Wat moet ik rapporteren als mijn bedrijf onder de CSRD valt?

8 min

Als de CSRD geldt voor jouw bedrijf, rapporteer je in het bestuursverslag over de impact van je onderneming op milieu, mens en samenleving, volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze rapportage omvat twaalf standaarden met honderden zogeheten Disclosure Requirements, verdeeld over de ESG-categorieën Environmental, Social en Governance. Welke onderdelen precies van toepassing zijn, hangt af van een dubbele materialiteitsanalyse die je als bedrijf zelf uitvoert. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over wat je concreet moet rapporteren.

Welke ESRS-standaarden zijn verplicht en welke niet?

De ESRS kent twee overkoepelende standaarden die voor elke rapportageplichtige onderneming gelden: ESRS 1 (algemene vereisten) en ESRS 2 (algemene toelichtingen). Daarnaast zijn er tien thematische standaarden, verdeeld over milieu, sociaal en governance, die je toepast op basis van je materialiteitsanalyse. Niet elke thematische standaard is dus automatisch verplicht.

De tien thematische standaarden bestrijken onderwerpen als klimaatverandering, vervuiling, watergebruik, biodiversiteit, arbeidsomstandigheden, gelijke behandeling en bedrijfsethiek. Of een standaard relevant is voor jouw organisatie, bepaal je door te beoordelen of het onderwerp materieel is vanuit het perspectief van je bedrijfsactiviteiten en je waardeketen. Dat maakt de materialiteitsanalyse het startpunt van je hele rapportageproces.

Goed om te weten: het Omnibus-voorstel van de Europese Commissie voorziet in een reductie van het aantal verplichte datapunten. Hoewel dit voorstel nog niet definitief is, is het verstandig om de ontwikkelingen te volgen. De kern blijft dat je als onderneming zelf onderbouwt welke standaarden je wel en niet toepast, en waarom.

Hoe bepaal je welke duurzaamheidsthema’s materieel zijn voor jouw bedrijf?

Je bepaalt welke duurzaamheidsthema’s materieel zijn door een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) uit te voeren. Daarbij kijk je vanuit twee perspectieven: de impact van jouw bedrijf op mens en milieu (impactmaterialiteit) en de invloed van duurzaamheidsthema’s op de financiële positie van je onderneming (financiële materialiteit). Een thema is materieel zodra het vanuit minstens één van deze twee perspectieven relevant is.

De dubbele materialiteitsanalyse bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

  • Breng je waardeketen in kaart: waar zitten de grootste ESG-impacts, risico’s of kansen?
  • Identificeer je stakeholders: denk aan klanten, medewerkers, leveranciers, financiers en toezichthouders.
  • Inventariseer relevante duurzaamheidsthema’s op basis van de ESRS-standaarden.
  • Beoordeel per thema de ernst en waarschijnlijkheid van impacts, risico’s en kansen.
  • Prioriteer en onderbouw je keuzes, zodat je rapportage transparant en navolgbaar is.

Voor veel mkb-bedrijven is dit onbekend terrein. Toch is de DMA geen vrijblijvende exercitie: het vormt de basis voor je volledige CSRD-rapportage. Zonder gedegen materialiteitsanalyse weet je simpelweg niet waarover je moet rapporteren, en loop je het risico dat je rapportage onvolledig of niet relevant is.

Welke concrete datapunten moet een CSRD-rapportage bevatten?

Een CSRD-rapportage bevat datapunten die voortvloeien uit de Disclosure Requirements van de ESRS-standaarden die op jouw bedrijf van toepassing zijn. Denk aan kwantitatieve gegevens zoals CO₂-uitstoot (scope 1, 2 en waar relevant scope 3), energieverbruik, watergebruik en afvalstromen, maar ook kwalitatieve informatie over beleid, doelstellingen en governance-structuren.

Voorbeelden van milieu-datapunten (Environmental)

Op het gebied van milieu rapporteer je doorgaans over je broeikasgasemissies, energiemix, circulair materiaalgebruik en eventuele vervuilende activiteiten. Carbon accounting speelt hierbij een centrale rol: je meet en documenteert je CO₂-voetafdruk op een gestructureerde, verifieerbare manier. Voor veel bedrijven is dit het onderdeel waar de meeste data nog ontbreekt.

Voorbeelden van sociale en governance-datapunten

Onder de sociale standaarden vallen onderwerpen als personeelssamenstelling, gelijke beloning, arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid, en diversiteitsbeleid. Bij governance gaat het om zaken als bedrijfsethiek, anticorruptiebeleid en de rol van het bestuur bij duurzaamheidsthema’s. Je rapporteert niet alleen over de huidige situatie, maar ook over je strategie, doelstellingen en de voortgang die je boekt.

Belangrijk: de rapportage moet worden opgenomen in het bestuursverslag en vervolgens worden geverifieerd door een externe assuranceprovider. Dat maakt betrouwbare, controleerbare data essentieel.

Waar begin je als de benodigde ESG-data nog ontbreekt?

Begin met een nulmeting: breng in kaart welke ESG-data je al hebt, waar die data zich bevindt en welke informatie nog ontbreekt. Veel bedrijven doen al meer dan ze denken, denk aan zonnepanelen, elektrische leaseauto’s of lokaal inkoopbeleid, maar hebben dit niet gedocumenteerd. Door eerst te inventariseren wat er is, creëer je een realistisch startpunt.

