Hoe lang duurt een vrijwillige accountantscontrole?

7 min

Een vrijwillige accountantscontrole duurt doorgaans zes tot twaalf weken, gerekend vanaf de planningsfase tot en met de afgifte van de controleverklaring. De exacte doorlooptijd hangt af van factoren zoals de omvang van de organisatie, de kwaliteit van de interne administratie en de beschikbaarheid van het controleteam. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het tijdsverloop, de factoren die meespelen en hoe je als organisatie het proces kunt versnellen.

Welke factoren bepalen de doorlooptijd van een vrijwillige controle?

De doorlooptijd van een vrijwillige controle wordt bepaald door vier hoofdfactoren: de omvang en complexiteit van de organisatie, de kwaliteit van de interne administratie, de beschikbaarheid van sleutelpersonen en de mate waarin de organisatie eerder is gecontroleerd. Hoe beter deze factoren op orde zijn, hoe sneller het proces verloopt.

Omvang en complexiteit van de organisatie

Een organisatie met meerdere entiteiten, buitenlandse activiteiten of complexe financieringsstructuren vraagt meer controlewerkzaamheden dan een eenvoudige BV met overzichtelijke geldstromen. Denk aan consolidatievraagstukken, intercompany-transacties of waarderingsvraagstukken bij vastgoed of intellectueel eigendom. Elk extra aandachtsgebied voegt tijd toe aan de planning, uitvoering en rapportage.

Kwaliteit van de interne administratie

Dit is misschien wel de meest onderschatte factor. Wanneer de boekhouding actueel, volledig en goed gedocumenteerd is, kan het controleteam snel en gericht werken. Ontbreken er onderbouwingen, zijn er veel handmatige correcties nodig of is de administratie niet tijdig afgesloten, dan loopt de doorlooptijd al snel op met enkele weken. Een goed ingericht boekhoudpakket met digitale onderbouwingen maakt een groot verschil.

Beschikbaarheid en samenwerking

Een controle is teamwerk. De accountant heeft regelmatig informatie nodig van de financieel verantwoordelijke, de directie en soms ook van externe partijen zoals banken of juristen. Wanneer antwoorden op vragen snel beschikbaar zijn en afspraken soepel worden gepland, blijft het proces in beweging. Vertraging ontstaat vaak doordat informatieverzoeken blijven liggen of doordat de juiste personen niet bereikbaar zijn.

Hoe ziet het tijdsverloop van een vrijwillige accountantscontrole eruit?

Het tijdsverloop van een vrijwillige accountantscontrole bestaat uit vier opeenvolgende fasen: de planningsfase (een tot twee weken), de interim-controle (twee tot drie weken), de eindejaarscontrole (drie tot vijf weken) en de afrondingsfase met rapportage (een tot twee weken). Samen beslaan deze fasen gemiddeld zes tot twaalf weken.

  1. Planningsfase: De accountant maakt kennis met de organisatie, brengt de risico’s in kaart en stelt een controleplan op. Bij een eerste controle is deze fase intensiever dan bij een terugkerende opdracht.
  2. Interim-controle: Gedurende het boekjaar toetst het controleteam de interne beheersingsmaatregelen en voert het deelwaarnemingen uit. Deze fase kan al plaatsvinden voordat het boekjaar is afgesloten, wat later tijd bespaart.
  3. Eindejaarscontrole: Na het afsluiten van het boekjaar controleert de accountant de jaarrekening op getrouwheid. Dit omvat onder meer de controle van balansposten, de resultatenrekening en de toelichting.
  4. Afronding en rapportage: De bevindingen worden besproken met de directie, eventuele aanpassingen worden verwerkt en de controleverklaring wordt afgegeven.

Bij een vrijwillige controle is er vaak meer flexibiliteit in de planning dan bij een wettelijke controle, omdat er geen strikte wettelijke deadlines gelden. Dat biedt ruimte om het proces goed af te stemmen op de agenda van de organisatie.

Wat is het verschil in doorlooptijd tussen een vrijwillige en een wettelijke controle?

Het belangrijkste verschil in doorlooptijd zit niet in de controlewerkzaamheden zelf, maar in de deadlines en de formele vereisten. Een wettelijke controle is gebonden aan publicatietermijnen en wettelijke kaders, terwijl een vrijwillige controle meer ruimte biedt voor een flexibele planning. De feitelijke controlewerkzaamheden zijn grotendeels vergelijkbaar.

Bij een wettelijke controle moet de jaarrekening binnen de wettelijke termijn worden vastgesteld en gedeponeerd. Dat legt druk op zowel de organisatie als het controleteam. Bij een vrijwillige controle bepalen de organisatie en de accountant samen het gewenste moment van oplevering, bijvoorbeeld afgestemd op een financieringsaanvraag of een verantwoording richting een subsidieverstrekker.

Inhoudelijk volgt een vrijwillige controle dezelfde controlestandaarden als een wettelijke controle. De accountant geeft in beide gevallen een controleverklaring af op basis van dezelfde beroepsregels. Het verschil is dat de aanleiding niet voortkomt uit een wettelijke verplichting, maar uit de behoefte van de organisatie zelf of van externe stakeholders. Juist wanneer een organisatie geen controleplicht heeft, kan een vrijwillige controle toch nuttig zijn om banken, aandeelhouders of subsidieverstrekkers het gewenste vertrouwen te bieden.

Hoe kan een organisatie de doorlooptijd verkorten?

Een organisatie kan de doorlooptijd van een vrijwillige controle aanzienlijk verkorten door de administratie tijdig en volledig af te sluiten, een vast aanspreekpunt aan te wijzen voor het controleteam en al voor de start van de controle de benodigde documentatie te verzamelen. Goede voorbereiding is de sleutel.

  • Sluit de administratie tijdig af: Zorg dat de jaarrekening in concept gereed is voordat de eindejaarscontrole begint. Hoe completer het startpunt, hoe minder heen-en-weer er nodig is.
  • Stel een informatieverzoeklijst op: Vraag de accountant vooraf om een overzicht van alle benodigde documenten en onderbouwingen. Verzamel deze proactief, zodat het controleteam direct aan de slag kan.
  • Wijs een vast aanspreekpunt aan: Een financieel verantwoordelijke die snel kan schakelen en vragen kan beantwoorden, voorkomt dat het proces stil komt te liggen.
  • Maak gebruik van een interim-controle: Door al tijdens het boekjaar een deel van de controlewerkzaamheden uit te voeren, wordt de druk na jaareinde kleiner en de eindejaarscontrole korter.
  • Digitaliseer je administratie: Digitale facturen, bankafschriften en contracten zijn sneller te controleren dan papieren dossiers. Een goed ingericht digitaal archief bespaart het controleteam veel zoektijd.

Organisaties die voor het eerst een vrijwillige controle laten uitvoeren, doen er goed aan om ruim van tevoren in gesprek te gaan met hun accountant. Zo kunnen verwachtingen worden afgestemd en kan het proces soepel verlopen.

Wanneer is het beste moment om een vrijwillige controle te starten?

Het beste moment om een vrijwillige controle te starten is drie tot zes maanden voor de gewenste opleverdatum van de controleverklaring. Dat geeft voldoende ruimte voor een gedegen planning, een eventuele interim-controle en een zorgvuldige eindejaarscontrole zonder onnodige tijdsdruk.

In de praktijk betekent dit dat organisaties met een boekjaar dat op 31 december eindigt, idealiter in het najaar contact opnemen met hun accountant. Dan kan de interim-controle nog voor het jaareinde plaatsvinden en start de eindejaarscontrole in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar. Voor organisaties met een afwijkend boekjaar geldt dezelfde logica: begin ruim voor de afsluiting van het boekjaar.

Het moment waarop je de controle nodig hebt, bepaalt uiteraard ook de planning. Wanneer een bank om een controleverklaring vraagt bij een financieringsaanvraag, is het verstandig om direct in actie te komen. Hoe eerder je begint, hoe meer grip je hebt op het proces en hoe kleiner de kans op vertraging. Wacht je te lang, dan kan het voorkomen dat het controleteam minder snel beschikbaar is, zeker in het drukke voorjaarsseizoen.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij een vrijwillige accountantscontrole

Bij CROP accountants & adviseurs combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande expertise van een grote organisatie. Onze registeraccountants voeren zowel wettelijke als vrijwillige controles uit met een pragmatische, efficiënte werkwijze. Dat betekent: geen onnodige stappen, maar een controle die aansluit bij jouw situatie en de verwachtingen van jouw stakeholders.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Een helder tijdspad: We stemmen de planning af op jouw wensen en deadlines, zodat je precies weet wanneer de controleverklaring gereed is.
  • Pragmatische en efficiënte werkwijze: Onze jaarrekeningcontrole is gericht op kwaliteit en zekerheid, zonder overbodige bureaucratie.
  • Meedenken over het grotere plaatje: Naast de controle brengen we samen met jou de risico’s en kansen in kaart, zodat de controle ook waardevolle inzichten oplevert voor je bedrijfsvoering.
  • Alles onder één dak: Heb je naast de controle ook behoefte aan accountancy en advies op fiscaal, financieel of strategisch vlak? Dan schakelen we direct door naar onze specialisten.

Wil je weten hoe een vrijwillige controle er voor jouw organisatie uitziet en hoelang het traject duurt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen