8 eindejaarstips over belastingen voor werkgevers

1. Loonkostenvoordeel voor lage lonen

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met een loon tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), krijgen een tegemoetkoming in de vorm van het lage-inkomensvoordeel (LIV). Je krijgt het LIV alleen voor werknemers met minimaal 1.248 verloonde uren per jaar. Het gaat daarbij om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren.

Tip! Ga na voor welke werknemers je op grond van het uurloon het loonkostenvoordeel zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen. Zelfs als je je werknemer extra betaald verlof zou geven, tellen de uren mee en kan je het loonkostenvoordeel wellicht toch binnenhalen.

Tip! Is het uurloon te hoog, dan kan je in plaats van loon wellicht gebruikmaken van alternatieven. Denk daarbij aan onbelaste kostenvergoedingen en het onderbrengen van belast loon in de werkkostenregeling. Dit loon telt namelijk niet mee voor de bepaling van het LIV.

Jeugd-LIV
Voor jongeren van 18 t/m 20 jaar geldt een lagere tegemoetkoming in de vorm van het jeugd-LIV. De bedragen voor 2022 vind je in onderstaande tabel. De eis van minstens 1.248 verloonde uren geldt niet voor het jeugd-LIV.

2. Benut je mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Beoordeel je nog resterende vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, en bekijk of zaken die je in 2023 wilt vergoeden/verstrekken nog in 2022 kunnen worden vergoed/verstrekt. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2022 over is, door te schuiven naar 2023.

Tip! Vergeet niet om de vergoeding of verstrekking in je administratie ‘aan te wijzen’ voor toepassing van de WKR en doe dat vóór 31 december 2022.

Houd er rekening mee dat de vrije ruimte in 2023 wordt verruimd. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte dit jaar 1,7% en volgend jaar 3%. Over het meerdere blijft de vrije ruimte 1,18%. Dreig je dit jaar de vrije ruimte juist te overschrijden, overweeg dan vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2023. Dit is uiteraard alleen voordelig als je in 2023 naar verwachting binnen de vrije ruimte blijft.

Tip! Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als je die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%.

3. WKR-concernregeling interessant voor je?

Heb je meerdere bv’s, dan kan je binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte bij een loonsom tot € 400.000, is het gebruik van de concernregeling echter niet altijd voordelig. Als je de concernregeling toepast, kan je namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Vanaf 2023 is dit zelfs 3%. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en je hoeft je keuze pas ná 2022 te bepalen.

4. Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met je personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2023 misschien net zo gezellig als eind 2022. Omdat deze verstrekkingen dan in 2023 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2023.

Let op! Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als je in 2023 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Let op! Het kan aantrekkelijk zijn om de kerstborrel op de eigen werkvloer te houden, omdat er dan sprake is van een nihilwaardering en dus geen gevolgen voor de vrije ruimte heeft. Gaat de borrel op kantoor gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte (mits je dat aanwijst als eindheffingsbestanddeel). Dit is echter altijd aanmerkelijk minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van je vrije ruimte was gekomen. Nodig je ook de partners van de werknemers uit voor het kerstdiner? Dan moet je voor die partners ook € 3,35 rekenen.

5. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer ben je in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij je in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2022 maximaal € 86.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Zijn er voldoende aanwijzingen dat je op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kan je een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Ook moeten de uitgaven hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan en moeten ze ook aan die periode kunnen worden toegerekend. Op deze manier kan je nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst zullen voordoen. De hoogte van de voorziening moet je afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

Let op!  Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat de transitievergoeding betaald moet worden. Je zal dit dus aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie op termijn niet is te voorkomen.

6. Vraag tijdig de WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie. Een WBSO-beschikking heb je ook nodig om toegang te krijgen tot de faciliteit van de innovatiebox voor de vennootschapsbelasting.

Als je innovatieve activiteiten gaat uitvoeren, kan je de WBSO vooraf online aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Aanvragen kan in vier periodes per jaar.

Let op! Aanvragen voor de eerste periode van 2023 moeten uiterlijk 20 december 2022 bij RVO binnen zijn.

7. Verhoging belastingvrije reiskostenvergoeding

Stel je geen vervoersmiddel ter beschikking aan je werknemer, dan kan je de werknemer een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19/km geven. Het maakt daarbij niet uit op welke wijze de werknemer reist. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers. Bij reizen per openbaar vervoer mag je ook de werkelijke kosten vergoeden.

Het bedrag van de belastingvrije vergoeding stijgt in 2023 naar € 0,21/km en in 2024 naar € 0,22/km.

Ga tijdig na of je verplicht bent om hierin mee te gaan. Dan kan je daarmee in je begroting voor volgend jaar rekening houden. Want 2 of 3 cent per kilometer lijkt niet veel, bij veel kilometers kan het toch hard doortellen.

Let op! Je bent als werkgever arbeidsrechtelijk in beginsel niet verplicht dit verhoogde bedrag ook aan je werknemers te betalen. Dit is anders indien in een arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en cao is bepaald dat de maximale fiscale vergoeding moet worden vergoed. In dat geval heb je geen keuze en moet je mee met de verhoging.

8. Beperking 30%-regeling vanaf 2024

Werknemers die van buiten Nederland worden aangeworven om in Nederland te komen werken, maken veel dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Dat mag op declaratiebasis, waarbij dus de werkelijke (kwalificerende) kosten worden vergoed. Makkelijker (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeding (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2024 wordt de maatregel beperkt. Vanaf dat moment mag de 30%-regeling alleen nog maar worden toegepast over maximaal de Balkenende norm (2023: € 223.000). Over het meerdere mag dat dan niet meer. Wel kan er nog altijd voor worden gekozen om de werkelijke kosten te vergoeden. Ook mogen naast de 30%-regeling altijd nog de werkelijke gelden van een internationale school worden vergoed.

Tip! Werknemers die de 30%-regeling al toepassen in 2022, mogen dit nog (zonder de beperking tot de Balkenende-norm) voortzetten in 2024 en 2025 (mits de totale looptijd nog niet is verstreken). Ben je voornemens een werknemer met een dergelijk hoog salaris te werven uit het buitenland, dan kan het dus handig zijn die nog in 2022 in dienst te nemen. Hij kan dan twee jaar langer gebruikmaken van de 30%-regeling.

• Bekijk ook de eindejaarstips voor alle belastingplichtigen, de bv en de dga, automobilisten, woningeigenaren en de tips rondom btw & overdrachtsbelasting en de huidige (energie)crisis in het document Eindejaarstips 2022.