Wat zijn de fiscale risico’s bij een verkeerde bijtelling auto van de zaak?

Een verkeerde bijtelling auto van de zaak leidt tot onjuiste loonheffingen, wat kan resulteren in naheffingsaanslagen van de Belastingdienst, vermeerderd met rente en in sommige gevallen een boete. Het risico treft zowel de werkgever als de werknemer, omdat de bijtelling direct doorwerkt in de verschuldigde loonbelasting en premies. Hieronder lees je hoe hoog naheffingen kunnen oplopen, welke fouten het vaakst voorkomen en hoe je deze fiscale risico’s voorkomt.

Hoe hoog kan een naheffing bij een verkeerde bijtelling oplopen?

Een naheffing bij een verkeerde bijtelling kan aanzienlijk oplopen, omdat de Belastingdienst doorgaans corrigeert over meerdere jaren tegelijk. De naheffing bestaat uit het verschil tussen de afgedragen loonheffing en het bedrag dat verschuldigd had moeten zijn, vermeerderd met belastingrente. Bij verwijtbaarheid kan daar bovendien een verzuimboete of vergrijpboete bovenop komen.

De hoogte van de naheffing hangt af van verschillende factoren:

  • De cataloguswaarde van de auto: hoe hoger de waarde, hoe groter het verschil bij een verkeerd bijtellingspercentage.
  • Het aantal jaren dat de fout heeft voortgeduurd: de Belastingdienst kan tot vijf jaar terugkijken, wat betekent dat een jarenlange fout zich opstapelt.
  • Het verschil tussen het gehanteerde en het juiste percentage: een afwijking van enkele procentpunten vertaalt zich direct in een fors bedrag aan te weinig afgedragen loonheffing.
  • De aard van de fout: bij opzet of grove schuld kan de Belastingdienst een vergrijpboete opleggen die een percentage van de naheffing bedraagt.

Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor de actuele boetepercentages en rentetarieven. Belangrijk om te weten is dat de naheffing in eerste instantie bij de werkgever terechtkomt, omdat deze verantwoordelijk is voor de correcte inhouding en afdracht van loonheffingen. Dat maakt het voor DGA’s en financieel verantwoordelijken extra relevant om de bijtelling goed te administreren.

Welke fouten bij de bijtelling komen het vaakst voor?

De meest voorkomende fouten bij de bijtelling auto van de zaak zijn het hanteren van een verkeerd bijtellingspercentage, het niet correct bijhouden van een rittenregistratie en het te laat doorvoeren van wijzigingen bij wisseling van auto. Deze fouten ontstaan vaak doordat de salarisadministratie intern wordt afgehandeld zonder specialistische kennis.

Verkeerd bijtellingspercentage toegepast

Het bijtellingspercentage is afhankelijk van de CO2-uitstoot en het bouwjaar van de auto. Bij de aanschaf van een nieuwe auto of bij een leasewissel wordt soms het oude percentage aangehouden, of wordt een percentage gebruikt dat bij een andere emissieklasse hoort. Omdat de bijtellingspercentages in de loop der jaren zijn gewijzigd, is het essentieel om bij elke auto het juiste percentage te verifiëren op basis van de datum van eerste tenaamstelling. De actuele percentages zijn te vinden op de website van de Belastingdienst.

Fouten in de rittenregistratie of het ontbreken ervan

Wanneer een werknemer minder dan 500 kilometer privé rijdt per jaar, kan de bijtelling achterwege blijven. Voorwaarde is wel dat dit wordt onderbouwd met een sluitende rittenregistratie of een “Verklaring geen privégebruik auto”. In de praktijk blijkt de rittenregistratie vaak onvolledig of inconsistent te zijn. Denk aan ontbrekende ritten, afgeronde kilometerstanden of het niet vermelden van omrijroutes. Bij een controle kan de Belastingdienst de registratie dan afkeuren, waardoor alsnog de volledige bijtelling van toepassing is over de betreffende periode.

