Tweeluik over reorganisaties: de voorbereiding (1/2)

Om een reorganisatie voor zowel een ondernemer als voor werknemers zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat een reorganisatie vanaf het eerste moment goed geregeld wordt. Het goed regelen van een reorganisatie begint met de voorbereiding.

CROP Legal schrijft een tweeluik over reorganisaties. In dit eerste artikel behandelen wij de voorbereidingsfase van een reorganisatie. Aan bod komen onder meer het reorganisatieplan, de rol van de ondernemingsraad, de Wet melding collectief ontslag en het sociaal plan. In het volgende artikel gaan we in op de implementatiefase van de reorganisatie en het beëindigingstraject bij het ontslag van werknemers. Ook delen we dan een handig reorganisatie stappenplan.

Reorganisatieplan

Een belangrijk document bij een reorganisatie is het reorganisatieplan. Hierin wordt beschreven waarom een reorganisatie moet worden doorgevoerd, wat de reorganisatie inhoudt en welk doel met de reorganisatie wordt bereikt. De juiste formulering en onderbouwing van een reorganisatie in een reorganisatieplan is cruciaal en kan vervolgens worden gebruikt om betrokkenen zoals werknemers, de ondernemingsraad, vakbonden, het UWV en/of aandeelhouders, te overtuigen van de reorganisatienoodzaak.

Omdat het reorganisatieplan de grondslag is voor de beëindiging van arbeidsovereenkomsten, is dit ook een goed moment om te controleren of de personeelsadministratie op orde is. Juist in een reorganisatie bewijzen een volledig en up-to-date personeelsbestand en goede en recente functieomschrijvingen hun noodzaak. In een goed doordacht en onderbouwd reorganisatieplan gaat het nodige huiswerk zitten, maar die tijdsinvestering betaalt zich later zeker uit.

De precieze inhoud en vorm van een reorganisatieplan is onder meer afhankelijk van de complexiteit van de reorganisatie en het aantal betrokken werknemers.

Ondernemingsraad

Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad een adviesrecht bij onder andere een voorgenomen besluit tot reorganisatie. Het is van belang dat de ondernemingsraad nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op het te nemen besluit op het moment dat advies gevraagd wordt. Om die reden is het belangrijk dat de ondernemer zo tijdig mogelijk advies vraagt aan de ondernemingsraad.

Wanneer de ondernemingsraad om advies gevraagd wordt, is het verplicht de redenen van de reorganisatie, de gevolgen daarvan voor de werknemers en hoe die gevolgen zullen worden opgevangen (zoals eventueel ook al benoemd in het reorganisatieplan), duidelijk toe te lichten.

Als ten onrechte geen ondernemingsraad is ingesteld, het besluit tot reorganisatie afwijkt van het advies van de ondernemingsraad of de ondernemingsraad geen invloed meer kan uitoefenen doordat niet tijdig of helemaal geen advies gevraagd is, kunnen betrokkenen een procedure starten bij de rechter. De ondernemer kan dan verplicht worden om (de uitvoering van) het besluit op te schorten en alsnog een ondernemingsraad in te stellen en/of de ondernemingsraad alsnog om advies te vragen of zelfs om het besluit in te trekken en gevolgen van het besluit ongedaan te maken. Het is dus een risico om de ondernemingsraad niet, niet tijdig of niet correct te betrekken bij een reorganisatie.

Bij kleine ondernemingen waar 10 tot 50 personen werkzaam zijn en waarvoor geen ondernemingsraad is ingesteld, bestaat ook de verplichting om advies te vragen aan de werknemers over een voorgenomen besluit dat kan leiden tot verlies van arbeidsplaatsen of een andere belangrijke verandering van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden. Ook bij dit advies is het van belang dat het op een zodanig tijdstip wordt gevraagd dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het besluit.

Wet melding collectief ontslag

Wanneer een ondernemer het voornemen heeft om een groep van 20 of meer werknemers te ontslaan binnen één werkgebied zoals gedefinieerd door het UWV, binnen een periode van drie maanden, is sprake van een collectief ontslag. Let op, ontslag is in dit geval niet alleen een beëindiging via het UWV maar ook een beëindigingsovereenkomst met wederzijds goedvinden of zelfs een substantiële wijziging van de arbeidsovereenkomst. Daar is dus snel aan voldaan.

In het geval van een collectief ontslag heeft dit tot gevolg dat een ondernemer moet voldoen aan een aantal verplichtingen uit de Wet melding collectief ontslag (WMCO).

De belangrijkste verplichting bij een collectief ontslag is dat er een meldingsplicht is aan de belanghebbende verenigingen van werknemers (vakbonden) en het UWV. Deze melding heeft als doel de mogelijkheden te onderzoeken om collectieve ontslagen te voorkomen dan wel te verminderen of de gevolgen te verzachten, bijvoorbeeld door het sluiten van een sociaal plan. De ontslagen kunnen in principe niet eerder plaatsvinden dan één maand na de melding bij de vakbonden en het UWV. Ook de ondernemingsraad moet worden geraadpleegd over het collectief ontslag, maar dit zal vaak al worden gedaan op basis van een adviesaanvraag.

Het is belangrijk om aan bovengenoemde verplichtingen te voldoen en rekening te houden met de maand wachttijd, omdat een werknemer anders het ontslag kan laten vernietigen.

Sociaal plan

Een sociaal plan is niet verplicht maar wordt bij een collectief ontslag wel vaak opgesteld. Zeker als sprake is van een collectief ontslag, wordt vaak een sociaal plan afgesloten met de vakbonden. Maar ook bij ontslag van enkele medewerkers, kan een sociaal plan nuttig zijn. Dit wordt dan vaak afgesloten met de ondernemingsraad of direct gecommuniceerd aan de werknemers.

In een sociaal plan worden de maatregelen vastgesteld voor alle werknemers in plaats van dat dit per individuele werknemer geregeld moet worden. Het voordeel van een sociaal plan is dan ook gelijkheid, zekerheid en duidelijkheid.

In een sociaal plan staan de consequenties van de reorganisatie voor de werknemers en hoe die zullen worden opgevangen, zowel voor het achterblijvende als het vertrekkende personeel. Onderwerpen die vaak aan bod komen zijn herplaatsing, beëindigingsvergoedingen en begeleiding naar nieuw werk.

Afronding

Dit was het eerste artikel in het tweeluik over reorganisaties. In het volgende artikel gaan we in op de implementatiefase van de reorganisatie en het beëindigingstraject bij het ontslag van werknemers. Ook delen we dan een handig reorganisatie stappenplan.

Advies over een reorganisatie?

Wil je binnen je bedrijf een reorganisatie doorvoeren en advies over de mogelijkheden en de te nemen stappen? CROP Legal kan hierbij helpen. Wij kunnen in samenwerking met andere disciplines binnen CROP een reorganisatieplan en sociaal plan opstellen, bepalen of er een collectief ontslag melding moet worden gedaan en de advisering door de ondernemingsraad stroomlijnen.

Neem vooral contact op zodat we kunnen sparren over je specifieke situatie.