Digital Nomads en de Loonheffingen

Als Corona een ding duidelijk heeft gemaakt, is dat werken op kantoor allesbehalve nodig is om op een goede manier je werk te kunnen doen. Thuiswerken bevalt de meeste werknemers prima en ook werkgevers zien er veelal de voordelen van in. Waar dat huis dan precies staat, is minder van belang. Zolang er maar stabiel internet is en bij voorkeur goede koffie. We kennen natuurlijk al langer het fenomeen ‘Workation’ maar met name het laatste jaar zien we dat werknemers voor een langere duur en soms zelfs permanent de landsgrenzen achter zich laten om vanuit het buitenland voor de baas in Nederland werk te verrichten.

Natuurlijk allemaal heel mooi om vanuit je houten huis op de Lofoten die videovergadering te doen of om dat memo te schrijven vanuit je hangmat aan het strand op een Caribisch eiland. Wat veel werknemers en soms ook werkgevers echter vergeten, is dat werken vanuit het buitenland ook (vergaande) fiscale consequenties kan hebben.

Directe fiscale gevolgen

Een eerste vraag waar iedere werknemer maar ook werkgever mee te maken krijgt, is de vraag waar de werknemer belasting dient te voldoen over zijn of haar inkomen. Gaat een werknemer voor langere tijd naar het buitenland om te werken, dan kan het zo zijn dat hij of zij vanaf dag 1 belastingplichtig is in dat land. In de verloning zal hier rekening mee gehouden moeten worden door geen Nederlandse loonbelasting meer in te houden op het bruto salaris van de werknemer.

Afhankelijk naar welk land de werknemer vertrekt, dien je je daarnaast als werkgever te melden als inhoudingsplichtige in dat land en te voldoen aan alle verplichtingen die daarmee samenhangen zoals het voeren van een (schaduw) salarisadministratie en de afdracht van lokale heffingen. Dit brengt vaak additionele kosten met zich mee.

Een tweede vraag die gesteld dient te worden, is onder welk sociaal zekerheidsstelsel je valt. Binnen de EU is een verordening van toepassing die bepaalt dat je als werknemer maar in één land verplicht verzekerd kunt zijn, hoewel de stelsels flink van elkaar verschillen en de sociale zekerheid in sommige landen erg duur is. Waar je buiten de EU sociaal verzekerd bent, is afhankelijk van de vraag of Nederland een verdrag met een land heeft gesloten en het sociale stelsel in dat land. Mogelijk kan de werknemer daarbij sociaal verzekerd blijven in Nederland. Ook kan het gebeuren dat de werknemer in het andere land sociaal verzekerd raakt. In dat geval is de werkgever ook vaak verplicht om zich in het land te registreren voor de afdracht van sociale zekerheidspremies.

Afhankelijk van je werkzaamheden en de vormgeving daarvan kan er daarnaast voor de werkgever een vaste inrichting in het buitenland ontstaan, waardoor er mogelijk ook registratieverplichtingen voor de btw en vennootschapsbelasting gaan spelen.

Ook kunnen er diverse arbeidsrechtelijke en meldingsverplichtingen ontstaan in het werkland waar de werkgever aan moet voldoen. Dit is sterk afhankelijk van de feitelijke situatie.

Indirecte gevolgen

Naast de directe fiscale gevolgen, kan het werken over de grens ook andere gevolgen hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de situatie dat werknemers niet meer onder de bedrijfspensioenregeling vallen. Een ander voorbeeld is dat diverse verzekeringen die je als werkgever voor de werknemer hebt afgesloten, niet altijd dekking bieden mocht een werknemer buiten de landsgrenzen iets overkomen.

Ons advies

Wij adviseren je als werkgever bovenstaande aandachtspunten mee te nemen in de besluitvorming of een werknemer voor langere duur over de grens mag werken en je hier goed over te laten informeren. CROP kan je in detail adviseren over de verplichtingen en aandachtspunten in de verschillende landen. Daarnaast adviseren wij je als werkgever na te denken over beleid rondom het werken over de grens. Op beide punten gaan wij als CROP graag met je in gesprek.