Is de jaarafsluiting een terugkerend hoofdpijndossier?
De jaarrekening. Voor tal van ondernemingen is het een jaarlijks terugkerend hoofdpijndossier. Doordat informatie ontbreekt of cijfers niet kloppen, gaan documenten vaak talloze keren heen en weer. Het leidt tot frustratie en stress, want de jaarcijfers moeten op een gegeven moment toch klaar zijn.
Maurice van der Sluis, director assurance bij CROP, ziet het regelmatig gebeuren. “Klanten krijgen van de controlerend accountant voor aanvang van de controle van de jaarrekening een checklist. Die noemen we “Prepared by Client List” ofwel “Op te leveren stukken lijst”. Daarin staat precies welke documenten je als klant moet aanleveren om de jaarrekening te kunnen laten controleren door de accountant.”
Dat klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk niet voor iedereen even gemakkelijk. Dat kun je laten oplossen door de controlerend accountant, maar die is daar niet voor bedoeld en ook niet altijd goed voor opgeleid.
Maurice: “Het gevolg is allerlei onderlinge frustraties en ook meerwerk waarover discussie kan ontstaan. Wij schieten te hulp om dit soort situaties te voorkomen.” Daarvoor heeft Maurice een structurele oplossing.
“Pre-audit services is een dienst waarmee je als onderneming de puntjes op de “i” kunt zetten bij de jaarafsluiting en het verzamelen van de gegevens voor de controle van de jaarrekening,” legt Maurice uit.
Jaarafsluitingproces vlottrekken
Onze dienstverlening bij Pre-audit services is tweeledig. Aan de ene kant helpen we onze klanten door ondersteuning te bieden bij het opstellen van het balansdossier voor de controlerend accountant. Aan de andere kant begeleiden we klanten bij het opstellen van het balansdossier, waardoor klanten meer structuur in het proces van jaarafsluiting kunnen brengen en beter begrijpen welke documentatie zij aan moeten leveren voor het begin van de controle. In beide gevallen zorgen we ervoor dat het met de jaarrekening in orde komt.
Dat doen we door de hiaten in de aangeleverde documenten met de klant te bespreken en te analyseren wat de oorzaak daarvan is. Waar zit de fout en hoe kunnen we het oplossen? Op die manier kunnen we het proces van jaarafsluiting vaak binnen een redelijke termijn vlot trekken. Onze doelstelling is te achterhalen waar het precies misgaat. Als we dat samen hebben vastgesteld, gaan we kijken hoe dat ook structureel kan worden verbeterd, zodat klanten en de controlerend accountant niet jaar in, jaar uit tegen hetzelfde aan blijven lopen.
Hoe? Klant aan het roer!
Als klant is het de bedoeling dat je zelf zoveel mogelijk zelf aan de slag gaat. Natuurlijk kunnen we alles voor je oplossen, maar daarmee ben je op de lange termijn niet geholpen. We proberen klanten het dus zoveel mogelijk zelf te laten doen en maken afspraken over de manier waarop we samenwerken, adviseren en monitoren. Zo hebben we klanten die zelf met de “Prepared by Client List” aan het werk zijn en waarmee we wekelijks in een online overleg de voortgang bespreken. Veel bedrijven die we in het begin heel intensief begeleid hebben, kunnen we na enkele jaren grotendeels los laten.
Regie over resultaten
Ondernemers moeten zelf weten hoe ze er financieel voor staan en waar er onzekerheden zitten in hun financiële rapportages. Ik kan je het voorbeeld geven van een bouwbedrijf dat projectmatig werkt. Als daar de jaarafsluiting niet blijkt te kloppen, dan kom je daar in de loop van het nieuwe jaar pas achter tijdens de jaarrekeningcontrole door de accountant. Als dat een langdurig controleproces wordt door veel onderlinge onduidelijkheden, dan kan het zo zijn dat je er ruim een jaar later pas achter komt dat je verlies draait op projecten, waar je dacht winst te maken. Dat wil je niet en kun je dus voorkomen.
Preventieve controle
Bedrijven die problemen ervaren bij de jaarafsluiting en de daarop volgende accountantscontrole, kunnen Pre-audit services inzetten om te analyseren waardoor het probleem wordt veroorzaakt. Zo kom je erachter wat binnen de onderneming de problemen rondom de jaarafsluiting heeft veroorzaakt en kan je werken aan constructieve oplossingen. Dat scheelt een hoop gedoe en stress als het zover is dat de jaarrekening weer gecontroleerd moet worden. We kunnen deze werkzaamheden uitvoeren voor onze huidige klanten, maar ook voor bedrijven waar de controle door een ander accountantskantoor wordt uitgevoerd.
In het geval van klanten waar CROP de controle van de jaarrekening uitvoert, kijken we in iedere situatie in hoeverre CROP de onafhankelijkheid bij de uitvoering van de controle kan waarborgen. Zo houden we ons werk onafhankelijk en transparant.”
Meer informatie?
Wil je meer weten over de mogelijkheden van Pre-audit services? Bel dan naar 033 463 5727 en vraag naar Maurice van der Sluis. Hij is als director Accountancy al bijna 20 jaar verbonden aan CROP en staat je met zijn jarenlange ervaring graag te woord. Je kan hem ook een bericht sturen.
Neem contact op
