Geeft een vrijwillige controle meer zekerheid over de interne processen?

8 min

Ja, een vrijwillige controle legt concrete verbeterpunten bloot in je interne processen, zelfs wanneer je organisatie geen wettelijke controleplicht heeft. Een onafhankelijke accountant beoordeelt niet alleen de cijfers, maar kijkt ook kritisch naar de administratieve organisatie, interne beheersing en de betrouwbaarheid van je financiële informatiestromen. Daarmee krijg je als ondernemer grip op risico’s die anders onzichtbaar blijven.

Steeds meer groeiende ondernemingen en non-profitorganisaties kiezen bewust voor een vrijwillige controle, ook als de wet dat niet vereist. De redenen lopen uiteen: van het versterken van het vertrouwen bij banken en aandeelhouders tot het professionaliseren van de eigen bedrijfsvoering. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over wat een vrijwillige controle oplevert voor je interne processen, hoe deze zich verhoudt tot andere opdrachten en waar je op kunt letten bij de investering.

Welke zwakke plekken legt een vrijwillige controle bloot?

Een vrijwillige controle brengt tekortkomingen aan het licht in je administratieve organisatie, interne beheersingsmaatregelen en de vastlegging van financiële transacties. Denk aan functiescheidingen die ontbreken, autorisatieprocedures die niet worden nageleefd of handmatige processen die foutgevoelig zijn. De accountant rapporteert deze bevindingen in een managementletter, zodat je gericht kunt verbeteren.

Tijdens de controle toetst de accountant of de interne processen voldoende waarborgen bieden voor een betrouwbare financiële verantwoording. Dat gaat verder dan alleen het controleren van de cijfers in de jaarrekening. De accountant kijkt bijvoorbeeld naar:

  • De opzet en werking van functiescheidingen binnen inkoop, verkoop en betalingsverkeer
  • De betrouwbaarheid van IT-systemen en de toegangsbeveiliging van financiële applicaties
  • De kwaliteit van voorraadregistraties, debiteurenbeheer en crediteurenafhandeling
  • De mate waarin interne richtlijnen en procedures daadwerkelijk worden gevolgd
  • Risico’s rondom fraudepreventie en de naleving van wet- en regelgeving

Voor organisaties die geen controleplicht hebben, maar toch een vrijwillige controle laten uitvoeren, zijn deze inzichten bijzonder waardevol. Juist in groeiende ondernemingen veranderen processen snel, terwijl de interne beheersing daar niet altijd in meegaat. Een vrijwillige controle fungeert dan als een objectieve spiegel die laat zien waar de organisatie kwetsbaar is en waar concrete verbeteringen mogelijk zijn.

Wat is het verschil tussen een vrijwillige controle en een interne audit?

Het belangrijkste verschil is dat een vrijwillige controle wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, externe registeraccountant die een accountantsverklaring afgeeft over de jaarrekening, terwijl een interne audit wordt uitgevoerd door medewerkers binnen de eigen organisatie (of een ingehuurde partij) en zich richt op het evalueren en verbeteren van interne processen zonder een formele verklaring af te geven.

Vrijwillige controle door een externe accountant

Bij een vrijwillige controle past de registeraccountant dezelfde controlestandaarden toe als bij een wettelijke controle. Het verschil zit uitsluitend in de aanleiding: bij een wettelijke controle schrijft de wet de controle voor, terwijl je bij een vrijwillige controle zelf kiest voor dit niveau van zekerheid. De accountant geeft na afloop een controleverklaring af die bruikbaar is voor externe partijen zoals banken, subsidieverstrekkers en aandeelhouders. Daarnaast ontvangt het management doorgaans een managementletter met bevindingen over de interne beheersing.

Interne audit vanuit de eigen organisatie

Een interne audit richt zich primair op het toetsen en verbeteren van bedrijfsprocessen, risicobeheersing en governance. De interne auditor rapporteert aan het management of de raad van toezicht en heeft geen wettelijk kader voor het afgeven van een verklaring aan derden. Interne audits zijn flexibeler in scope: je kunt ze richten op specifieke processen, afdelingen of thema’s. Voor veel MKB-organisaties is een volwaardige interne auditfunctie echter niet haalbaar vanwege de omvang van de organisatie.

