3 keer eindejaarstips rondom loonheffingen

Wat is – als onderneming – slim om dit jaar nog te regelen op fiscaal gebied? In dit artikel delen we onze eindejaarstips rondom loonheffingen. We behandelen de werkkostenregeling, dga’s met studerende kinderen en de thuiswerk- en reiskostenvergoeding.

1. Werkkostenregeling (WKR)

Benut de vrije ruimte in 2021

De vrije ruimte van de WKR is voor 2021 verhoogd naar 3% van de fiscale loonsom over de eerste € 400.000. Boven dit bedrag is de vrije ruimte 1,18%. De verhoging van de vrije ruimte biedt ook dit jaar interessante extra mogelijkheden voor het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen – mits gebruikelijk – in de vrije ruimte. Controleer daarom tijdig of je nog (vrije) ruimte over hebt om de WKR optimaal te benutten en of zaken zijn die je in 2022 wilt vergoeden of verstrekken alvast naar 2021 kunnen worden vervroegd. Naast het naar voren halen van vergoedingen en verstrekkingen kan worden gedacht aan het netto uitbetalen van (een deel van) een kerstbonus of dertiende maand. Dit brengt zowel voor de werknemer als voor de werkgever (geen sociale lasten) voordeel met zich mee.

LET OP!
Het is niet mogelijk om de vrije ruimte door te schuiven naar volgend jaar. Daarnaast wordt de vrije ruimte vanaf 2022 weer verlaagd naar het oorspronkelijke percentage van 1,7% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Beoordeel daarbij ook of je de vergoedingen en verstrekkingen die je in 2021 aan je werknemers hebt gegeven correct hebt verwerkt in de werkkostenregeling en hou voor het aanwijzen van vergoedingen/verstrekkingen en bijvoorbeeld het aanwijzen van een bonus in de vrije ruimte ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium.  Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze onderbrenging op zichzelf ongebruikelijk is en als de omvang ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk.

Tip: Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over de overschrijding.

Concernregeling

Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. De vrije ruimte van alle entiteiten wordt bij elkaar opgeteld. Maak alleen gebruik van de concernregeling binnen de werkkostenregeling indien deze positief voor je uitpakt. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een (aandelen)belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar is vereist.

Door de grotere vrije ruimte dit jaar vanwege de coronacrisis, is het gebruik van de concernregeling echter minder vaak voordelig. Als je de concernregeling toepast, kun je namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en je hoeft je keuze pas in de aangifte van de WKR over 2021 (aangifte februari 2022) te bepalen.

2. Dga met studerende kinderen

Je bent dga bij jouw eigen bv en ontvangt van deze bv jouw salaris. Uit dit nettosalaris betaal je (deels) de studie van jouw kind. Deze financiële ondersteuning kun je fiscaal veel aantrekkelijker doen. Hoe dan? Jouw bv geeft aan jouw kind een studietoelage en jouw kind hoeft helemaal geen werkzaamheden voor de bv te verrichten. Jouw kind wordt fiscaal werknemer van de bv en de studietoelage wordt als loon aangemerkt. Feitelijk is de door de bv in te houden loonheffing € 0 als de vergoeding op jaarbasis maximaal € 7.646 bedraagt en jouw kind bij de bv verzoekt om toepassing van de loonheffingskorting. Kortom: jouw kind kan het bedrag van € 7.646 volledig netto ontvangen en dit bedrag is volledig fiscaal aftrekbaar bij jouw bv.

Als jouw kind nog andere inkomsten uit een bijbaan had, dan is jouw kind mogelijk wel een bedrag aan inkomstenbelasting verschuldigd. Voor de volledigheid merken we op dat de bv ook minder mag betalen dan het maximumbedrag van € 7.646.

3. Thuiswerkvergoeding en samenloop met reiskostenvergoeding

Vanaf 1 januari 2022 is het mogelijk om werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag te verstrekken. Deze vergoeding is bedoeld om de extra kosten die werknemers maken door thuis te werken te compenseren..

Het is daarbij mogelijk om een vaste thuiswerkvergoeding te geven. Voor de vaste thuiswerkvergoeding geldt straks dezelfde systematiek als voor de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Dit betekent dat als de werknemer tenminste 128 dagen thuiswerkt, de werkgever hem een vaste onbelaste vergoeding mag geven op basis van 214 dagen. Werkt de werknemer echter structureel een aantal dagen op een vaste werkplek elders, dan moet deze regel pro rata worden toegepast.

Op de dagen waarop een werknemer thuiswerkt mag vanaf 1 januari 2022 geen vaste vergoeding voor woonwerkverkeer meer worden betaald. Onder de huidige regeling mag een werknemer die fulltime werkt nog tot maximaal 2 dagen per week structureel thuiswerken zonder dat de vaste reiskostenvergoeding kwijt te raken. Dit verandert dus volgend jaar!

Tip: Naast de thuiswerkvergoeding bestaan er voor de inrichting van de werkplek thuis overigens nu al verschillende gerichte vrijstellingen. Hierbij kun je denken aan het (onder voorwaarden) onbelast vergoeden of verstrekken van een bureau, bureaustoel, een computer of de mobiele telefoon.

Tip: Maak een afspraak met je werknemer over het aantal dagen dat de werknemer structureel wekelijks thuis wil werken. Voordeel hiervan is dat de werkgever geen registratie hieromtrent hoeft bij te houden. De werkgever kan op basis van deze afspraak een vaste kostenvergoeding voor het thuiswerken, maar (indien van toepassing) ook voor het woonwerkverkeer, verstrekken aan de werknemer zonder dat er een controle hoeft plaats te vinden. Wanneer een werknemer een enkele keer meer thuiswerkt in plaats van op kantoor of andersom, hoeft de vergoeding niet aangepast te worden. Verandert de verhouding werken op kantoor en thuiswerken structureel, dan zul je de vaste vergoedingen wel moeten aanpassen.

Indien een werknemer op een dag deels thuis werkt en deels op kantoor dan moet een keuze worden gemaakt; de werknemer kan voor die dag of de onbelaste reiskostenvergoeding of de onbelaste thuiswerkvergoeding ontvangen. Het is niet mogelijk om beide vergoedingen op één dag te verstrekken aan de werknemer. Wel is het mogelijk om zakelijke reiskosten, bijvoorbeeld voor een bezoek aan een klant, onbelast te vergoeden op de dag dat de werknemer ook een onbelaste thuiswerkvergoeding ontvangt.

Advies:

Is het de verwachting dat werknemers ook volgend jaar structureel thuis gaan werken, dan is de wijziging in de systematiek van de vaste reiskostenvergoeding voor het woonwerkverkeer, maar ook de invoering van de thuiswerkvergoeding aanleiding om het reispatroon van de werknemers vóór 1 januari 2022 opnieuw in kaart te brengen. Het is immers wellicht niet langer mogelijk om de onbelaste vergoeding voor woonwerkverkeer op dezelfde manier te blijven betalen.

Denk ook goed na over het thuiswerkbeleid voor de werknemers. Naast fiscale aandachtspunten kunnen er ook arbeidsrechtelijke en beleidsmatige aandachtspunten spelen. CROP kan je hierbij ondersteunen en adviseren. Neem hiervoor contact op met je CROP-adviseur of via loonheffingen@crop.nl