Vaste reiskostenvergoeding na Coronatijd

Indien een werknemer vóór 13 maart 2020 recht had op een vaste reiskostenvergoeding voor zijn of haar woon-werkverkeer, dan kan deze vergoeding in ieder geval tot 1 januari 2022 belastingvrij worden doorbetaald. Het maakt daarbij niet uit dat de werknemer minder of geen woon-werkverkeer meer heeft. Dit is vastgelegd in een goedkeuring die naar verwachting op 1 januari 2022 komt te vervallen.

Ook na het vervallen van deze goedkeuring blijft het onder voorwaarden mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding te betalen aan werknemers. Het is dan wel van belang dat de hoogte van de vaste reiskostenvergoeding wordt beoordeeld en dat het feitelijke reispatroon opnieuw in kaart wordt gebracht.

De meest gebruikte en administratief minst belastende methode hiervoor is het toepassen van de zogeheten 128/214-regel. In de praktijk zien wij ook wel dat werkgevers er voor kiezen om de vergoeding vast te stellen op basis van het werkelijke reispatroon.

Hoe berekenen je de belastingvrije vergoeding voor reiskosten?

De belastingvrije vergoeding voor reiskosten kan op basis van de 128/214-regel worden berekend uitgaande van 214 reisdagen op jaarbasis, als aannemelijk is dan de werknemer op tenminste 128 dagen naar de vaste werkplek reist. De vergoeding wordt berekend door de afgelegde afstand tussen de woning en de werkplek in kilometers te vermenigvuldigen met € 0,19 over 214 dagen. Werkt de werknemer parttime, dan wordt deze uitkomst nog gecorrigeerd met de parttimefactor. De aantallen van 128 en 214 worden naar tijdsgelang vastgesteld als de werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt of als de reisafstand wijzigt. Door dit bedrag vervolgens te delen voor 12 of 52 kom je uit op een vaste vergoeding per maand of per week.

Bijvoorbeeld: een werkneemster woont op 15 kilometer van haar vaste werkplek. Deze werkneemster reist op gemiddeld 3 dagen in de week naar haar werkplek en werkt fulltime. Haar werkgever wil graag een onbelaste vaste vergoeding geven voor de reiskosten die de werkneemster maakt. De vergoeding wordt als volgt berekend: gereisde retourafstand bedraagt 30 kilometer. Uitgaande van 214 reisdagen op jaarbasis en een vergoeding van € 0,19, bedraagt de vergoeding op jaarbasis: 30 kilometer * 214 dagen * € 0,19 = € 1.219,80. Dit komt neer op een vergoeding van € 101,65 per maand of € 23,48 per week. Stel nu dat de werkneemster parttime (80%) zou werken, dan wordt de belastingvrije vergoeding van € 1.219,80 nog gecorrigeerd met de parttimefactor. Dit resulteert in een vergoeding van € 975,84 per jaar, of € 81,32 per maand, of € 18,77 per week.

De reiskostenvergoeding wordt nu door veel werkgevers gebruikt als vergoeding voor thuiswerkkosten. Het is de verwachting dat er ook na Corona meer thuisgewerkt zal worden. Het kabinet onderzoekt daarom de mogelijkheden voor het invoeren van een onbelaste thuiswerkvergoeding. Op dit moment bestaat hier namelijk geen gerichte vrijstelling voor. Er bestaat al wel een gerichte vrijstelling voor specifieke kosten voor Arbo-voorzieningen en ICT-middelen. Daarnaast is het mogelijk om vergoedingen aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In dit kader is in 2021 de vrije ruimte tijdelijk verruimd.

Wij denken graag met je mee over een thuiswerkbeleid dat past binnen jouw onderneming. CROP kan daarbij een geïntegreerd advies geven dat goed past binnen de bredere doestellingen van jouw onderneming. Hierbij kijken wij onder meer naar de arbeidsrechtelijke, HR en de fiscale aspecten die spelen bij een goed thuiswerkbeleid.

Meer weten?

Neem dan contact op met jouw CROP adviseur of via loonheffingen@crop.nl. Wil je meer weten over de mogelijkheden voor het vergoeden van vaste reiskostenvergoedingen, lees dan ook onze Whitepaper.