Is een vrijwillige accountantscontrole nuttig bij een subsidieaanvraag?

7 min

Ja, een vrijwillige accountantscontrole is bij een subsidieaanvraag vaak zeer nuttig, ook als uw organisatie geen wettelijke controleplicht heeft. Subsidieverstrekkers vragen regelmatig om een accountantsverklaring bij de financiële verantwoording, en een vrijwillige controle biedt de zekerheid die nodig is om aan die eisen te voldoen. Bovendien versterkt het uw positie als betrouwbare subsidieontvanger.

Veel directeuren en bestuurders in het hogere MKB ontdekken pas bij de subsidieaanvraag dat er specifieke eisen gelden voor de financiële verantwoording. Dat roept vragen op over het type verklaring, de bijbehorende werkzaamheden en de keuze van de juiste accountant. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom vrijwillige controle en subsidies.

Welke eisen stellen subsidieverstrekkers aan de financiële verantwoording?

Subsidieverstrekkers eisen vrijwel altijd een onafhankelijke financiële verantwoording die aantoont dat de subsidiegelden conform de voorwaarden zijn besteed. Afhankelijk van de omvang van de subsidie en de verstrekkende instantie kan dit variëren van een samenstellingsverklaring tot een volledige controleverklaring van een registeraccountant.

De specifieke eisen verschillen per subsidieregeling, maar er zijn een aantal terugkerende elementen:

  • Controleprotocol: Veel subsidieregelingen bevatten een controleprotocol dat precies beschrijft welke werkzaamheden de accountant moet uitvoeren en welk type verklaring vereist is.
  • Accountantsverklaring: Bij grotere subsidiebedragen wordt doorgaans een accountantsverklaring (controleverklaring) gevraagd, ook als uw organisatie geen wettelijke controleplicht heeft.
  • Specifieke verantwoordingseisen: Subsidieverstrekkers willen vaak zien dat kosten direct herleidbaar zijn naar het gesubsidieerde project, inclusief een urenverantwoording en een overzicht van gemaakte kosten.
  • Tijdigheid: De financiële verantwoording moet binnen een vastgestelde termijn worden ingediend, vaak gekoppeld aan de einddatum van het subsidieproject.

Het is verstandig om al bij de subsidieaanvraag te inventariseren welke verantwoordingseisen gelden. Zo voorkomt u verrassingen achteraf en kunt u uw administratie vanaf het begin inrichten op de eisen van de subsidieverstrekker.

Wat is het verschil tussen een controleverklaring en een samenstellingsverklaring bij subsidies?

Het belangrijkste verschil is de mate van zekerheid die de verklaring biedt. Bij een controleverklaring geeft de accountant een redelijke mate van zekerheid dat de financiële verantwoording geen materiële fouten bevat. Bij een samenstellingsverklaring verricht de accountant geen inhoudelijke controle en geeft hij geen zekerheid over de juistheid van de cijfers.

Controleverklaring

Een controleverklaring (ook wel accountantsverklaring genoemd) is het resultaat van een volledige controleopdracht. De registeraccountant voert hierbij uitgebreide werkzaamheden uit, zoals het toetsen van interne beheersingsmaatregelen, het verifiëren van transacties en het beoordelen van schattingen. Het eindresultaat is een verklaring die een hoge mate van zekerheid biedt aan de subsidieverstrekker. Voor het uitvoeren van wettelijke controles is een vergunning van de AFM vereist.

Samenstellingsverklaring

Bij een samenstellingsopdracht stelt de accountant de financiële verantwoording samen op basis van de door u aangeleverde gegevens. De accountant controleert deze gegevens niet inhoudelijk, maar beoordeelt wel of ze aannemelijk zijn. De zekerheid die een samenstellingsverklaring biedt, is daardoor beperkt. Veel subsidieverstrekkers accepteren deze verklaring alleen bij kleinere subsidiebedragen.

Daarnaast bestaat er nog de beoordelingsverklaring, die qua zekerheid tussen de samenstellingsverklaring en de controleverklaring in zit. Welk type verklaring u nodig heeft, hangt af van het controleprotocol van de betreffende subsidieregeling. Het loont om dit vooraf helder te krijgen, zodat u precies weet welke werkzaamheden nodig zijn.

Wanneer levert een vrijwillige controle een strategisch voordeel op?

Een vrijwillige controle levert strategisch voordeel op wanneer uw organisatie geen wettelijke controleplicht heeft, maar wel te maken krijgt met externe partijen die zekerheid verlangen over uw financiële cijfers. Denk aan subsidieverstrekkers, banken bij financieringsaanvragen of nieuwe aandeelhouders die betrouwbare informatie willen.

Ter referentie: een onderneming is pas wettelijk controleplichtig wanneer zij gedurende twee opeenvolgende jaren voldoet aan minimaal twee van drie criteria: een jaaromzet van meer dan 15 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 7,5 miljoen euro, of gemiddeld 50 of meer fulltime werknemers. Valt uw organisatie onder deze drempels, dan is er geen controleplicht, maar dat betekent niet dat een controle overbodig is.

