Privacyverklaringen

2.Privacyverklaring voor dienstverlening

Wij respecteren jouw privacy. Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die CROP verzamelt of gebruikt bij het beheren van zakelijke relaties en bij het uitvoeren van de dienstverlening. In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom wij persoonsgegevens verzamelen, welke persoonsgegevens dat zijn en welke rechten betrokkenen hebben als wij deze persoonsgegevens verzamelen.

Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

CROP registeraccountants
De Brand 40
3823 LL Amersfoort
033 – 46 357 27

Waarom verwerkt CROP persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheren van onze zakelijke relaties en bij het uitvoeren van de dienstverlening. De doelen van deze verwerkingen zijn:

Zakelijke relaties

– Voldoen aan toezichtvereisten en wettelijke verplichtingen
– Uitvoeren van risicoanalyses en kwaliteitsbeoordeling
– Voorkomen van belangenverstrengeling
– (Financieel) administratieve doeleinden

Dienstverlening

– Maken van offertes voor prospects
– Onderhouden van contacten met klanten en het informeren over onze dienstverlening
– Kunnen uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomst
– Voldoen aan wettelijke verplichtingen en beroepsregelgeving
– Voldoen aan verzoeken van instanties die op grond van wet- en regelgeving gegevens mogen opvragen
– Afhandelen van verzoeken/klachten/geschillen

 Van wie verzamelt CROP persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van:

– Contactpersonen bij zakelijke relaties
– Prospects
– (Voormalige) klanten
– Klanten van de klant
– Medewerkers van de klant
– Andere betrokkenen van de klant

 Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt CROP?

De volgende persoonsgegevens kunnen (onder meer) worden verzameld en gebruikt voor het uitvoeren van het doel van de verwerkingen.

Zakelijke relaties

– Naam, geslacht, titulatuur, geboortedatum
– Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres, website)
– Paspoortgegevens
– Zakelijke gegevens (organisatie, functie)
– Financiële gegevens (bankrekeningnummer, bedragen)
– Loggegevens

Dienstverlening

– HR- en leveranciersgegevens van klanten
– Financiële gegevens (inkomensgegevens/loon, uitgaven, bezittingen, schulden, etc.)
– Belastinggegevens (identificatienummer, gegevens noodzakelijk voor de aangifte etc.)
– Officiële en persoonlijke documenten
– Kentekens van bedrijfswagens
– Gegevens over gezondheid en afwezigheid
– Gegevens over verzekeringen en (bedrijfs)pensioenen

Wij kunnen in het kader van het uitvoeren van de dienstverlening niet bedoeld (bijzondere) persoonsgegevens (zoals over godsdienst of gezondheid) verwerken. Wij behandelen deze met dezelfde zorgvuldigheid als andere gegevens.

Minderjarigen

CROP richt haar dienstverlening en verwerkingen in principe niet op personen onder de 16 jaar. Indien deze verwerking toch noodzakelijk is, houden wij rekening met de kwetsbaarheid van deze personen en zoekt CROP contact met de wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe verkrijgt CROP persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op de volgende wijzen:

– Direct van de betrokkene
– Via de klant op basis van de dienstverleningsovereenkomst
– Van derde partijen zoals vanuit openbare registers
– Afgeleid van gegevens waarover wij reeds beschikken

Mag CROP persoonsgegevens verwerken?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens om een reden die in de AVG staat (de grondslag). De mogelijke grondslagen staan in artikel 6 van de AVG. De grondslagen op basis waarvan CROP persoonsgegevens verwerkt bij het beheren van zakelijke relaties en het uitvoeren van de dienstverlening, zijn:

Uitvoering overeenkomst

Als een overeenkomst is gesloten waarbij de betrokken persoon partij is, verwerken wij de persoonsgegevens op basis van deze grondslag.

Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken persoonsgegevens bij de uitvoering van onze dienstverlening en het kunnen nastreven van de eerder beschreven doelen.

 Wettelijke verplichting

Als sprake is van een wettelijke verplichting verwerken wij persoonsgegevens niet op eigen initiatief, maar om te voldoen aan deze verplichting. Een voorbeeld is in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verkregen.

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

Alleen medewerkers die belast zijn met of leidinggeven aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor de persoonsgegevens zijn ontvangen, hebben toegang tot de persoonsgegevens.

Maakt CROP gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe beveiligt CROP de persoonsgegevens?

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatrelen om persoonsgegevens te beschermen. Wij volgen hierin de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Voorbeelden van technische maatregelen zijn beveiligde servers en firewalls. Een voorbeeld van een organisatorische maatregel is de beperkte toegang tot persoonsgegevens. Een overzicht van technische en organisatorische maatregelen kan worden opgevraagd via avg@crop.nl.

Hoe lang bewaart CROP de persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig of (wettelijk) verplicht is voor realisatie van de doelen waarvoor wij de persoonsgegevens verzamelen. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij persoonsgegevens nodig hebben.

Deelt CROP persoonsgegevens met derden?

CROP deelt persoonsgegevens alleen met derden als het noodzakelijk is voor realisatie van de doelen. In dergelijke gevallen zijn deze ondernemingen niet gerechtigd deze gegevens voor enig ander doel te gebruiken.

Als CROP persoonsgegevens deelt met derden sluiten wij met die partijen een (sub)verwerkersovereenkomst. Wij schakelen alleen verwerkers in die afdoende garanties bieden en afdoende maatregelen treffen zodat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd is en de verwerking daarvan in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. Wij houden een overzicht bij van de door haar ingeschakelde (sub)verwerkers.

Uitzondering hierop zijn instanties die op grond van wet- en regelgeving gegevens mogen opvragen. In deze gevallen is CROP terughoudend bij het delen van specifieke persoonsgegevens, tenzij delen op persoonsniveau een vereiste is. In dat geval wordt altijd de privacy officer betrokken.

Welke rechten heeft de betrokkene?

Ten aanzien van persoonsgegevens heeft de betrokkene de volgende rechten:

– Intrekken van toestemming voor verwerking
– Ontvangen van informatie over wat we met gegevens doen en waarom
– Inzage in de gegevens die we verwerken
– Laten corrigeren van onjuiste gegevens
– Laten verwijderen van gegevens die niet meer door ons verwerkt hoeven te worden
– Maken van bezwaar tegen de verwerking
– Beperken van de verwerking
– Laten overdragen van je gegevens aan een derde partij
– Indienen van een klacht

Een uitgebreidere toelichting op de verschillende rechten staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn echter niet onbegrensd. De toepasselijke wet- en regelgeving geeft de kaders waarbinnen wij dergelijke verzoeken wel of niet hoeven te honoreren. Dat kan betekenen dat wij verplicht zijn gegevens te bewaren en dus niet kunnen meewerken aan een verzoek tot verwijdering.

Klacht

Ben je het niet eens met de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken? Dan is het mogelijk een klacht in te dienen bij onze privacy officer (avg@crop.nl). Mocht jouw klacht niet naar tevredenheid zijn opgelost dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je gebruikmaken van (een van) de rechten of heb je andere vragen over hoe wij omgaan met privacy? Neem dan contact op met onze privacy officer, de heer Henk Rompelman (avg@crop.nl).

 Andere privacyverklaringen

Bij het bezoek aan onze website verwerken wij persoonsgegevens. Lees meer over de verwerking van persoonsgegevens in de privacyverklaring van de website (zie hierboven) en in onze cookieverklaring.

Overig

Wij behouden ons het recht voor om – bijvoorbeeld omdat veranderende wetgeving dat van ons verlangt – deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies.