Welk type accountantsverklaring vraagt een subsidieverstrekker?

Een subsidieverstrekker vraagt doorgaans om een controleverklaring of een verklaring van feitelijke bevindingen bij de financiële verantwoording van een subsidie. Welk type accountantsverklaring precies nodig is, hangt af van de hoogte van het subsidiebedrag en de voorwaarden die de verstrekker in het accountantsprotocol heeft vastgelegd. Niet elke subsidie vereist dezelfde mate van zekerheid, en het verschil kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de werkzaamheden en doorlooptijd.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over accountantsverklaringen bij subsidies: van de verschillende typen verklaringen tot de kosten, het accountantsprotocol en het juiste moment om een accountant in te schakelen.

Welke soorten accountantsverklaringen bestaan er bij subsidies?

Bij subsidieverantwoordingen komen drie typen accountantsverklaringen voor: de controleverklaring (ook wel accountantsverklaring bij een jaarrekeningsubsidie), de beoordelingsverklaring en het rapport van feitelijke bevindingen. Elk type biedt een ander niveau van zekerheid over de financiële verantwoording.

De controleverklaring biedt de hoogste mate van zekerheid. Hierbij voert een registeraccountant een volledige controle uit op de subsidieverantwoording en geeft een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de besteding. Dit type verklaring wordt vaak gevraagd bij grotere subsidiebedragen.

De beoordelingsverklaring biedt een beperkte mate van zekerheid. De accountant voert minder diepgaande werkzaamheden uit dan bij een controle, maar geeft wel een conclusie over de verantwoording. Dit type is gangbaar bij middelgrote subsidiebedragen.

Het rapport van feitelijke bevindingen is geen verklaring met een oordeel, maar een rapportage waarin de accountant specifieke, vooraf afgesproken werkzaamheden uitvoert en de uitkomsten daarvan rapporteert. De subsidieverstrekker trekt zelf conclusies op basis van die bevindingen. Dit type wordt vaak ingezet bij kleinere subsidies of als aanvulling op andere verantwoordingseisen.

Hoe bepaalt een subsidieverstrekker welk type verklaring nodig is?

Een subsidieverstrekker bepaalt het type verklaring op basis van de hoogte van het subsidiebedrag, het risicoprofiel van de subsidieregeling en de geldende wet- en regelgeving. Hoe hoger het bedrag en hoe groter het publieke belang, hoe meer zekerheid de verstrekker doorgaans verlangt.

Bij veel subsidieregelingen gelden vaste drempelbedragen. Onder een bepaald bedrag volstaat een rapport van feitelijke bevindingen of zelfs alleen een financieel verslag zonder accountantsverklaring. Boven die drempel is een controleverklaring vereist. Deze drempels verschillen per subsidieregeling en per overheidsinstantie.

Daarnaast speelt de aard van de subsidie een rol. Europese subsidies kennen vaak strengere verantwoordingseisen dan gemeentelijke regelingen. Ook de complexiteit van het project en het aantal betrokken partijen kunnen invloed hebben op het gevraagde type verklaring. De subsidieverstrekker legt al deze eisen vast in een accountantsprotocol, dat bij de subsidiebeschikking wordt verstrekt.

Wat staat er in een accountantsprotocol bij een subsidie?

Een accountantsprotocol beschrijft de specifieke eisen en richtlijnen waaraan de accountantscontrole of het onderzoek bij een subsidieverantwoording moet voldoen. Het protocol bepaalt welke werkzaamheden de accountant uitvoert, welke toleranties gelden en hoe de rapportage moet worden ingericht.

In een accountantsprotocol vind je doorgaans de volgende onderdelen:

  • Het type verklaring dat de subsidieverstrekker verwacht (controle, beoordeling of feitelijke bevindingen)
  • De materialiteitsgrens (het bedrag waarboven afwijkingen als materieel worden beschouwd)
  • Specifieke aandachtspunten waarop de accountant moet letten, zoals de rechtmatigheid van bestedingen
  • Het rapportageformat en eventuele modelverklaringen die gebruikt moeten worden
  • De termijn waarbinnen de verklaring moet worden ingediend

Het is belangrijk om het accountantsprotocol al vroeg in het subsidietraject te lezen en te begrijpen. Zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan en kun je de administratie vanaf het begin zo inrichten dat deze aansluit bij de verantwoordingseisen.

Wat kost een accountantsverklaring voor een subsidieverantwoording?

