregeling. De vergoeding ziet op kosten voor extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. De vergoeding ziet niet op bijvoorbeeld de kosten van internet thuis of de inrichting van de werkplek. Hiervoor bestaan andere gerichte vrijstellingen (zie hierna).

Samenloop thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Belangrijk is dat een werkgever voor dezelfde werkdag niet tegelijkertijd zowel een thuiswerkkostenvergoeding als een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer onbelast mag betalen. Werkt een werknemer op één en dezelfde dag thuis en reist hij daarvoor of daarna naar zijn vaste werkplek dan zul je als werkgever moeten kiezen welke vergoeding je wilt betalen. In dat geval heeft de werkgever namelijk de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen. Het is wel mogelijk voor een dag waarop deels wordt thuisgewerkt, naast de thuiswerkvergoeding, een kilometervergoeding toe te kennen voor een zakelijke reis (niet woon-werkverkeer), bijvoorbeeld wanneer de werknemer vanuit huis naar een klant reist.

Vergoeding internet thuis indien noodzakelijk

In de praktijk zien wij geregeld dat gedacht wordt dat de thuiswerkvergoeding ook ziet op kosten voor internet thuis. Dit is niet het geval. Kosten voor internet thuis kunnen naast een thuiswerkvergoeding onbelast door de werkgever worden vergoed. Internet thuis valt namelijk, mits noodzakelijk voor het werk, onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Het internet is noodzakelijk indien het (gedeeltelijk) voor het werk wordt gebruikt. Als werkgever mag je ervoor kiezen om de volledige kosten van het internet thuis te vergoeden, maar het is ook mogelijk om een deel van de internetkosten te vergoeden. Dit is anders dan bij andere noodzakelijke hulpmiddelen, waar je als werkgever alle kosten voor je rekening moet nemen om gebruik te mogen maken van de gerichte vrijstelling

De vaste kostenvergoeding

Naast bovenstaande vergoedingen komt het ook vaak voor dat werkgevers een vaste kostenvergoeding toekennen aan hun werknemers, bijvoorbeeld omdat zij vaak onderweg zijn of anderszins veelvuldig kosten maken in de uitvoering van hun werkzaamheden. Denk hierbij aan de verblijfkosten onderweg en externe representatiekosten. Ook hiervoor gelden (onder voorwaarden) gerichte vrijstellingen. Je kunt deze kosten op declaratiebasis vergoeden, maar het is gemakkelijker om dit via een vaste maandelijkse vergoeding te doen. Om een onbelaste vaste kostenvergoeding te kunnen betalen, vereist de belastingdienst dat vooraf een kostenonderzoek wordt uitgevoerd om de eventueel verschillende soorten kosten naar aard en hoogte te kunnen onderbouwen.

Is in het verleden een kostenonderzoek uitgevoerd, dan is deze mogelijk niet meer actueel door een gewijzigd reis- en werkpatroon van de werknemers. Dat betekent dat je als werkgever verplicht bent om een nieuw kostenonderzoek uit te voeren omdat de omstandigheden zijn gewijzigd. CROP ondersteunt je als werkgever hier graag bij.

Kan een (deel van de) vaste kostenvergoeding niet meer onder een gerichte vrijstelling worden gebracht dan kan nog overwogen worden om deze aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Let er wel op dat de fiscale ruimte vanaf 2022 beperkter is dan in 2020 en 2021, waardoor mogelijk eerder sprake is van een overschrijding waarover je als werkgever 80% eindheffing moet betalen.

Mocht je vragen hebben over de aandachtspunten of meer informatie willen ontvangen over de mogelijke vergoedingen bij bijvoorbeeld hybride werken, neem dan contact op met loonheffingen@crop.nl of je vaste CROP contactpersoon.