Hoe vraag ik een accountantsverklaring aan?

8 min

Een accountantsverklaring vraag je aan door contact op te nemen met een accountantsorganisatie die beschikt over de juiste vergunning, zoals een Wta-vergunning van de AFM. Je levert de benodigde financiële documenten aan, waarna de accountant een opdrachtbevestiging opstelt en de werkzaamheden plant. Afhankelijk van het type verklaring dat je nodig hebt, verschilt de omvang van het traject.

Of je nu te maken hebt met een bank die om een controleverklaring vraagt, een subsidieverstrekker die specifieke eisen stelt, of een nieuwe aandeelhouder die zekerheid wil over de cijfers: het begint altijd met het juiste type verklaring en de juiste voorbereiding. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het aanvragen van een accountantsverklaring, van benodigde documenten tot doorlooptijd en wettelijke verplichtingen.

Welke documenten heb je nodig voor een accountantsverklaring?

Voor een accountantsverklaring heb je in de basis de volledige jaarrekening nodig, inclusief balans, winst- en verliesrekening en toelichting. Daarnaast vraagt de accountant om de onderliggende administratie, bankafschriften, contracten en relevante correspondentie met bijvoorbeeld de Belastingdienst of financiers.

De exacte documentatie hangt af van het type verklaring dat wordt afgegeven. Bij een volledige controleopdracht is de informatiebehoefte groter dan bij een samenstellingsopdracht. Over het algemeen kun je rekenen op de volgende documenten:

  • De conceptjaarrekening of de volledige financiële administratie waaruit deze wordt opgesteld
  • Bankafschriften en banksaldi per balansdatum
  • Overeenkomsten en contracten (huur, lening, lease, arbeidsovereenkomsten)
  • Debiteuren- en crediteurenoverzichten
  • Voorraadlijsten en eventuele taxatierapporten
  • Notulen van aandeelhoudersvergaderingen en bestuursbeslissingen
  • Correspondentie met de Belastingdienst, subsidieverstrekkers of toezichthouders
  • Een bevestigingsbrief van het management (Letter of Representation)

Een goede voorbereiding versnelt het proces aanzienlijk. Hoe completer en overzichtelijker je administratie is aangeleverd, hoe soepeler de accountant de werkzaamheden kan uitvoeren. Het loont om al vroeg in het boekjaar af te stemmen welke stukken er precies nodig zijn, zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij de jaarafsluiting.

Wat is het verschil tussen een controleverklaring, een beoordelingsverklaring en een samenstellingsverklaring?

Het belangrijkste verschil zit in de mate van zekerheid die de accountant biedt. Een controleverklaring geeft een redelijke mate van zekerheid, een beoordelingsverklaring geeft een beperkte mate van zekerheid, en een samenstellingsverklaring biedt geen zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening.

Controleverklaring

Bij een controleopdracht voert de registeraccountant uitgebreide werkzaamheden uit om vast te stellen of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de onderneming. Denk aan het toetsen van interne beheersingsmaatregelen, het uitvoeren van steekproeven en het verifiëren van posten bij externe partijen. Dit is het meest intensieve type opdracht en levert de hoogste mate van zekerheid op. Een controleverklaring is verplicht voor controleplichtige ondernemingen en wordt vaak gevraagd door banken bij grotere financieringen.

Beoordelingsverklaring

Een beoordelingsverklaring is minder uitgebreid dan een controleverklaring. De accountant voert analytische werkzaamheden uit en stelt vragen aan het management, maar doet geen diepgaande detailcontroles. Het resultaat is een beperkte mate van zekerheid. Subsidieverstrekkers vragen regelmatig om dit type verklaring bij de verantwoording van subsidiegelden.

Samenstellingsverklaring

Bij een samenstellingsopdracht stelt de accountant de jaarrekening op aan de hand van de door jou aangeleverde gegevens. Er worden geen controle- of beoordelingswerkzaamheden uitgevoerd. De accountant verklaart dat de jaarrekening is samengesteld op basis van de verstrekte informatie. Dit type verklaring is geschikt voor ondernemingen die niet controleplichtig zijn en waarbij externe partijen geen hogere mate van zekerheid vereisen.

Welk type verklaring je nodig hebt, hangt af van je specifieke situatie. Vraagt een bank om een accountantsverklaring? Controleer dan goed welk type verklaring bedoeld wordt, want het maakt een wezenlijk verschil in de omvang van de werkzaamheden.

Hoe lang duurt het om een accountantsverklaring te krijgen?

De doorlooptijd van een accountantsverklaring varieert doorgaans van vier tot twaalf weken, afhankelijk van het type opdracht, de omvang van de organisatie en de kwaliteit van de aangeleverde administratie. Een samenstellingsopdracht is sneller afgerond dan een volledige controleopdracht.

Bij een controleopdracht voor een middelgrote onderneming kun je rekenen op een doorlooptijd van zes tot twaalf weken. Dit komt doordat de accountant uitgebreide werkzaamheden moet uitvoeren, waaronder het toetsen van interne processen, het opvragen van externe bevestigingen en het beoordelen van schattingen en waarderingen. Een beoordelingsopdracht neemt doorgaans vier tot acht weken in beslag, terwijl een samenstellingsopdracht vaak binnen twee tot zes weken kan worden afgerond.

Verschillende factoren beïnvloeden de doorlooptijd:

  • Kwaliteit van de administratie: een goed georganiseerde, complete administratie bespaart veel tijd
  • Beschikbaarheid van het management: de accountant heeft regelmatig overleg nodig met directie en financieel verantwoordelijken
  • Complexiteit van de organisatie: meerdere entiteiten, buitenlandse activiteiten of complexe transacties vergen meer tijd
  • Timing: in de drukke periode rond maart en april kan de doorlooptijd langer zijn doordat veel organisaties tegelijk hun jaarrekening laten opstellen

Een praktische tip: begin op tijd. Door al tijdens het boekjaar een tussentijdse controle (interim-controle) te laten uitvoeren, spreid je de werkzaamheden en verkort je de doorlooptijd na afloop van het boekjaar aanzienlijk.

Wat kost een accountantsverklaring voor een MKB-bedrijf?

De kosten van een accountantsverklaring hangen af van het type verklaring, de omvang en complexiteit van je organisatie, en de staat van je administratie. Een samenstellingsopdracht is minder omvangrijk en daardoor voordeliger dan een volledige controleopdracht.

Accountantskantoren werken doorgaans met een uurtarief of een vaste projectprijs. De totale investering wordt bepaald door het aantal uren dat de accountant aan de opdracht besteedt. Factoren die de kosten beïnvloeden zijn onder andere:

  • Type opdracht: een controleverklaring vergt meer werkzaamheden dan een beoordelings- of samenstellingsverklaring
  • Omvang van de onderneming: meer omzet, meer medewerkers en meer transacties betekent meer werk
  • Kwaliteit van de interne administratie: een overzichtelijke, goed bijgehouden administratie bespaart uren
  • Complexiteit: groepsstructuren, buitenlandse activiteiten of bijzondere transacties verhogen de complexiteit
  • Branchespecifieke vereisten: sommige sectoren kennen aanvullende rapportageverplichtingen

Het is verstandig om vooraf een helder gesprek te voeren met je accountant over de verwachte omvang van de werkzaamheden. Vraag om een duidelijke offerte waarin de scope, het type verklaring en de verwachte investering zijn opgenomen. Zo voorkom je verrassingen achteraf en weet je precies waar je aan toe bent.

Wanneer ben je wettelijk verplicht om een accountantsverklaring te hebben?

Een onderneming is wettelijk controleplichtig wanneer zij gedurende twee opeenvolgende jaren voldoet aan minimaal twee van de volgende drie criteria: een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro, of gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers in dienst.

Deze drempelwaarden zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en bepalen of een onderneming als “groot” of “middelgroot” wordt geclassificeerd. Voldoe je aan de criteria, dan ben je verplicht om een wettelijke controle te laten uitvoeren door een accountantsorganisatie met een Wta-vergunning van de AFM (Autoriteit Financiële Markten).

Naast de wettelijke controleplicht zijn er situaties waarin een accountantsverklaring niet wettelijk verplicht is, maar wel wordt gevraagd door externe partijen:

  • Banken en financiers: bij een financieringsaanvraag vragen banken regelmatig om een controleverklaring of beoordelingsverklaring als voorwaarde
  • Subsidieverstrekkers: bij subsidies boven een bepaald bedrag wordt vaak een accountantsverklaring vereist bij de eindverantwoording
  • Aandeelhouders: nieuwe of bestaande aandeelhouders kunnen een controleverklaring eisen als onderdeel van hun due diligence of als statutaire verplichting
  • Brancheorganisaties en keurmerken: sommige brancheorganisaties stellen een accountantsverklaring als voorwaarde voor lidmaatschap of certificering

Let op: wanneer je organisatie groeit en de drempelwaarden nadert of overschrijdt, is het verstandig om hier tijdig op te anticiperen. Een wettelijke controle vergt voorbereiding, zowel in de inrichting van je administratie als in de planning met je accountant. Door hier proactief mee om te gaan, verloopt de overgang soepel.

Hoe CROP accountants en adviseurs helpt bij jouw accountantsverklaring

Of je nu voor het eerst een accountantsverklaring nodig hebt of overstapt van een andere accountant: bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande expertise van een grote organisatie. Onze registeraccountants behoren tot de top 15 van Nederland en we beschikken over de Wta-vergunning van de AFM voor het uitvoeren van wettelijke controles.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Helder advies over het juiste type verklaring: we beoordelen samen welke verklaring past bij jouw situatie, of het nu gaat om een bank, subsidieverstrekker of aandeelhouder
  • Persoonlijke begeleiding: een vast team dat jouw organisatie kent en meedenkt over de beste aanpak
  • Integrale dienstverlening: van jaarrekening en advies tot fiscale en juridische vraagstukken, alles onder een dak
  • Proactieve planning: we stemmen vroeg in het boekjaar af zodat de doorlooptijd kort blijft en je niet voor verrassingen komt te staan
  • Ondernemersmentaliteit: we denken en handelen als ondernemer, begrijpen de druk van externe partijen en helpen je om met vertrouwen je financieringsaanvraag of subsidieverantwoording tegemoet te treden

Wil je weten welke accountantsverklaring bij jouw situatie past, of ben je benieuwd hoe wij je kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen