Mijn werknemer meldt zich ziek tijdens vakantie: wat nu?

Dit artikel is opgesteld in samenwerking met onze legal afdeling (i.s.m. Carlijn Schreuder-Cobussen)

Verzuimprotocol

Een verzuimprotocol is een overzichtelijke set richtlijnen en procedures die je als werkgever hanteert wanneer een werknemer zich ziekmeldt. Het doel van dit protocol is om duidelijkheid te scheppen voor zowel de werkgever als de werknemer, zodat het proces bij ziekteverzuim efficiënt en uniform verloopt.

Het verzuimprotocol moet voldoen aan de Wet verbetering poortwachter en moet passen bij de interne bedrijfsregels en de bedrijfscultuur. Daarnaast heeft de ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht bij het vaststellen of wijzigen van een verzuimbeleid.

CROP helpt bij het opstellen van een verzuimprotocol dat zowel aan de wet als aan de behoeften van jouw bedrijf voldoet. We kunnen ook adviseren bij het traject met de OR. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Een verzuimprotocol bestaat tenminste uit de volgende elementen:

• Meldingsprocedure ziekte tijdens vakantie:

Werknemers moeten zich ziekmelden volgens dezelfde procedure als normaal, inclusief het verkrijgen van een medische verklaring van een lokale arts. Deze verklaring is nodig om eventueel vakantiedagen om te zetten naar ziektedagen.

Let op: Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je de ziekmelding binnen één week aan de arbodienst van de organisatie doorgeven. Van een werknemer kan dus bijvoorbeeld worden verwacht dat diegene zich, op de eerste doordeweekse dag dat hij/zij ziek is, ziekmeldt voor 10:00 uur.

Als de werknemer niet beter is wanneer de vakantie eindigt, dan moet de hij/zij bewijzen dat hij/zij op medische gronden niet terug naar huis kan reizen. Bij thuiskomst moet de werknemer zo snel mogelijk contact opnemen met de werkgever, zodat er een afspraak kan worden gemaakt voor het spreekuur van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts kijkt opnieuw naar de gezondheid van je werknemer en bepaalt of dit invloed heeft op zijn/haar werk.

• Het aannemen van de ziekmelding:

Vanwege privacyregelgeving mag je als werkgever niet vragen naar het ziektebeeld van de werknemer. Je kan wel informatie opvragen zoals het bereikbare telefoonnummer en (verpleeg)adres, de waarschijnlijke verzuimduur, en of de ziekmelding het gevolg is van een ongeluk. Het is belangrijk om te weten wat wel en niet mag worden gevraagd en geregistreerd.

• Doktersverklaringen en bedrijfsarts:

Als werkgever mag je bepalen wanneer en hoe vaak een werknemer een doktersverklaring moet overleggen en wat de rol van de bedrijfsarts is in het proces. Dit helpt bij het eventueel objectief vaststellen van de arbeidsongeschiktheid.

• Contact tijdens verzuim:

Geef als werkgever aan hoe en wanneer er contact wordt onderhouden met de zieke werknemer. Dit zorgt ervoor dat beide partijen op de hoogte blijven van de situatie en dat er eventueel taken kunnen worden overgedragen of afspraken kunnen worden verzet.

Daarnaast kan het zijn dat er taken moeten worden overgedragen of afspraken moeten worden verzet die na de vakantie gepland staan. Hierover kan een werknemer indien mogelijk ook met een collega contact opnemen.

• Begeleiding en re-integratie:

Geef aan welke stappen ondernomen worden om jouw werknemer te begeleiden en te ondersteunen tijdens zijn/haar ziekteperiode op vakantie. Dit heeft ook betrekking op wat de vervolgstappen na de ziekmelding gaan zijn.

• Verantwoordelijkheden van de werknemer:

Je maakt duidelijk wat er van de werknemer wordt verwacht tijdens de ziekteperiode op vakantie, zoals bereikbaar blijven voor contact en het eventueel regelen van een medische verklaring.