Niet tijdig doorvoeren van wijzigingen

Een veelvoorkomend probleem is dat wijzigingen in het wagenpark niet direct worden verwerkt in de salarisadministratie. Bij een nieuwe leaseauto, een overstap van elektrisch naar hybride, of het inleveren van een auto midden in een periode, moet de bijtelling per maand correct worden aangepast. Wanneer dit niet gebeurt, ontstaan er structurele afwijkingen die zich maand na maand ophopen.

Wat kun je doen om fiscale risico’s bij de bijtelling te voorkomen?

Fiscale risico’s bij de bijtelling voorkom je door het bijtellingspercentage bij elke auto te verifiëren op basis van officiële bronnen, wijzigingen in het wagenpark direct door te voeren in de salarisadministratie en periodiek een controle uit te laten voeren op de juistheid van de loonheffingen. Een proactieve aanpak voorkomt dat fouten zich jarenlang onopgemerkt opstapelen.

Concrete stappen die je als werkgever kunt nemen:

  • Controleer het bijtellingspercentage bij aanvang: verifieer bij elke nieuwe auto het juiste percentage op basis van de datum van eerste tenaamstelling en de CO2-uitstoot. Gebruik hiervoor de gegevens op het kentekenbewijs en de actuele informatie van de Belastingdienst.
  • Richt een helder proces in voor wagenparkwijzigingen: zorg dat er een vaste werkwijze is waarbij elke wijziging in het wagenpark direct wordt doorgegeven aan degene die de salarisadministratie verzorgt.
  • Beoordeel rittenregistraties periodiek: wanneer medewerkers een “Verklaring geen privégebruik auto” hebben, controleer dan regelmatig of de rittenregistratie volledig en consistent is.
  • Laat de salarisadministratie periodiek toetsen: een onafhankelijke controle op de loonheffingen brengt eventuele fouten aan het licht voordat de Belastingdienst dat doet.

Het is daarbij waardevol om de bijtelling niet als losstaand onderdeel te zien, maar als integraal onderdeel van de salarisadministratie. De bijtelling hangt samen met de loonbelasting, premies en de Werkkostenregeling (WKR). Wanneer je deze onderdelen in samenhang beoordeelt, vergroot je de kans dat alles correct wordt verwerkt.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij de bijtelling auto van de zaak

Bij CROP combineren we diepgaande fiscale kennis met een persoonlijke, hands-on aanpak. Onze specialisten op het gebied van salarisadministratie en loonheffingen zorgen ervoor dat de bijtelling auto van de zaak correct wordt verwerkt en dat je als ondernemer rust hebt over de cijfermatige kant van je onderneming.

Wat we concreet voor je kunnen betekenen:

  • Volledige of gedeeltelijke uitbesteding van de salarisadministratie, inclusief correcte verwerking van bijtellingspercentages en wagenparkwijzigingen.
  • Periodieke controle van je loonheffingen, waarbij we proactief signaleren of de bijtelling en andere onderdelen correct zijn verwerkt.
  • Fiscaal advies bij wijzigingen in wet- en regelgeving, zodat je voorbereid bent op veranderingen die invloed hebben op de bijtelling.
  • Multidisciplinaire aanpak waarbij onze fiscale adviseurs, accountants en HR-specialisten samenwerken om het grotere plaatje te overzien.

Met ruim 300 professionals verspreid over vijf vestigingen in het hart van Nederland staan we klaar om je te ondersteunen. Bekijk onze diensten of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe we jouw salarisadministratie kunnen optimaliseren.

Veelgestelde vragen

Kan ik als werknemer ook aansprakelijk worden gesteld voor een verkeerde bijtelling, of is dat alleen de werkgever?

Hoewel de naheffing in eerste instantie bij de werkgever terechtkomt, kan de Belastingdienst de werknemer aansprakelijk stellen als deze bewust onjuiste informatie heeft verstrekt, bijvoorbeeld over privékilometers. Denk aan een situatie waarin je als werknemer een 'Verklaring geen privégebruik auto' hebt afgegeven, maar de auto wel privé gebruikt. In dat geval kan de Belastingdienst de te weinig betaalde belasting bij jou persoonlijk naheffen, inclusief rente en eventueel een boete.

