De werkkostenregeling (WKR): inzicht en toepassing

Het uitgangspunt van de Wet op Loonbelasting is dat alles wat je aan je werknemer verstrekt, vergoedt, of ter beschikking stelt, loon is. Via de WKR kunnen werkgevers echter bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan werknemers geven, zolang deze binnen de kaders van de regeling vallen. De WKR regelt welke delen van de loonkosten belast zijn, welke delen vrijgesteld zijn van belasting en welk deel kan worden toegewezen aan de vrije ruimte.

Optimaal gebruik maken van de WKR?

De wijze waarop de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers worden toegekend en of dit op of buiten de werkplek is, kan voor de WKR leiden tot een andere fiscale waardering. Daardoor zijn er verschillende mogelijkheden om het gebruik van de WKR te optimaliseren en de vrije ruimte zo effectief mogelijk in te zetten. We delen graag enkele mogelijkheden in dit artikel.

Hoe werkt de WKR?

Als werkgever zijnde kan je onbelast vergoedingen geven. Hiervoor moet het totale bedrag wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend aan de hand van de fiscale loonsom van alle medewerkers samen.

Vrije ruimte

Binnen de WKR kan je een bepaald bedrag, de ‘vrije ruimte’, belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. De vrije ruimte is afhankelijk van de fiscale loonsom van jouw bedrijf: 2% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere (voor 2025).

Overschrijdt het totaal aan aangewezen onbelaste vergoedingen de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Gerichte vrijstellingen

Naast de vrije ruimte kent de WKR gerichte vrijstellingen. Dit zijn specifieke vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen die als loon worden beschouwd, maar onbelast kunnen worden gegeven zonder de vrije ruimte te raken. De werkgever moet deze vooraf aanwijzen. Een voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding voor eigen vervoer tot een maximum van EUR 0,23 per kilometer (2025).

Nihilwaarderingen

Bepaalde voorzieningen op de werkplek vallen onder de nihilwaardering: ze worden op € 0 gewaardeerd en belasten de vrije ruimte niet. Dit geldt alleen voor verstrekkingen in natura, niet voor verstrekkingen in geld. Hieronder vallen bijvoorbeeld arbovoorzieningen op of buiten de werkplek of consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer voorschiet namens de werkgever en die direct verband houden met de bedrijfsvoering. Ze worden niet als loon gezien en vallen buiten de WKR. Denk aan voorgeschoten benzine voor de auto van de zaak, relatiegeschenken of in specifieke situaties .

Formele vereisten voor het aanwijzen binnen de WKR

In beginsel zijn alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen belast als loon bij de werknemer. Alleen als u ervoor kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kunt u de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen. Deze keuze dient te worden gemaakt vóórdat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de werknemer wordt toegekend.

Naast het vooraf aanwijzen, moet het aanwijzen op zichzelf ook gebruikelijk zijn. Dit houdt in dat dergelijke vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger mogen zijn dan wat in vergelijkbare omstandigheden als gebruikelijk wordt beschouwd.

Bij de beoordeling van wat gebruikelijk is, dient een vergelijking te worden gemaakt met andere werknemers in vergelijkbare situaties. Omdat dit lastig is, hanteert de Belastingdienst hierbij een doelmatigheidsgrens. Vergoedingen van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in beginsel als gebruikelijk beschouwd. Voor gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen wordt verondersteld dat zij ongeacht de hoogte gebruikelijk zijn voor zover aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling wordt voldaan.

Aandachtspunten voor werkgevers

• Administratie: Zorg voor een duidelijke administratie waarin vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen correct worden aangewezen en geregistreerd. De waarde van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wordt in principe bepaald door de factuurwaarde inclusief btw.
• Coördinatie: zorg voor goede coördinatie tussen de verschillende afdelingen (zoals HR, financiële administratie en salarisadministratie) die betrokken zijn bij de WKR.
• Gebruikelijkheid: houd rekening met de gebruikelijkheidstoets bij het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte.
• Jaarlijkse afrekening: wees tijdig voorbereid op de jaarlijkse afrekening en de mogelijke eindheffing.

Benieuwd naar deze en andere mogelijkheden, wil je meer informatie of heb je vragen, neem contact op met Heleen Goeting of je eigen CROP contactpersoon.