Wanneer je werknemers méér moet sturen dan alleen een jaaropgave

Er zijn echter situaties waarin werknemers meer informatie nodig hebben om de aangifte juist in te dienen. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat (i) een werknemer (nog) onbekend is met het Nederlandse belastingsysteem of (ii) de werkzaamheden of arbeidsvoorwaarden van een werknemer de aangifte inkomstenbelasting extra complex maken.

In deze blog gaan we in op situaties waarin je als werkgever – in het kader van goed werkgeverschap – iets meer kan doen dan alleen het doorsturen van de jaaropgave. Daarnaast gaan we in op manieren waarop je werknemers kan ondersteunen.

Om welke situaties gaat het precies

In de volgende situaties wordt aanvullende informatie of ondersteuning vanuit de werkgever aangeraden:

Internationale werkzaamheden
Als een werknemer in het buitenland heeft gewerkt, kan deze (deels) worden belast in meerdere landen. Voor het indienen van de aangifte moet duidelijk zijn aan welk land welk inkomen kan worden toegerekend. Zonder inzicht in de loontoerekening wordt het juist indienen van de aangifte voor de werknemer (en diens adviseur) al snel giswerk.

Daarnaast ben je bij internationale werkzaamheden als werkgever verplicht om werknemers te informeren over de invloed van deze uitzending op de Nederlandse socialezekerheidsdekking. Ook dit is van belang voor de aangifte inkomstenbelasting.

Expats in hun eerste jaar in Nederland
Voor veel expats is het Nederlandse systeem nieuw en voelt het invullen van een migratiebiljet als een soort eerste date met de Belastingdienst. Begrippen als loonheffing, bijtelling en de 30%-regeling zijn niet altijd even intuïtief. Een korte toelichting vanuit de werkgever voorkomt een hoop verwarring (en fouten).

Werknemers met de 30%-regeling
Tot 2025 konden werknemers met de 30%-regeling gebruik maken van de partiële buitenlandse belastingplicht. Dit betekende in de praktijk dat ze geen Box 3 (en in mindere mate Box 2) vermogen in de aangifte hoefden mee te nemen. Voor de werknemers die niet onder het overgangsrecht vallen, is 2025 het eerste jaar waarin ze hun Box 2 en Box 3 inkomen moeten opgeven. Dit kan de aangifte inkomstenbelasting voor een werknemer complexer maken. Een heads-up vanuit de werkgever hierover kan zeker geen kwaad.

Aandelen of participaties in de werkgever
Bij niet-beursgenoteerde bedrijven is de waarde van aandelen niet openbaar. Werknemers zijn dan afhankelijk van de werkgever voor waarderingsinformatie. Zonder informatie van de werkgever zijn werknemers niet (of beperkt) in staat om de juiste waarde in de aangifte op te nemen. Wees ook duidelijk over het deel van de participatie dat, afhankelijk van de structuur van de regeling, (nog) niet in de aangifte hoeft te worden opgenomen.

Correcties met terugwerkende kracht
De wet op de Loonbelasting is complex en een foutje is zo gemaakt. De Belastingdienst biedt gelukkig ruimte voor het corrigeren van fouten, tot wel 5 jaar terug. Informeer de werknemer dus altijd over de invloed van een correctie op de aangifte inkomstenbelasting en vergeet de nieuwe jaaropgave niet uit te reiken. Dit lijkt een open deur maar gaat in de praktijk toch vaak fout.

Hoe kunnen werkgevers ondersteunen?

Ondersteuning bij de aangifte inkomstenbelasting hoeft niet meteen te betekenen dat je alles uit handen neemt. In de praktijk zien we dat werkgevers op verschillende manieren kunnen ondersteunen, afhankelijk van de doelgroep en de complexiteit van de situatie.

1. Praktische instructies

In veel gevallen is een werknemer al enorm geholpen met een beetje richting. Denk aan:

• Korte instructies over hoe een vrijstelling moet worden geclaimd,
• Uitleg welke onderdelen van de aangifte relevant zijn,
• Een simpele “wat vul je waar in?”-handleiding.

Vanuit HR is dit relatief laagdrempelig te organiseren, terwijl het voor werknemers vaak een wereld van verschil maakt.

2. Groepssessies of presentaties

Voor groepen werknemers in vergelijkbare situaties (bijvoorbeeld inkomende expats of uitgezonden werknemers) kan een gezamenlijke sessie heel effectief zijn. In zo’n sessie kun je bijvoorbeeld ingaan op:

• De basis van het Nederlandse belastingsysteem,
• Hoe de aangifte inkomstenbelasting werkt,
• Veelgemaakte fouten en aandachtspunten.

Je bereikt hiermee in één keer een grotere groep en voorkomt dat iedereen individueel met dezelfde vragen komt.

3. Individuele tax briefings

Soms is de situatie simpelweg te complex voor algemene uitleg. Denk aan:

• Complexe beloningsstructuren,
• Situaties waarin belastingstelsels van meerdere landen samenkomen,
• Uitzonderlijke persoonlijke situaties, waarin eerder bijvoorbeeld fouten zijn gemaakt.

In die gevallen kan een individuele tax briefing uitkomst bieden. Daarbij wordt de persoonlijke situatie van de werknemer doorgenomen en krijgt deze concrete handvatten voor de aangifte.

4. Volledige ondersteuning bij de aangifte

In de meest vergaande vorm kiezen werkgevers ervoor om de aangifte (deels) uit handen te nemen door een externe adviseur in te schakelen. Dit zien we met name bij:

• Expats in hun eerste jaar
• Tijdelijke internationale uitzendingen
• Tax equalization-situaties

In het geval van tax equalization (behoud van het Nederlandse nettoloon bij internationale werkzaamheden) is volledige ondersteuning eigenlijk standaard: de werkgever wil grip houden op de uiteindelijke belastingdruk en laat de aangifte daarom (indirect) verzorgen.

Let op: ondersteuning kan looneffecten hebben

Tot slot nog een aandachtspunt. In sommige gevallen kan de ondersteuning worden aangemerkt als belast loon voor de werknemer. Afhankelijk van de situatie en de afspraken die worden gemaakt met de werknemers kan de vergoeding of verstrekking:

• Belast zijn bij de werknemer,
• Of worden meegenomen in de werkkostenregeling

Dat betekent niet dat je het dan maar niet moet doen, maar je moet vooraf wel bij deze gevolgen stilstaan.

Meer weten?

Benieuwd hoe dit er in jouw situatie uitziet? Of wil je sparren over de beste manier om jouw werknemers te ondersteunen?

Of het nu gaat om het opstellen van praktische (video)instructies, het verzorgen van presentaties voor expats, het geven van individuele tax briefings of het volledig ontzorgen van de aangifte inkomstenbelasting: wij helpen je graag bij het inrichten van een aanpak die past bij jouw organisatie.

Neem gerust contact met ons op.