Voltreffers scoren met pre-audit als aparte dienst

• Dit artikel is gepubliceerd in Accountancy Vanmorgen.

Een pre-audit draait om het controleklaar maken van de financiële administratie. Medewerkers toetsen die op onvolkomenheden of onduidelijkheden en de controlerend accountant treft daardoor een controlewaardige administratie en jaarrekening aan, die volgens planning gecheckt kan worden. Geen uitloop van werkzaamheden, met alle gevolgen voor meerwerk- en kosten. “Een paar jaar geleden hebben wij de voorbereiding op afstand gezet van de controle”, vertelt Maurice van der Sluis, director assurance bij CROP. “Ondernemers helpen bij de voorbereiding van de controle is een aparte dienst geworden. We hebben daar pilots mee gedraaid en de resultaten waren nog beter dan verwacht.”

Pre-audit

Voor beide partijen is de pre-audit een voltreffer. “Het is een uitkomst voor CROP-medewerkers die zich graag toeleggen op de optimalisatie van financiële processen, het controlewaardig maken van administraties en het samenstellen van jaarrekeningen”, vertelt Jos de Beule, director accountancy en advies van CROP. Vooral omdat elke onderneming en sector eigen vraagstukken hebben. “Op een accountants­kantoor kom je met organisaties in aanraking in alle sectoren, van handel en industrie tot dienstverlening en overheid”, vervolgt hij. “Elk bedrijf is anders, elke ondernemer legt weer andere accenten en elke situatie vraagt om eigen oplossingen. Het is die afwisseling en variatie die de pre-audit en auditpraktijk aantrekkelijk maakt, daarom kiezen veel mensen voor dit werk.”

Compliance

Het controlewerk heeft weer andere uitdagingen, daar draait het om de compliance, het voldoen aan regelgeving. Hoe strikter de controlestandaarden, hoe meer scherpte er nodig is. Maar hoe strenger de regels, hoe groter de kloof tussen controlerend accountant en de ondernemer kan zijn. In het overbruggen van die kloof kan pre-audit een belangrijke bijdrage leveren. “Natuurlijk houden we daarbij de regels van de onafhankelijkheid goed in de gaten voor wat betreft de dienstverlening van de pre-audit”, zegt De Beule. “Pre-audit opdrachten en andere adviesopdrachten worden vooraf afgestemd met onze afdeling compliance.”

Schot in de roos

De pre-audit bleek een schot in de roos. Medewerkers die moeite hadden met het formele controlewerk, voelden opeens hernieuwde energie. Ze konden zich bij de pre-audit volledig toeleggen op het werk waarvoor ze ooit naar CROP waren gekomen. “Er zijn zelfs medewerkers weer terug­gekomen die de organisatie hadden verlaten”, vertelt Van der Sluis. “Nu ze zich volledig met pre-auditwerk kunnen bezighouden, is die aantrekkingskracht van de accountancy weer helemaal terug.” Werkplezier is niet het enige voordeel van de scheiding tussen pre-audit en controle. De pre-audit draagt bij aan efficiency
en kostenbeheersing. Een goed aangeleverde financiële administratie wordt steeds belangrijker voor de planning van de controle. Hoe soepeler de controle, hoe minder meerwerk en dus lagere kosten.

Pre-audit is uitkomst

Voor groeiende mkb-bedrijven is de pre-audit een uitkomst. Vooral als ze nog maar pas de grens voor de wettelijke controle zijn gepasseerd of die grens met rasse schreden zien naderen. “Onze medewerkers helpen ondernemers niet alleen om hun administraties controleklaar te maken”, zegt Van der Sluis. “Ze helpen ook om administraties zo op te zetten dat de ondernemer meer inzicht heeft in zijn tussentijdse resultaten en eventuele issues bij de jaarrekeningcontrole al ver voor de feitelijke controle op te lossen. We zien in dergelijke situaties dat na verloop van tijd steeds minder aanpassingen nodig zijn. Bijkomend voordeel is dat door de inzet van pre-audit services de administratieve medewerkers van het bedrijf kennis en kunde op doen, zodat het niveau van interne oplevering van stukken jaarlijks verbetert.”

Verlichting werkdruk

De pre-audit leidt dan ook tot verlichting van de werkdruk en vermindert de kosten. Die besparing komt mede doordat de pre-audit met andere deadlines werkt dan de accountantscontrole.
“De pre-audit voer je uit in de loop van het jaar”, zegt Jos de Beule. “Dat betekent dat de werkzaamheden niet allemaal samen hoeven te komen in het voorjaar, de drukste periode rond het controlewerk. De pre-audit legt daardoor minder beslag op de kostbare tijd en inzet van de ondernemer.” En ook de controlerend accountant wordt blij van de pre-audit.

“Deze werkwijze vraagt om een goede afstemming tussen onze pre-auditpraktijk, de financiële afdeling van de ondernemer en de controlerend accountant, die ook van een ander accountantskantoor kan komen”, zegt Van der Sluis. “Communicatie wordt steeds belangrijker. Onze medewerkers begeleiden ondernemers bij de stappen die nodig zijn om de administratie en de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ondernemers ervaren dat de pre-audit werkt en schenken ons het vertrouwen. Ook bij andere vragen roepen ze onze hulp in. Ze zien ons als hun logische adviseur en dat is ook wat we zijn.”