WKR 2025: Hoe zat het ook alweer en wat is er veranderd?

Tot het januari is.

Het begin van het jaar is hét moment waarop de WKR weer boven tafel komt. Uiterlijk in de loonaangifte over februari moet namelijk een eventuele eindheffing over het jaar 2025 worden gerapporteerd. Nu alle cijfers over het afgelopen jaar bekend zijn, kan je aan de slag met het doorlopen en beoordelen van de uitgaven.

In dit artikel frissen we de WKR kort op: hoe de WKR in grote lijnen werkt, wat er in 2025 is veranderd ten opzichte van 2024 en met welke cijfers je dit jaar rekening moet houden. Afsluitend geven we een aantal praktische aandachtspunten om ook verder vooruit te kijken.

De WKR in het kort

In de werkkostenregeling (WKR) kan loon (in de vorm van vergoedingen en verstrekkingen) worden opgenomen, zonder dat dit zichtbaar wordt op de loonstroken van de werknemers. De werknemer betaalt dus geen loonheffing; de werkgever betaalt mogelijk eindheffing.

Niet elke soort loon kan in de WKR worden meegenomen: dit kan alleen als gebruikelijk is. Een vergoeding of verstrekking is gebruikelijk als deze niet veel hoger is dan wat normaal is vergelijkbare werknemers. Omdat het vaak lastig is om te beoordelen of een vergoeding of verstrekking gebruikelijk is, hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens;  vergoedingen en verstrekkingen met een waarde tot tot €2.400 per werknemer per jaar worden in de regel als gebruikelijk gezien. Voor vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, geldt overigens dat deze altijd als gebruikelijk worden gezien.

Salaris kan bijvoorbeeld niet in de WKR worden meegenomen, maar een vergoeding voor een zorgverzekering weer wel.

Wat is het voordeel van de WKR?

Het opnemen van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kan fiscaal voordelig zijn voor werkgevers. Dit komt doordat binnen een bepaald bedrag vergoedingen en verstrekkingen onbelast blijven. Dat bedrag noemen we de ‘vrije ruimte’. Ga je daaroverheen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Een aantal vergoedingen en verstrekkingen kan onbelast worden vergoed. Denk hierbij aan reiskosten, thuiswerkvergoedingen, personeelsvoorzieningen of kleine attenties. Het uitgangspunt is simpel: wat niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt, komt ten laste van de vrije ruimte.

Soorten vergoedingen en verstrekkingen

Binnen de WKR kan je vergoedingen en verstrekkingen in grofweg vier categorieën onderscheiden:

• Geen loon: sommige vergoedingen, zoals intermediaire kosten of kleine geschenken met een persoonlijk karakter, worden niet als loon gezien. Deze hoeven daarom ook niet in de WKR te worden meegenomen.
• Gerichte vrijstellingen: vergoedingen die onder voorwaarden volledig buiten de vrije ruimte vallen, zoals bepaalde reiskosten of arbovoorzieningen.
• Nihilwaarderingen: loon dat op € 0 wordt gewaardeerd.
• Verlaagde waarderingen: loon dat op een vast bedrag wordt gesteld, zoals maaltijden op de werkplaats. Dit vaste bedrag komt wél ten laste van de vrije ruimte.
• De rest: de waarde van vergoedingen en verstrekkingen (incl. btw) wijs je aan als eindheffingsloon en komen ten laste van de vrije ruimte.

Het is soms lastig te beoordelen onder welke categorie een vergoeding of verstrekking valt. Afhankelijk van de situatie kan een maaltijd onder verschillende categorieën vallen. Zorg er daarom voor dat de omstandigheden van de vergoeding en verstrekking, dus niet alleen de vergoeding of verstrekking zelf, goed worden bijgehouden.

Wat is er veranderd in 2025 ten opzichte van 2024?

Per 1 januari 2025 is de werkkostenregeling inhoudelijk niet gewijzigd. Wel zijn diverse bedragen geïndexeerd. Dit geldt voor:

De rest van de bedragen, zoals de maximale onbelaste kilometervergoeding, zijn in 2025 ongewijzigd gebleven ten opzichte van 2024.

Checklist voor 2026 en verder

De WKR-beoordeling is meer dan alleen een terugblik op het vorige jaar. Juist begin 2026 is het een goed moment om ook vooruit te kijken. De onderstaande vragen helpen daarbij.

• Is de afstemming tussen HR, salarisadministratie en finance voldoende geborgd?
  Worden keuzes rondom vergoedingen en verstrekkingen vooraf afgestemd, of pas achteraf gecorrigeerd? Is het duidelijk op welke grootboekrekeningen uitgaven voor personeel worden geboekt?
• Zijn vaste kostenvergoedingen nog actueel en voldoende onderbouwd?
  Sluiten de onderliggende kostenonderzoeken nog aan bij de praktijk? En passen de vergoedingen nog bij de manier waarop medewerkers werken?
• Wat is de impact van eventuele toekomstplannen op de WKR?
  Wat gebeurt er met de vrije ruimte als de organisatie groeit, salarissen stijgen of het aantal medewerkers toeneemt? Komt er ruimte vrij voor aanvullende onbelaste vergoedingen, of juist niet?
• Worden vergoedingen op de juiste manier aangewezen binnen de WKR?
  Wordt gebruikgemaakt van gerichte vrijstellingen waar dat kan, of komt (te) veel standaard in de vrije ruimte terecht?
• Kan beloningsbeleid verder geoptimaliseerd worden?
  Is er nog ruimte om, door slim gebruik te maken van vrijstellingen en nihilwaarderingen, werknemers kostenneutraal extra voordelen te bieden? Heb je vrije ruimte over, dan zou je werknemers de mogelijkheid kunnen bieden om een deel van hun loon te ruilen voor een netto vergoeding, zoals de aanschaf van een fiets. Dit levert de werknemer belastingvoordeel op, terwijl jij als werkgever in bepaalde gevallen zelfs de loonkosten kunt verlagen.

• Kan de beoordeling volgend jaar efficiënter?

Met welke werkprocessen kan er tijd worden bespaard, door middel van slimme inrichting van de boekhouding en/of automatisering?

Geen jaarlijks hoofdpijndossier

De werkkostenregeling hoeft geen jaarlijks hoofdpijndossier te zijn. Maak daarom vooral bewuste keuzes: weet welke vergoedingen je verstrekt, welke bedragen van toepassing zijn en of dat nog past binnen de beschikbare vrije ruimte. Daarmee kan het ook juist een instrument zijn om een aantrekkelijker arbeidsvoorwaardenbeleid in te voeren.

Omdat organisaties veranderen en vergoedingen vaak daarin meebewegen, is het logisch dat er wel eens twijfel ontstaat. Zeker bij vaste kostenvergoedingen of structurele voorzieningen is het niet altijd direct duidelijk of de gekozen inrichting ook de juiste is en blijft.

Juist daarom loont het om de WKR periodiek tegen het licht te houden. Niet alleen terugkijkend, maar ook vooruitkijkend: past wat we nu doen ook bij de komende jaren?

Hulp nodig bij de WKR?

Twijfel je of jouw WKR-beoordeling voor 2025 klopt? Of wil je sparren over vaste kostenvergoedingen of de inrichting van de WKR voor de toekomst? Wij denken graag met je mee. Neem daarvoor contact op met je CROP-contactpersoon of stuur een bericht naar info@crop.nl.