• Verantwoordelijkheden van de werkgever:

Als werkgever beschrijf je jouw verplichtingen, zoals het betalen van loon tijdens ziekte en het aanbieden van ondersteuning en begeleiding.

• Privacy en vertrouwelijkheid:

Het is belangrijk dat het protocol aangeeft hoe omgegaan wordt met de privacy van de zieke werknemer en de vertrouwelijkheid van medische informatie.

Een goed verzuimprotocol helpt om ziekteverzuim tijdens vakanties gestructureerd en transparant te managen, wat vaak bijdraagt aan de re-integratie. Het voorkomt misverstanden en zorgt dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Door een verzuimprotocol op te stellen, laat je als werkgever zien betrokken te zijn bij het welzijn van werknemers. Neem contact op met hradvies@crop.nl om samen te kijken naar hoe dit voor jouw organisatie goed vastgelegd kan worden.

Vakantiedagen of ziektedagen?

Als de werknemer zich ziekmeldt en een doktersverklaring kan overleggen, worden ziektedagen tijdens de vakantie worden niet als vakantiedagen gerekend. Dit betekent dat de werknemer deze vakantiedagen op een later moment kan opnemen. Dit is echter niet altijd het geval.

Soms kunnen ziektedagen van werknemers namelijk worden aangemerkt als vakantiedagen, maar hiervoor gelden twee voorwaarden.

1. Er moet een schriftelijke afspraak zijn in de arbeidsovereenkomst of CAO;
2. het mag alleen gaan om bovenwettelijke vakantiedagen.

Als er vooraf niets is afgesproken, kan je tijdens de ziekmelding met de werknemer afspreken dat hij vakantiedagen opneemt. Gaat de werknemer hiermee niet akkoord en blijft hij/zij ziek tijdens de vakantie, dan worden deze dagen als ziektedagen beschouwd.

Wil een zieke werknemer op vakantie?

Is de medewerker is al ziek voordat hij/zij op vakantie gaat? In dat geval zijn er speciale regels die gelden voor een zieke/re-integrerende medewerker. Neem contact op met hradvies@crop.nl om de casus te bespreken.

Ziekmelding als gevolg van een ongeval

Als de ziekmelding het gevolg is van een ongeval op vakantie, dan moet de ziekte direct op de juiste manier worden gemeld, inclusief een medische verklaring van een lokale arts. Deze informatie helpt bij de officiële registratie en beoordeling van de ziekte. Meld de situatie ook aan de bedrijfsarts voor advies over verdere stappen en aanpassingen bij terugkeer. Zorg ervoor dat alles correct wordt geregistreerd en dat de wettelijke verplichtingen worden nageleefd.

Ziekmelding van een werknemer die onder een vangnetregeling valt

Als een werknemer onder een vangnetregeling valt, zoals bij zwangerschap, orgaandonatie of een andere bijzondere situatie, moet je dit melden bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). Dit moet omdat het invloed heeft op de ziektewetuitkering.

Het UWV betaalt in deze gevallen de uitkering direct aan de werknemer, wat je als werkgever financieel ontlast. Bovendien zorgt deze melding ervoor dat het UWV de administratie correct kan bijhouden en de werknemer de juiste begeleiding kan bieden tijdens het ziekteverlof. Zo verloopt alles volgens de wet- en regelgeving.

Vervaltermijn of verjaringstermijn?

Als het een werknemer redelijkerwijs niet is gelukt om het volledige aantal wettelijke vakantiedagen op te nemen vanwege ziekte tijdens de vakantie, dan geldt de normale vervaltermijn van zes maanden niet en wordt in plaats daarvan de langere verjaringstermijn van vijf jaar van toepassing.

Hulp nodig?

Heb je als werkgever hulp nodig bij het opstellen van- of vragen over een adequaat verzuimprotocol? Of heb je hulp nodig bij het verzuim van (een) werknemer(s), ook als het om verzuim tijdens een vakantie gaat? Neem dan contact met ons op via hradvies@crop.nl. Wij ondersteunen graag!

Bekijk hier meer informatie over onze diensten op het gebied van HR services en Legal.