De kosten van een accountantsverklaring bij een subsidie hangen af van het type verklaring, de complexiteit van het project, de kwaliteit van de administratie en de omvang van het subsidiebedrag. Een controleverklaring vergt meer werkzaamheden dan een rapport van feitelijke bevindingen en brengt daardoor hogere kosten met zich mee.

Factoren die de kosten beïnvloeden zijn onder meer:

  • De mate waarin de administratie goed is ingericht en aansluit bij de eisen uit het accountantsprotocol
  • Het aantal subsidievoorwaarden waaraan getoetst moet worden
  • Of er sprake is van meerdere projectpartners of deelnemers
  • De beschikbaarheid van onderliggende documentatie en onderbouwingen

Een goed voorbereide administratie kan de benodigde uren aanzienlijk beperken. Organisaties die hun subsidieadministratie vanaf het begin scheiden van de reguliere boekhouding en alle bewijsstukken gestructureerd bewaren, maken het traject voor zichzelf en hun accountant een stuk efficiënter.

Wat gebeurt er als de verkeerde verklaring wordt ingediend?

Wanneer een organisatie een verkeerd type verklaring indient bij de subsidieverstrekker, wordt de verantwoording doorgaans niet geaccepteerd. De verstrekker kan de organisatie verzoeken alsnog de juiste verklaring aan te leveren, wat extra tijd en kosten met zich meebrengt. In het meest ongunstige geval kan de subsidie geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

Subsidieverstrekkers hanteren strikte deadlines voor het indienen van de financiële verantwoording inclusief accountantsverklaring. Als de verkeerde verklaring pas laat wordt ontdekt, kan het lastig zijn om binnen de gestelde termijn alsnog het juiste type te laten opstellen. Een controleverklaring vergt immers aanzienlijk meer tijd dan een rapport van feitelijke bevindingen.

Het goede nieuws is dat dit eenvoudig te voorkomen is. Door het accountantsprotocol direct bij ontvangst van de subsidiebeschikking te bespreken met je accountant, weet je precies welk type verklaring nodig is. Zo kun je de administratie vanaf dag één goed inrichten en voorkom je onnodige vertraging bij de verantwoording.

Wanneer is het slim om een accountant al bij de subsidieaanvraag te betrekken?

Het is slim om een accountant al bij de subsidieaanvraag te betrekken, nog voordat het project van start gaat. Op dat moment kun je de administratieve inrichting, de begroting en de verantwoordingseisen direct goed afstemmen op wat de subsidieverstrekker verwacht.

Door een accountant vroeg in het proces te betrekken, profiteer je van een aantal concrete voordelen:

  • De begroting sluit aan bij de subsidiabele kostenposten en voorwaarden
  • De administratie wordt vanaf het begin ingericht conform het accountantsprotocol
  • Je weet vooraf welk type accountantsverklaring nodig is en wat dat betekent voor de projectadministratie
  • Tussentijdse controles of reviews zijn eenvoudiger uit te voeren
  • De eindverantwoording verloopt soepeler en sneller

Vooral bij meerjarige subsidieprojecten of projecten met meerdere partners is vroegtijdige betrokkenheid van een accountant waardevol. Zo houd je gedurende het hele traject grip op de verantwoording en voorkom je dat je aan het einde van het project voor een grote inhaalslag staat.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij subsidieverantwoording en accountantsverklaringen

Bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande vaktechnische kennis die nodig is voor complexe subsidieverantwoordingen. Met onze WTA-vergunning van de AFM en een team van registeraccountants dat tot de top 15 van Nederland behoort, bieden we precies de zekerheid die subsidieverstrekkers verwachten.

Wat we concreet voor je kunnen betekenen:

  • Vroegtijdig advies over het juiste type accountantsverklaring bij jouw subsidie, zodat je vanaf het begin weet waar je aan toe bent
  • Hulp bij de inrichting van je subsidieadministratie conform het accountantsprotocol
  • Uitvoering van de controle van de jaarrekening of subsidieverantwoording door ervaren registeraccountants
  • Integrale ondersteuning vanuit ons accountancy- en adviesteam, met korte lijnen naar fiscalisten, juristen en bedrijfsadviseurs
  • Persoonlijke begeleiding gedurende het hele subsidietraject, van aanvraag tot eindverantwoording

We denken en handelen als ondernemer, begrijpen de druk van externe partijen en helpen je helder te maken welke stappen nodig zijn. Wil je weten welke accountantsverklaring jouw subsidieverstrekker verwacht en hoe je je daar het beste op voorbereidt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen