Stappenplan UBO-registratie

Per 27 september 2020 zijn Nederlandse juridische entiteiten verplicht tot registratie in het UBO-register. Uiterlijk 27 maart 2022 moeten ondernemingen en rechtspersonen hun uiteindelijk belanghebben – oftewel UBO’s (ultimate beneficial owners) hebben ingeschreven.

UBO-register

Op grond van Europese richtlijnen worden ondernemingen en rechtspersonen verplicht om hun uiteindelijk belanghebbenden, ofwel UBO’s (ultimate beneficial owners) te registreren. Het doel van het register is transparantie te bieden over de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming om daarmee financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en terrorismefinanciering tegen te gaan.

Stappenplan UBO-registratie

Stap 1: Bepalen wie de UBO’s zijn en de daarbij behorende documenten verzamelen ter onderbouwing van het belang van de UBO’s in de organisatie.

Dit kunnen zijn:

• Uittreksel uit het aandeelhoudersregister (dit is het meest praktische en nodig is de blz. waarop het belang van de desbetreffende UBO ingeschreven staat) of;
• akte van oprichting, waaruit UBO belang blijkt en/of;
• andere notariële akte (bv. aandelenoverdracht) waar huidige UBO-belang uit blijkt en/of;
• aandeelhoudersovereenkomsten e.d. om te kijken of er feitelijke zeggenschap is op basis van een overeenkomst etc.

Stap 2: Zijn er geen UBO’s aan te wijzen, op basis van bovenstaande bepalen wie de pseudo-UBO’s zijn.

Dit zijn alle statutair bestuurders van de desbetreffende organisatie. Is een bestuurder een bv dan wordt elke natuurlijke persoon die behoort tot het statutair bestuur van die bv-bestuurder aangemerkt als pseudo-UBO (dus altijd uitkomen bij een natuurlijk persoon). Wanneer alles is verzameld, kun je per post of online opgave doen.

Bij de opgave per post is nodig:

• Het desbetreffende formulier van de KvK (model 30 bij een bv, bij andere rechtspersonen kunnen andere formulieren noodzakelijk zijn).
• Kopie geldig ID van de UBO’s.
• Kopie geldig ID van de bestuurder die inschrijft.
• Documenten waaruit het belang blijkt van de UBO’s in de organisatie.

Er moet altijd een origineel ondertekend formulier worden ingediend (mag geen kopie handtekening zijn).

Bij een online opgave is nodig:

• DigiD.
• Rekening op naam van de tekenbevoegde (privé, gedeeld of zakelijk), voor het doen van een 1 cent-betaling.
• Pdf van de volgende documenten, max. 9 MB per document:
  • Kopie van een geldig identiteitsbewijs van de UBO’s.
  • Documenten waaruit het belang blijkt van de UBO’s in de organisatie.

Tenslotte:

1. Als alle aandelen in direct bezit zijn van de UBO en deze UBO als enig aandeelhouder staat ingeschreven in het handelsregister, hoeven er geen documenten te worden ingediend waaruit het belang van de UBO blijkt.
2. Als er sprake is van een indirect belang (de aandelen van de ene bv is in handen van een andere bv) dan altijd de documenten als hiervoor vermeld toevoegen en altijd ook een organogram toevoegen.

Gevolgen van de UBO-Implementatiewet

In onderstaande download vind je een overzicht van de gevolgen van de Implementatiewet. Heb je vragen over het UBO-register? Neem dan contact op met een van onze collega’s van CROP Legal.