In de praktijk vullen beide vormen elkaar goed aan. De vrijwillige controle biedt externe zekerheid en een onafhankelijk oordeel, terwijl een interne audit dieper kan ingaan op operationele verbeteringen. Voor ondernemingen zonder controleplicht die toch een vrijwillige controle nuttig vinden, levert de combinatie het meeste op.

Hoe verbetert een vrijwillige controle de betrouwbaarheid van managementinformatie?

Een vrijwillige controle verbetert de betrouwbaarheid van managementinformatie doordat de accountant de onderliggende data, processen en aannames toetst waarop je sturingsinformatie is gebaseerd. Fouten in de brondata, onjuiste waarderingsgrondslagen of gebrekkige aansluiting tussen systemen komen aan het licht, waardoor je beslissingen kunt nemen op basis van betrouwbare cijfers.

Veel directeuren en financieel verantwoordelijken vertrouwen dagelijks op dashboards, rapportages en tussentijdse cijfers. Maar hoe betrouwbaar is die informatie werkelijk? Wanneer de jaarrekening niet wordt gecontroleerd, ontbreekt een onafhankelijke toets op de kwaliteit van de financiële informatievoorziening. Een vrijwillige controle vult dat gat.

Concreet draagt de controle op de volgende manieren bij aan betere managementinformatie:

  1. Toetsing van waarderingsgrondslagen: De accountant beoordeelt of activa, passiva en resultaten op de juiste manier worden gewaardeerd en of de gehanteerde grondslagen consistent worden toegepast.
  2. Verificatie van data-integriteit: Door steekproeven en data-analyses controleert de accountant of de gegevens in je financiële systemen volledig, juist en tijdig zijn verwerkt.
  3. Signalering van systeemrisico’s: De accountant kijkt naar de betrouwbaarheid van IT-systemen en de wijze waarop data tussen systemen worden uitgewisseld, zodat je weet of je rapportages op een solide fundament staan.
  4. Aanbevelingen voor procesverbetering: De managementletter bevat concrete suggesties om de kwaliteit van de financiële informatievoorziening structureel te verbeteren.

Het resultaat is dat je als ondernemer met meer vertrouwen kunt sturen op je cijfers. Dat geeft niet alleen rust, maar ook energie om vooruit te kijken en strategische beslissingen te nemen op basis van een stevige, getoetste basis.

Wanneer is een vrijwillige controle zinvoller dan een samenstellings- of beoordelingsopdracht?

Een vrijwillige controle is zinvoller dan een samenstellings- of beoordelingsopdracht wanneer externe partijen een hoog niveau van zekerheid verlangen over je financiële verantwoording, of wanneer je als organisatie behoefte hebt aan een diepgaande, onafhankelijke toets van zowel de cijfers als de onderliggende processen. Denk aan situaties waarin een bank, subsidieverstrekker of nieuwe aandeelhouder expliciet om een controleverklaring vraagt.

Om de keuze helder te maken, is het goed om de drie opdrachttypes naast elkaar te leggen:

  • Samenstellingsopdracht: De accountant stelt de jaarrekening op basis van door jou aangeleverde gegevens samen. Er wordt geen zekerheid verstrekt over de getrouwheid van de cijfers. Dit is het basisniveau.
  • Beoordelingsopdracht: De accountant voert beperkte werkzaamheden uit, zoals cijferanalyses en het stellen van vragen aan het management. Dit levert een beperkte mate van zekerheid op.
  • Controleopdracht (vrijwillig of wettelijk): De accountant voert uitgebreide controlewerkzaamheden uit en geeft een redelijke mate van zekerheid. Dit is het hoogste niveau van assurance.

Een vrijwillige controle is met name zinvol in de volgende situaties:

  • Je organisatie groeit richting de wettelijke drempelwaarden (omzet boven 15 miljoen euro, balanstotaal boven 7,5 miljoen euro of 50 of meer werknemers) en je wilt alvast voorbereid zijn
  • Een financier of subsidieverstrekker vraagt om een accountantsverklaring bij de jaarrekening
  • Er treden nieuwe aandeelhouders toe die zekerheid willen over de betrouwbaarheid van de cijfers
  • Je wilt als directie of bestuur een onafhankelijk oordeel over de kwaliteit van de interne beheersing
  • De organisatie heeft een fusie, overname of herstructurering achter de rug en de processen moeten opnieuw worden getoetst

Wanneer geen van deze situaties speelt en externe partijen geen specifieke eisen stellen, kan een beoordelingsopdracht een passend en efficiënt alternatief zijn. Het draait om de vraag welk niveau van zekerheid jouw stakeholders nodig hebben.

Wat kost een vrijwillige controle en welke factoren bepalen de prijs?

De kosten van een vrijwillige controle worden bepaald door de omvang en complexiteit van je organisatie, de kwaliteit van je interne administratie, het aantal entiteiten dat moet worden gecontroleerd en de sector waarin je opereert. Er is geen standaardtarief: elke controle wordt op maat ingericht op basis van een inschatting van de benodigde werkzaamheden.

De belangrijkste factoren die de investering beïnvloeden, zijn:

  • Omvang van de organisatie: Het aantal transacties, de hoogte van de omzet en het balanstotaal bepalen de diepgang van de controle.
  • Complexiteit van de bedrijfsstructuur: Meerdere entiteiten, buitenlandse activiteiten of complexe financieringsconstructies vragen meer controlewerkzaamheden.
  • Kwaliteit van de interne administratie: Een goed georganiseerde administratie met heldere processen en betrouwbare systemen versnelt de controle aanzienlijk. Investeren in je administratieve organisatie betaalt zich hier direct terug.
  • Sectorspecifieke vereisten: Bepaalde sectoren, zoals de non-profitsector of organisaties met subsidiestromen, kennen aanvullende verantwoordingseisen die de scope van de controle vergroten.
  • Mate van IT-afhankelijkheid: Wanneer financiële processen sterk geautomatiseerd zijn, kan een aanvullende beoordeling van IT-systemen nodig zijn.

Een goede accountant bespreekt vooraf transparant welke werkzaamheden nodig zijn en wat de verwachte investering is. Zo voorkom je verrassingen en kun je een weloverwogen keuze maken. Het helpt om de kosten van een vrijwillige controle af te zetten tegen de waarde die het oplevert: betrouwbare cijfers, versterkt vertrouwen bij stakeholders en concrete verbeterpunten voor je bedrijfsvoering.

Hoe CROP accountants en adviseurs helpt met een vrijwillige controle

Bij CROP combineren we de persoonlijke aanpak van een middelgroot kantoor met de diepgaande vaktechnische kennis die je van een grote organisatie mag verwachten. Met onze jaarrekeningcontrole bieden we een pragmatische en efficiënte werkwijze, of het nu gaat om een wettelijke of vrijwillige controle. Onze registeraccountants passen de geldende controlestandaarden toe en kijken verder dan alleen de cijfers.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Een onafhankelijke controle uitgevoerd door registeraccountants, ondersteund door onze AFM-vergunning (Wta)
  • Een heldere managementletter met concrete aanbevelingen voor je interne processen
  • Aandacht voor IT-risico’s en de betrouwbaarheid van je digitale informatievoorziening
  • Een multidisciplinair team dat meedenkt over je langetermijndoelstellingen en de risico’s die daarbij spelen
  • Transparante communicatie over de scope en de verwachte investering, zonder verrassingen achteraf

We denken en handelen als ondernemer, omdat we dat al meer dan vijftig jaar zelf zijn. Daardoor begrijpen we de druk van externe partijen en helpen we je helder te maken welk type opdracht daadwerkelijk past bij jouw situatie. Wil je weten of een vrijwillige controle voor jouw organisatie zinvol is? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen