Kan een vrijwillige controle helpen bij het opsporen van fouten in de administratie?

8 min

Ja, een vrijwillige controle is een effectief middel om fouten in de administratie op te sporen, ook wanneer je organisatie geen wettelijke controleplicht heeft. Een registeraccountant beoordeelt tijdens zo’n controle de volledige financiële verantwoording op juistheid en volledigheid, waardoor onjuistheden, omissies en procesmatige zwaktes aan het licht komen die anders onopgemerkt blijven. Vooral voor groeiende bedrijven in het hogere MKB biedt een vrijwillige controle een waardevol instrument om de betrouwbaarheid van de cijfers te versterken en het vertrouwen van externe partijen zoals banken en aandeelhouders te vergroten. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over welke fouten een controle blootlegt, hoe het proces verloopt en wanneer een vrijwillige controle zinvol is voor jouw organisatie.

Welke administratieve fouten komen het vaakst aan het licht bij een controle?

De meest voorkomende fouten die bij een controle aan het licht komen, zijn onjuiste waarderingen van activa en passiva, onvolledige of verkeerde afsnijding van opbrengsten en kosten rond de balansdatum, en gebreken in de verwerking van loonheffingen en sociale premies. Daarnaast worden regelmatig fouten gevonden in de aansluiting tussen subadministraties en de grootboekadministratie.

Concreet gaat het vaak om de volgende categorieën:

  • Onjuiste toepassing van percentages voor pensioen- of sociale premies, te hoge afdracht van loonbelasting of een verkeerd bijtellingspercentage voor de auto van de zaak
  • Fouten in de omzetverantwoording, bijvoorbeeld opbrengsten die in het verkeerde boekjaar zijn geboekt of facturen die niet volledig zijn verwerkt
  • Onvolledige voorzieningen, zoals het niet opnemen van garantieverplichtingen of het onderschatten van dubieuze debiteuren
  • Gebreken in de interne beheersing, waaronder ontbrekende functiescheiding of onvoldoende autorisatieprocedures bij betalingen
  • Niet tijdig doorvoeren van wijzigingen in wet- en regelgeving, zoals CAO-aanpassingen of gewijzigde fiscale regels

Veel van deze fouten ontstaan niet uit onzorgvuldigheid, maar doordat een organisatie groeit en de administratieve processen niet in hetzelfde tempo meegroeien. Een controle brengt deze knelpunten systematisch in kaart, zodat je ze gericht kunt oplossen.

Wat is het verschil tussen een vrijwillige controle en een samenstellingsopdracht?

Het belangrijkste verschil zit in de mate van zekerheid die de accountant verstrekt. Bij een samenstellingsopdracht stelt de accountant de jaarrekening op op basis van door jou aangeleverde gegevens, zonder die gegevens inhoudelijk te toetsen. Bij een vrijwillige controle onderzoekt de accountant actief of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en geeft daarover een controleverklaring af.

Samenstellingsopdracht: geen zekerheid

Bij een samenstellingsopdracht verwerkt de accountant de financiële gegevens tot een jaarrekening conform de geldende verslaggevingsregels. De accountant controleert de onderliggende informatie niet en verstrekt dan ook geen zekerheid over de juistheid ervan. Dit type opdracht is geschikt wanneer je vooral behoefte hebt aan een correct opgestelde jaarrekening voor intern gebruik of voor de Kamer van Koophandel, zonder dat externe partijen aanvullende zekerheid vragen.

Vrijwillige controle: redelijke mate van zekerheid

Bij een vrijwillige controle voert de registeraccountant dezelfde werkzaamheden uit als bij een wettelijke controle. Denk aan het toetsen van interne beheersingsmaatregelen, het uitvoeren van detailcontroles op transacties en het verifiëren van saldi bij derden. Het resultaat is een controleverklaring die een redelijke mate van zekerheid biedt over de betrouwbaarheid van de jaarrekening. Banken, subsidieverstrekkers en aandeelhouders vragen vaak specifiek om dit type verklaring.

Daarnaast bestaat er nog de beoordelingsopdracht, die qua zekerheid tussen de samenstellingsopdracht en de controle in zit. Bij een beoordeling verstrekt de accountant een beperkte mate van zekerheid. Welk type opdracht het beste past, hangt af van de eisen van je stakeholders en de fase waarin je organisatie zich bevindt.

Wanneer is een vrijwillige controle zinvol voor een groeiend bedrijf?

Een vrijwillige controle is zinvol zodra externe partijen zekerheid vragen over je cijfers, of wanneer je organisatie een fase van groei of verandering doormaakt waarbij de financiële belangen toenemen. Je hoeft niet te wachten tot je de wettelijke drempelwaarden bereikt om te profiteren van de voordelen die een controle biedt.

Concrete situaties waarin een vrijwillige controle bijzonder waardevol is:

  • Financieringsaanvraag bij een bank: Veel banken vragen bij grotere financieringen om een accountantsverklaring. Met een vrijwillige controle versterk je je positie in het financieringstraject.
  • Toetreding van een nieuwe aandeelhouder: Een potentiële investeerder of aandeelhouder wil zekerheid over de betrouwbaarheid van de financiële informatie voordat hij of zij instapt.
  • Subsidieverantwoording: Subsidieverstrekkers stellen regelmatig specifieke eisen aan de verantwoording, waarbij een controleverklaring vereist kan zijn.
  • Voorbereiding op controleplicht: Wanneer je organisatie de wettelijke grenzen nadert (een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro, of gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers), is het slim om alvast ervaring op te doen met het controleproces.
  • Fusie of overname: Bij een bedrijfsoverdracht of fusie willen alle betrokken partijen zekerheid over de cijfers die aan de transactie ten grondslag liggen.

Juist in een groeifase veranderen administratieve processen snel. Een vrijwillige controle helpt je om de kwaliteit van je financiële administratie op peil te houden en geeft je de zekerheid dat je cijfers kloppen op het moment dat het ertoe doet.

Hoe verloopt een vrijwillige controle in de praktijk?

Een vrijwillige controle verloopt in de praktijk via een gestructureerd proces dat begint met een planningsfase en eindigt met de afgifte van een controleverklaring. De registeraccountant doorloopt dezelfde stappen als bij een wettelijke controle, afgestemd op de omvang en complexiteit van jouw organisatie.

Het proces bestaat doorgaans uit de volgende fasen:

  1. Opdrachtaanvaarding en planning: De accountant maakt kennis met je organisatie, brengt de belangrijkste risico’s in kaart en stelt een controleplan op. In deze fase worden ook afspraken gemaakt over de tijdlijn en de benodigde informatie.
  2. Pre-audit en voorbereiding: Voorafgaand aan de daadwerkelijke controle worden voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd om te zorgen dat de financiële administratie controleklaar is. Mogelijke onvolkomenheden worden in deze fase al geïdentificeerd, wat tijd en kosten bespaart tijdens de controle zelf.
  3. Interim-controle: Gedurende het boekjaar beoordeelt de accountant de interne beheersingsmaatregelen en voert tussentijdse controles uit op processen zoals inkoop, verkoop en personeelsadministratie.
  4. Eindejaarscontrole: Na afloop van het boekjaar controleert de accountant de jaarrekening op juistheid en volledigheid. Dit omvat onder meer het verifiëren van saldi, het beoordelen van schattingen en het toetsen van de toelichting.
  5. Rapportage en verklaring: De accountant bespreekt de bevindingen met je en geeft een controleverklaring af. Eventuele verbeterpunten voor de administratie worden helder gecommuniceerd via een managementletter.

De doorlooptijd van een vrijwillige controle varieert, maar met goede voorbereiding en een efficiënte aanpak hoeft het proces niet belastend te zijn voor je organisatie. Een goed voorbereide administratie maakt het verschil.

Wat levert een vrijwillige controle op naast het vinden van fouten?

Naast het opsporen van fouten levert een vrijwillige controle concrete inzichten op in de kwaliteit van je interne processen, versterkt het de betrouwbaarheid van je financiële informatie richting externe partijen en biedt het een solide basis voor strategische beslissingen. De meerwaarde reikt dus veel verder dan alleen foutdetectie.

De belangrijkste opbrengsten op een rij:

  • Vertrouwen bij stakeholders: Een controleverklaring geeft banken, investeerders en subsidieverstrekkers zekerheid over de betrouwbaarheid van je cijfers. Dit versterkt je onderhandelingspositie en versnelt besluitvorming.
  • Inzicht in procesverbeteringen: De accountant beoordeelt niet alleen de cijfers, maar ook de processen die tot die cijfers leiden. Verbeterpunten in de interne beheersing worden concreet benoemd.
  • Betere beslissingsinformatie: Betrouwbare, gecontroleerde cijfers vormen de basis voor data-analyses, risico-analyses en gefundeerde strategische keuzes.
  • Voorbereiding op toekomstige groei: Door nu al ervaring op te doen met het controleproces, is je organisatie beter voorbereid wanneer de wettelijke controleplicht in de toekomst wel van toepassing wordt.
  • Rust en overzicht: Wanneer je weet dat je cijfers kloppen, geeft dat rust. Je kunt met vertrouwen rapporteren aan je bestuur, raad van toezicht of aandeelhouders.

Een vrijwillige controle is daarmee geen kostenpost, maar een investering in de kwaliteit en toekomstbestendigheid van je organisatie. Het geeft je de zekerheid om vooruit te kijken en kansen te benutten.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt met vrijwillige controles

Bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande vaktechnische kennis die je van een grote organisatie mag verwachten. Als het gaat om een vrijwillige controle, ook wanneer er geen controleplicht is maar een vrijwillige controle toch nuttig blijkt, staan onze registeraccountants klaar om je te begeleiden van voorbereiding tot controleverklaring.

Wat je van ons mag verwachten:

  • Pragmatische en efficiënte aanpak: We stemmen de controle af op de omvang en complexiteit van jouw organisatie, zodat het proces soepel verloopt
  • Pre-audit services: We zorgen ervoor dat je administratie controleklaar is voordat de daadwerkelijke controle start, wat tijd en kosten bespaart
  • Multidisciplinaire expertise: Met belastingadviseurs, corporate finance specialisten en pensioenadviseurs onder één dak kijken we altijd naar het bredere plaatje
  • AFM-vergunning: We beschikken over de Wta-vergunning van de AFM voor het uitvoeren van jaarrekeningcontroles, wat de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze werkzaamheden waarborgt
  • Hands-on betrokkenheid: Onze accountants en adviseurs denken en handelen als ondernemer en begrijpen de uitdagingen waar groeiende organisaties voor staan

Wil je weten of een vrijwillige controle zinvol is voor jouw organisatie? Of heb je vragen over het verschil tussen een samenstellingsopdracht en een controle? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag om de juiste keuze te maken en met vertrouwen vooruit te kijken.

Gerelateerde artikelen