Een vrijwillige controle biedt in de volgende situaties een duidelijk voordeel:

  • Subsidietrajecten met controleprotocol: Wanneer de subsidieverstrekker een accountantsverklaring vereist, is een vrijwillige controle geen luxe maar een voorwaarde om de subsidie te behouden.
  • Financieringsaanvragen: Banken en andere financiers hechten waarde aan gecontroleerde cijfers. Een vrijwillige controle kan het verschil maken bij het verkrijgen van gunstige financieringsvoorwaarden.
  • Groei en professionalisering: Organisaties die groeien richting de wettelijke drempelwaarden bereiden zich met een vrijwillige controle alvast voor op de controleplicht. Dat maakt de overgang soepeler.
  • Vertrouwen bij stakeholders: Gecontroleerde cijfers versterken het vertrouwen van aandeelhouders, bestuurders en andere belanghebbenden in de financiële gezondheid van uw organisatie.

Een vrijwillige controle is dus geen onnodige kostenpost, maar een investering in de geloofwaardigheid en het vertrouwen dat uw organisatie uitstraalt naar externe partijen.

Wat kost een accountantscontrole bij een subsidietraject?

De kosten van een accountantscontrole bij een subsidietraject hangen af van meerdere factoren, waaronder de omvang van de subsidie, de complexiteit van het project, de kwaliteit van uw administratie en de eisen uit het controleprotocol. Er is daarom geen standaardbedrag te noemen.

Wel zijn er factoren die de omvang van de werkzaamheden en daarmee de investering beïnvloeden:

  • Kwaliteit van de administratie: Een goed ingerichte projectadministratie met heldere kostenallocatie en urenregistratie maakt de controle efficiënter.
  • Complexiteit van het controleprotocol: Sommige subsidieregelingen stellen uitgebreide eisen aan de controle, terwijl andere regelingen beperktere werkzaamheden vereisen.
  • Omvang van het subsidieproject: Grotere projecten met meer transacties en betrokken partijen vragen meer controlewerkzaamheden.
  • Tijdige betrokkenheid van de accountant: Wanneer u de accountant al bij de start van het subsidieproject betrekt, kan de administratie direct goed worden ingericht. Dat bespaart tijd en moeite bij de eindverantwoording.

Het is verstandig om vooraf met uw accountant te bespreken welke werkzaamheden nodig zijn op basis van het controleprotocol. Zo krijgt u vooraf een helder beeld van de investering en voorkomt u onverwachte kosten aan het einde van het traject.

Hoe kiest u de juiste accountant voor subsidiecontrole?

Kies een accountant die beschikt over een AFM-vergunning voor het uitvoeren van wettelijke controles, ervaring heeft met subsidietrajecten en het betreffende controleprotocol kent. Daarnaast is het belangrijk dat de accountant uw branche begrijpt en pragmatisch te werk gaat, zodat de controle efficiënt verloopt.

Let bij uw keuze op de volgende punten:

  • AFM-vergunning: Voor het afgeven van een controleverklaring moet de accountantsorganisatie beschikken over een Wta-vergunning van de AFM. Zonder deze vergunning is de verklaring niet geldig.
  • Ervaring met subsidieprotocollen: Subsidiecontroles kennen specifieke eisen die afwijken van een reguliere jaarrekeningcontrole. Een accountant met ervaring in subsidietrajecten weet precies wat er verwacht wordt.
  • Branchekennis: Een accountant die uw sector kent, begrijpt de context van uw project en kan sneller beoordelen of de verantwoording klopt.
  • Persoonlijke betrokkenheid: Kies een kantoor waar u een vast aanspreekpunt heeft dat uw organisatie leert kennen en meedenkt over de beste aanpak.
  • Brede expertise: Een subsidietraject raakt vaak ook fiscale en juridische vraagstukken. Een kantoor met meerdere specialismen onder één dak kan u integraal adviseren.

Betrek uw accountant zo vroeg mogelijk bij het subsidietraject. Hoe eerder de accountant meekijkt, hoe beter de administratie kan worden ingericht op de verantwoordingseisen. Dat voorkomt discussies achteraf en zorgt voor een soepel verloop van de controle.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt bij subsidiecontrole

Bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande vaktechnische kennis die u nodig heeft bij een subsidiecontrole. Onze registeraccountants hebben ruime ervaring met zowel wettelijke als vrijwillige controles en kennen de eisen die subsidieverstrekkers stellen aan de financiële verantwoording.

Wat u van ons kunt verwachten:

  • Een pragmatische en efficiënte aanpak bij de controle van uw jaarrekening en subsidieverantwoording
  • Vroegtijdige betrokkenheid zodat uw administratie vanaf het begin goed is ingericht op de verantwoordingseisen
  • Een vast aanspreekpunt dat uw organisatie kent en meedenkt over de beste aanpak
  • Brede expertise onder één dak, van accountancy en advies tot fiscale en juridische ondersteuning
  • Een AFM-vergunning (Wta) voor het uitvoeren van wettelijke controles bij reguliere organisaties

Wilt u weten welk type verklaring u nodig heeft voor uw subsidietraject, of bent u benieuwd hoe wij u kunnen ondersteunen bij een vrijwillige controle? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met u mee over de beste aanpak voor uw situatie.

Gerelateerde artikelen