Wat moet ik doen als ik ontdek dat de bijtelling al langere tijd verkeerd is verwerkt?

Neem direct contact op met je salarisadministrateur of fiscaal adviseur om de omvang van de fout in kaart te brengen. Vervolgens kun je via een correctiebericht de eerder ingediende aangiften loonheffingen herstellen. Het is verstandig om dit zelf te melden bij de Belastingdienst via een zogenoemde 'inkeer', omdat vrijwillige melding de kans op een boete aanzienlijk kan verkleinen. Hoe sneller je handelt, hoe kleiner de financiële schade door oplopende belastingrente.

Welke digitale tools of systemen kunnen helpen om fouten in de bijtelling te voorkomen?

Moderne salarissoftware zoals AFAS, Exact of Visma Nmbrs biedt mogelijkheden om bijtellingspercentages automatisch te koppelen aan kentekens en wijzigingen in het wagenpark geautomatiseerd door te voeren. Daarnaast bestaan er apps voor rittenregistratie, zoals MileageWise of Rittenregistratie.nl, die GPS-data gebruiken om een sluitende administratie bij te houden. Het is wel belangrijk om deze systemen periodiek handmatig te controleren, omdat automatisering fouten kan maskeren als de basisgegevens niet correct zijn ingevoerd.

Hoe werkt de bijtelling als een werknemer parttime werkt of de auto slechts een deel van het jaar heeft?

De bijtelling wordt berekend op maandbasis en naar rato toegepast. Als een werknemer halverwege het jaar een auto van de zaak krijgt, geldt de bijtelling alleen over de maanden dat de auto ter beschikking staat. Parttime werken heeft echter géén invloed op de hoogte van de bijtelling: zolang de auto ter beschikking staat, geldt het volledige bijtellingspercentage, ongeacht het aantal werkdagen. Dit is een veelvoorkomend misverstand dat tot verkeerde berekeningen kan leiden.

Kan ik bezwaar maken tegen een naheffingsaanslag van de Belastingdienst als ik het niet eens ben met de correctie?

Ja, je kunt binnen zes weken na dagtekening van de naheffingsaanslag bezwaar maken bij de Belastingdienst. Onderbouw je bezwaar met concrete documentatie, zoals het kentekenbewijs, de rittenregistratie of correspondentie over het bijtellingspercentage. Wordt je bezwaar afgewezen, dan kun je in beroep gaan bij de rechtbank. Het is raadzaam om in deze situatie een fiscaal adviseur in te schakelen, omdat de bewijslast bij naheffingen complex kan zijn.

Verandert het bijtellingspercentage als mijn leasecontract wordt verlengd of als ik dezelfde auto blijf rijden?

Het bijtellingspercentage dat geldt op de datum van eerste tenaamstelling van de auto blijft in principe gedurende 60 maanden (vijf jaar) van toepassing. Na deze periode kan het percentage wijzigen naar het dan geldende tarief voor de betreffende emissieklasse. Bij een verlenging van het leasecontract verandert het percentage dus niet automatisch, maar het is cruciaal om na de 60-maandenperiode te controleren welk percentage van toepassing wordt. Dit wordt in de praktijk vaak over het hoofd gezien.

Hoe ga ik om met een auto die zowel zakelijk als privé wordt gebruikt door meerdere werknemers?

Wanneer een auto van de zaak aan meerdere werknemers ter beschikking wordt gesteld, moet voor iedere werknemer afzonderlijk worden beoordeeld of de bijtelling van toepassing is. Elke werknemer die de auto ook privé mag gebruiken, krijgt in principe de bijtelling toegerekend. In de praktijk is het verstandig om duidelijke afspraken vast te leggen over wie de auto wanneer gebruikt, en per werknemer een aparte rittenregistratie bij te houden als zij onder de 500-kilometergrens willen blijven. Leg deze afspraken schriftelijk vast om discussie met de Belastingdienst te voorkomen.

Gerelateerde artikelen