Kan een medewerker achterstallig loon claimen bij een niet-doorgevoerde CAO-verhoging?

Ja, een medewerker kan achterstallig loon claimen wanneer een CAO-verhoging niet tijdig is doorgevoerd. De werkgever is verplicht het verschil met terugwerkende kracht na te betalen, vaak vermeerderd met wettelijke verhoging en rente. De verjaringstermijn bedraagt doorgaans vijf jaar, waardoor de financiële impact flink kan oplopen.

Voor veel mkb-werkgevers is dit een vervelende verrassing. In de dagelijkse drukte worden CAO-aanpassingen soms over het hoofd gezien, terwijl medewerkers daar wel recht op hebben. Hieronder lees je hoe ver een medewerker kan terugclaimen, welke extra kosten erbij komen en hoe je als werkgever loonclaims kunt voorkomen.

Hoe ver kan een medewerker terugclaimen bij achterstallig loon?

Een medewerker kan tot vijf jaar terug achterstallig loon claimen op basis van de wettelijke verjaringstermijn uit het Burgerlijk Wetboek. Deze termijn begint te lopen op het moment dat het loon opeisbaar was, dus vanaf de datum waarop de CAO-verhoging had moeten worden doorgevoerd.

In de praktijk betekent dit dat wanneer een CAO-wijziging niet is doorgevoerd en een medewerker dit pas jaren later ontdekt, de werkgever het volledige verschil over die gehele periode moet nabetalen. Stel dat een loonsverhoging drie jaar geleden had moeten ingaan: dan heeft de medewerker recht op het verschil over al die maanden. Bij meerdere medewerkers die in dezelfde situatie zitten, kan het totaalbedrag aanzienlijk oplopen.

Belangrijk om te weten is dat de verjaringstermijn per loonbetaling afzonderlijk loopt. Elke maand dat het te lage salaris is uitbetaald, vormt een apart vorderingsmoment. Een medewerker kan de verjaring bovendien stuiten door een schriftelijke aanmaning te sturen, waardoor de termijn opnieuw begint. Werkgevers doen er daarom goed aan om CAO-wijzigingen direct en volledig door te voeren in de salarisadministratie.

Welke extra kosten komen bovenop het achterstallige loon?

Bovenop het achterstallige loon kan een werkgever te maken krijgen met de wettelijke verhoging (tot maximaal 50% van het verschuldigde loon) en de wettelijke rente. Daarnaast kunnen er proceskosten bijkomen wanneer de zaak voor de rechter komt. De totale kosten kunnen daardoor fors hoger uitvallen dan het oorspronkelijke loonverschil.

Wettelijke verhoging

De wettelijke verhoging is geregeld in artikel 7:625 van het Burgerlijk Wetboek en is bedoeld als prikkel voor werkgevers om loon op tijd te betalen. Wanneer loon te laat wordt betaald, kan de medewerker aanspraak maken op een verhoging die oploopt naarmate de vertraging langer duurt. Na de vierde werkdag na de reguliere betaaldag begint de verhoging te lopen, en deze kan oplopen tot 50% van het verschuldigde bedrag. Een rechter heeft de bevoegdheid om dit percentage te matigen, maar in de praktijk wordt bij structurele onderbetaling vaak een substantieel deel toegewezen.

Wettelijke rente en overige kosten

Naast de wettelijke verhoging is de werkgever ook wettelijke rente verschuldigd over het achterstallige loon. De actuele percentages voor de wettelijke rente zijn te vinden op de website van de Rijksoverheid. Wanneer een medewerker een advocaat inschakelt of de zaak voorlegt aan de kantonrechter, komen daar buitengerechtelijke incassokosten en eventuele proceskosten bij. Het loont dus om een loonclaim te voorkomen in plaats van achteraf de financiële gevolgen te dragen.

Hoe voorkom je als werkgever een loonclaim door CAO-wijzigingen?

De meest effectieve manier om loonclaims te voorkomen is het structureel bijhouden en tijdig doorvoeren van CAO-wijzigingen in de salarisadministratie. Dit vraagt om een helder proces, de juiste kennis en bij voorkeur een vast aanspreekpunt dat verantwoordelijk is voor het monitoren van wijzigingen in de toepasselijke CAO.

Veel mkb-werkgevers verwerken de salarisadministratie intern, vaak zonder een dedicated salarisspecialist. Daardoor ontstaat het risico dat CAO-aanpassingen in de waan van de dag worden gemist. Een aantal concrete stappen helpt om dit te voorkomen:

  • Monitor CAO-publicaties actief: Zorg dat iemand binnen de organisatie of een externe partner verantwoordelijk is voor het volgen van nieuwe CAO-afspraken en wijzigingen.
  • Voer wijzigingen direct door: Wacht niet tot het einde van het jaar. Verwerk loonsverhogingen, toeslagen en andere aanpassingen zodra ze van kracht worden.
  • Controleer de salarisadministratie periodiek: Een regelmatige check op de juiste toepassing van loonschalen, premies en inhoudingen voorkomt dat fouten zich opstapelen.
  • Leg afspraken vast: Documenteer welke CAO van toepassing is en wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd, zodat je bij vragen of claims kunt aantonen dat alles correct is verwerkt.
  • Overweeg (gedeeltelijke) uitbesteding: Wanneer de interne kennis of capaciteit tekortschiet, kan het uitbesteden van de salarisadministratie aan een specialist veel problemen voorkomen.

Door proactief te handelen en de salarisadministratie op orde te houden, voorkom je niet alleen loonclaims, maar creëer je ook vertrouwen bij je medewerkers. Zij weten dat hun salaris klopt en dat de organisatie zorgvuldig omgaat met hun arbeidsvoorwaarden.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij het voorkomen van loonclaims

Bij CROP HR Services ondersteunen we mkb-werkgevers bij het correct en tijdig verwerken van de salarisadministratie, inclusief het bijhouden en doorvoeren van CAO-wijzigingen. Onze NIRPA-gecertificeerde salarisprofessionals zorgen ervoor dat je administratie op orde is en blijft. Dit is wat we voor je kunnen betekenen:

  • CAO-wijzigingen bijhouden en na overleg doorvoeren, zodat loonsverhogingen en andere aanpassingen niet worden gemist.
  • Volledige of gedeeltelijke uitbesteding van de salarisadministratie, afgestemd op jouw situatie en wensen.
  • Ondersteuning bij de juiste toepassing van premies en inhoudingen, met een vast aanspreekpunt voor al je salariszaken.
  • Periodieke meldingen aan instanties zoals de Belastingdienst en pensioenfondsen, zodat je aan je verplichtingen voldoet.
  • Overzichten en inzichten in de ontwikkeling van je loonkosten via het salarissysteem NMBRS, met koppelingen naar diverse financiële softwarepakketten.

Wil je weten hoe wij jouw salarisadministratie kunnen ontzorgen? Bekijk ons volledige dienstenaanbod of neem direct contact met ons op. Bij CROP helpen we je graag vooruit met een salarisadministratie waar je op kunt vertrouwen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als een medewerker mij aanspreekt op achterstallig loon?

Neem de claim serieus en reageer snel. Controleer eerst of de claim terecht is door de salarisadministratie te vergelijken met de geldende CAO-schalen over de betreffende periode. Is de claim gegrond, betaal het verschil zo snel mogelijk na om verdere opbouw van wettelijke verhoging en rente te beperken. Schakel bij twijfel een salarisspecialist of juridisch adviseur in om de exacte omvang van de nabetaling te berekenen.

Kan ik als werkgever onderhandelen over de hoogte van de wettelijke verhoging?

Ja, dat is mogelijk. In de praktijk zijn veel medewerkers bereid om een regeling te treffen waarbij de wettelijke verhoging lager uitvalt dan de maximale 50%, zeker wanneer je als werkgever snel en coöperatief handelt. Komt de zaak toch voor de rechter, dan kan de kantonrechter de verhoging matigen op basis van de omstandigheden. Het is echter altijd voordeliger om er onderling uit te komen dan een gerechtelijke procedure af te wachten.

Hoe weet ik welke CAO op mijn bedrijf van toepassing is?

De toepasselijke CAO hangt af van de bedrijfsactiviteiten en de sector waarin je onderneming valt, niet van wat er in de arbeidsovereenkomst staat. Controleer of er een algemeen verbindend verklaarde (AVV) CAO geldt voor jouw sector via de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Twijfel je? Raadpleeg dan een HR-adviseur of werkgeversorganisatie, want het toepassen van de verkeerde CAO kan eveneens leiden tot loonclaims.

Wat als mijn salarissoftware CAO-verhogingen niet automatisch doorvoert?

De meeste salarissoftware voert CAO-wijzigingen niet volledig automatisch door; er is altijd een handmatige controle en invoer nodig. Zorg ervoor dat je bij elke CAO-wijziging de loonschalen, toeslagen en eventuele eenmalige uitkeringen handmatig bijwerkt in het systeem. Stel een herinnering in op de ingangsdatum van nieuwe CAO-afspraken en maak een checklist van alle onderdelen die aangepast moeten worden, zoals uurlonen, vakantiegeld en eindejaarsuitkeringen.

Kunnen ook ex-medewerkers achterstallig loon claimen?

Ja, ook medewerkers die niet meer bij je in dienst zijn kunnen achterstallig loon claimen, zolang de vordering niet is verjaard. De verjaringstermijn van vijf jaar geldt ongeacht of het dienstverband nog loopt. Het is daarom belangrijk om je salarisadministratie ook na uitdiensttreding goed te bewaren, zodat je bij een eventuele claim kunt aantonen dat alles correct is verwerkt.

Hoe voorkom ik dat een fout in de salarisadministratie zich jarenlang opstapelt?

Voer minimaal één keer per jaar een grondige audit uit op je salarisadministratie, bij voorkeur direct na het doorvoeren van CAO-wijzigingen. Vergelijk steekproefsgewijs de uitbetaalde lonen met de geldende CAO-schalen en controleer of alle medewerkers in de juiste loonschaal en trede zijn ingedeeld. Door dit structureel te doen, ontdek je fouten vroegtijdig en beperk je de financiële schade tot een minimum.

Is het verstandig om medewerkers proactief te informeren over CAO-wijzigingen?

Absoluut. Transparante communicatie over doorgevoerde CAO-verhogingen en andere wijzigingen vergroot het vertrouwen en voorkomt misverstanden. Stuur bij elke wijziging een korte toelichting mee met de salarisstrook, waarin je uitlegt wat er is aangepast en per wanneer. Dit laat zien dat je als werkgever zorgvuldig omgaat met de arbeidsvoorwaarden en verkleint de kans op onverwachte claims achteraf.

Gerelateerde artikelen