Manieren om de Werkkostenregeling (WKR) optimaal te benutten

Binnen de WKR kun je als werkgever een deel van de fiscale loonsom gebruiken voor netto vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% van de loonsom tot € 400.000 (2024: 1,92%), en 1,18% over het meerdere .

Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over de overschrijding. Deze eindheffing moet uiterlijk in de tweede aangifte loonheffingen van ieder jaar worden voldaan.

Wil je onaangename verrassingen aan het einde van het jaar voorkomen? Dan is het slim om nu al na te denken over hoe je de WKR dit jaar optimaal benut. Wij geven je een aantal praktische tips om in 2025 slimme keuzes te maken en hiermee een overschrijding te beperken of te voorkomen.

Heb je als werkgever nog vrije ruimte over? Dan kan je deze tips ook gebruiken om de WKR (kostenneutraal) te gebruiken om je arbeidsvoorwaarden te verbeteren.

Tip 1: Organiseer activiteiten op de werkplek

Veel werkgevers organiseren uitjes of borrels op een externe locatie. Voor borrels die op de werkplek worden georganiseerd, geldt een gunstigere waardering dan als je de borrels op een externe locatie organiseert. Voor teamuitjes of borrels op externe locaties geldt dat de kosten, inclusief btw, ten laste komen van de vrije ruimte.

Ook maaltijden op de werkplek worden fiscaal gunstig gewaardeerd tegen € 3,95 (in 2024: € 3,90) voor zover de werknemer hiervoor geen eigen bijdrage betaalt. Het is daarmee voor de WKR gunstiger om feestjes, borrels en andere activiteiten op de werkplek te organiseren.

Tip 2: Optimaliseer kostenvergoedingen

Heb je werknemers die een algemene kostenvergoeding ontvangen? Dan gaat dit ten koste van de vrije ruimte. Als een kostenvergoeding door middel van een onderzoek onderbouwd is, dan kan deze onder voorwaarden buiten de vrije ruimte blijven.

CROP kan je helpen met een kostenonderzoek om te bepalen hoe je vergoedingen optimaal inzet.

Tip 3: Uitruilen van loonbestanddelen

Heb je vrije ruimte over, dan kan je je werknemers de mogelijkheid bieden om een deel van hun brutoloon uit te ruilen voor een netto vergoeding (bijvoorbeeld voor de aanschaf van een fiets). Dit levert de werknemer belastingvoordeel op, terwijl jij als werkgever in bepaalde gevallen de loonkosten kunt verlagen.

Tip 4: Toepassen concernregeling

Heb je meerdere bedrijven binnen een concern? Dan kan je financieel voordeel behalen onder bepaalde voorwaarden door de concernregeling toe te passen. Als de ene onderneming vrije ruimte over heeft en de andere een overschrijding, mag je deze bij toepassing van de concernregeling met elkaar salderen. Dit kan je te betalen eindheffing besparen!

Meer weten?

Heb je vragen over het optimaliseren van de WKR of ben je op zoek naar advies? Neem dan contact op met je CROP contactpersoon of één van onze ETAS-specialisten.