Remote werk vanuit het buitenland: waar moet je als werkgever op letten?

De hoofdvraag die je hier zou moeten stellen is: “wil je remote werk vanuit het buitenland toestaan, en zo ja, onder welke voorwaarden?” Deze hoofdvraag kun je vervolgens opdelen in drie deelvragen:

1. Wat is operationeel mogelijk?
2. Wat is juridisch mogelijk?
3. Welke administratieve lasten ben je bereid te nemen?

1. Operationeel: kan jouw organisatie blijven draaien?

De eerste vraag is praktisch: kan jouw organisatie soepel blijven draaien als iemand vanuit het buitenland werkt? Dat hangt sterk af van de functies van de specifieke medewerker en de manier waarop het intern werk is georganiseerd.

Functie: Niet elk type werk leent zich natuurlijk voor remote werk vanuit het buitenland. Denk aan werknemers die veel op locatie moeten werken, (nog) veel begeleiding nodig hebben, of juist veel werknemers moeten begeleiden.

Dit hoeft overigens niet te betekenen dat remote werk voor die functies überhaupt onmogelijk is, maar er bijvoorbeeld wel kan worden gedacht aan een maximale duur per functiecategorie en/of niveau.

Tijdzone: Is het noodzakelijk dat de werknemer minimaal aantal uren overlap met de Nederlandse werktijden heeft? In dat geval is niet elk land geschikt voor remote werk (denk aan Japan of Australië).

Technisch: Met alleen een laptop ben je er nog niet. Een snelle en stabiele internetverbinding, het (remote) kunnen oplossen van IT-issues en dataveiligheid zijn net zo belangrijk. De risico’s kunnen per land verschillen.

Sociaal: Langdurig remote werk vanuit het buitenland kan invloed hebben op de band van de werknemer met de organisatie. Om de band met de organisatie te behouden, kan er bijvoorbeeld worden nagedacht over een maximale duur (ook als een langere periode op basis van het functieprofiel mogelijk is) of aanvullende maatregelen om de band met de organisatie te behouden, zoals een minimaal aantal kantoorbezoeken.

Concurrentie: Binnen bepaalde sectoren is remote werk vanuit het buitenland een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, die de concurrentiepositie op de arbeidsmarkt kan verbeteren. Houd dus ook zeker rekening met wat er binnen jouw specifieke sector gebruikelijk is.

2. Juridisch: wat is toegestaan?

Dat remote werk vanuit het buitenland operationeel mogelijk is, betekent niet automatisch dat het juridisch is toegestaan. De juridische beperkingen hebben name betrekking op (arbeids-)migratierecht en arbeidsrecht. In sommige gevallen moet er ook aan privacywetgeving wordt gedacht.

(Arbeids-)migratierecht: Om remote vanuit het buitenland te kunnen werken, moet een medewerker op basis van lokale wet- en regelgeving (i) mogen verblijven en (ii) werken in dat land. Medewerkers met een EER-nationaliteit mogen bijvoorbeeld vrij verblijven en werken in andere EER-lidstaten. Dit geldt niet voor landen buiten de EER; vaak is er in zo’n geval een specifieke vergunning vereist. Ook gelden er vaak termijnen die de maximale periode van toegestaan verblijf beperken.

Werknemers met een Nederlandse verblijfsvergunning mag niet zomaar in een andere EER-lidstaat werken. Wel mogen zij vaak in het land van afkomst verblijven en werken. Wat is toegestaan, is dus zeer afhankelijk van de situatie van de werknemer.

Arbeidsrecht: Vanuit het arbeidsrecht kunnen er ook beperkingen gelden. Zo is het bijvoorbeeld van belang dat er gedurende het remote werk vanuit het buitenland wordt voldaan aan de Nederlandse arbeidsomstandighedenwet. Als werkgever moet jij dus kunnen garanderen dat de werknemer daar veilig kan werken. Veiligheid gaat hier verder dan een ergonomische bureaustoel; niet in elk land is er sprake van een veilige situatie.

Daarnaast moet er mogelijk rekening worden gehouden met buitenlands arbeidsrecht, wat gevolgen kan  hebben voor de arbeidsvoorwaarden die je (minimaal) moet bieden gedurende het remote werk vanuit het buitenland. Ook dit hangt af van de lokale wetgeving in het werkland, maar ook hoe lang er remote in het buitenland wordt gewerkt.

3. Administratief: Waar heb je (geen) zin in?

En dan het administratieve deel. Vaak is dit het eerste waar werkgevers aan denken: hoe zit het met belastingen en sociale zekerheid? Belastingrecht en socialezekerheidswetgeving leggen echter geen beperkingen op, deze leggen slechts verplichtingen op. Dus de vraag is in hoeverre je als werkgever bereid bent om aanvullende administratieve lasten te accepteren.

Belastingrecht: Voor belastingheffing maakt het veel uit of remote werk tijdelijk of permanent is. Ook de fiscale woonplaats van de werknemer speelt een rol. Als iemand belastingplichtig wordt in het buitenland, kan het zijn dat je daar een loonadministratie moet opzetten. In sommige gevallen kan werken vanuit het buitenland zelfs leiden tot vennootschapsbelastingplicht, bijvoorbeeld in de vorm van een vaste inrichting. Ook pensioenregelingen kunnen geraakt worden.

Sociale zekerheid: Op het gebied van sociale zekerheid geldt: als iemand in een ander land sociaal verzekerd raakt, moet een werkgever zich meestal in dat land registreren om premies voor sociale zekerheid afdragen. Binnen de EU zijn er afspraken gemaakt om dit te coördineren, maar buiten de EU is dit meestal complexer.

In een aantal gevallen is het mogelijk om sociale zekerheidsdekking in het buitenland te voorkomen, maar hiervoor moeten vooraf duidelijke afspraken met de werknemer worden gemaakt.

Hoe luidt jouw antwoord?

Als je na het doorlopen van deze aandachtspunten tot de conclusie komt dat remote werk vanuit het buitenland niet haalbaar is, dan is je antwoord duidelijk: “helaas”. Je bent dan snel klaar. Als het wel kan, is jouw antwoord waarschijnlijk: “ja, maar…” En die “maar” is cruciaal. Wij raden daarom aan om de voorwaarden altijd schriftelijk vast te leggen. Zo is voor iedereen helder wat de afspraken zijn en voorkom je discussies achteraf.

Een nog betere oplossing is om beleid op te stellen dat voor alle medewerkers geldt. Dat scheelt maatwerk per verzoek en zorgt voor gelijke behandeling binnen jouw organisatie.

We helpen je graag op weg!

Krijg jij ook steeds vaker verzoeken van medewerkers om vanuit het buitenland te werken? Dan is het verstandig om hier een duidelijke strategie voor te hebben. Wij helpen je graag met het beoordelen van de risico’s en het opstellen van beleid of overeenkomsten.

Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we samen welke aanpak het beste past bij jouw organisatie.