Vervolgens kun je stapsgewijs toewerken naar een volledige dataset:

  1. Inventariseer bestaande bronnen: denk aan energierekeningen, HR-systemen, inkoopdata en reisadministratie.
  2. Stel verantwoordelijkheden vast: wijs per datapunt een eigenaar aan binnen je organisatie.
  3. Richt een meetmethode in: kies een systematiek voor het verzamelen en vastleggen van data, bijvoorbeeld voor carbon accounting.
  4. Documenteer wat je doet: zorg dat bestaande duurzame initiatieven aantoonbaar worden.
  5. Bouw een rapportageproces: integreer ESG-data in je reguliere financiële cyclus, zodat rapportage geen eenmalige exercitie wordt.

Het ontbreken van data is geen reden om af te wachten. Juist door nu te starten met het opbouwen van je datahuishouding, voorkom je dat je straks onder tijdsdruk alsnog alles moet inrichten. Bovendien levert het proces waardevolle inzichten op: je ziet waar kansen liggen voor kostenbesparing, efficiëntie en verduurzaming.

Hoe CROP accountants & adviseurs helpt met CSRD-rapportage

Bij CROP begrijpen we als geen ander dat de stap naar gestructureerde duurzaamheidsrapportage groot kan voelen, zeker als je intern nog geen ESG-data op orde hebt. Met onze no-nonsense aanpak en brede expertise onder één dak helpen we je van eerste oriëntatie tot en met de externe verificatie. Onze duurzaamheidsadviseurs werken samen met onze accountants en fiscalisten, zodat je duurzaamheidsrapportage naadloos aansluit op je financiële verslaglegging.

Concreet ondersteunen we je bij:

  • Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsanalyse en stakeholderidentificatie
  • Het inrichten van je ESG-datahuishouding en carbon accounting
  • Het opstellen van je CSRD-rapportage conform de ESRS-standaarden
  • CSRD-assurance: de externe controle op je duurzaamheidsrapportage
  • Het vertalen van ESG-data naar concrete verbeterkansen voor je bedrijfsvoering

Wil je weten waar jouw organisatie staat en wat er nodig is om CSRD-klaar te zijn? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen brengen we structuur aan, zodat je met vertrouwen vooruitkijkt. Meer weten over al onze expertises? Bekijk dan crop.nl.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het opstellen van een CSRD-rapportage?

De meest voorkomende fouten zijn: te laat beginnen met het verzamelen van data, de dubbele materialiteitsanalyse te oppervlakkig uitvoeren, en scope 3-emissies onderschatten of volledig overslaan. Daarnaast zien we vaak dat bedrijven hun rapportage los opstellen van de financiële verslaglegging, terwijl de CSRD juist vereist dat het onderdeel is van het bestuursverslag. Zorg ervoor dat je vanaf het begin een geïntegreerde aanpak hanteert en voldoende tijd inplant voor dataverzameling en -verificatie.

Hoe betrek ik mijn stakeholders effectief bij de dubbele materialiteitsanalyse?

Start met het identificeren van je belangrijkste stakeholdergroepen en kies per groep een passende methode: denk aan interviews met grote klanten en financiers, enquêtes voor medewerkers, en rondetafelgesprekken met leveranciers. Zorg dat je de input gestructureerd vastlegt en terugkoppelt hoe je de resultaten hebt meegewogen in je materialiteitsbeoordeling. Dit vergroot niet alleen de kwaliteit van je analyse, maar ook het draagvlak binnen en buiten je organisatie.

Welke software of tools kan ik gebruiken voor het verzamelen en rapporteren van ESG-data?

Er zijn diverse ESG-rapportageplatforms beschikbaar, variërend van uitgebreide enterprise-oplossingen zoals Sphera, Persefoni en Ecovadis tot meer toegankelijke tools voor het mkb. Voor carbon accounting zijn er specifieke tools die je helpen bij het berekenen van je CO₂-voetafdruk volgens het GHG Protocol. Kies een tool die past bij de omvang van je organisatie en die aansluit op je bestaande systemen zoals je ERP- of boekhoudsoftware, zodat je data-invoer zo efficiënt mogelijk verloopt.

Wat houdt de externe assurance op een CSRD-rapportage precies in en hoe bereid ik me daarop voor?

Externe assurance betekent dat een onafhankelijke controleur (zoals een accountant) je duurzaamheidsrapportage beoordeelt op betrouwbaarheid en conformiteit met de ESRS-standaarden. In eerste instantie geldt een 'limited assurance'-niveau, vergelijkbaar met een beoordelingsverklaring bij financiële verslaglegging. Bereid je voor door je databronnen, meetmethoden en aannames helder te documenteren en een audit trail in te richten. Hoe beter je interne processen en onderbouwing op orde zijn, hoe soepeler het assuranceproces verloopt.

Wat als een duurzaamheidsthema nu niet materieel is, maar dat in de toekomst mogelijk wel wordt?

De ESRS vereist dat je in je materialiteitsanalyse ook vooruitkijkt naar toekomstige impacts, risico's en kansen. Als een thema nu net niet materieel is maar dat op termijn waarschijnlijk wel wordt — bijvoorbeeld door aankomende regelgeving of verschuivingen in je waardeketen — is het verstandig om dit te documenteren en alvast data te gaan verzamelen. Zo voorkom je dat je volgend rapportagejaar voor verrassingen komt te staan en kun je een trendlijn opbouwen.

Hoe zorg ik ervoor dat CSRD-rapportage geen eenmalig project wordt maar structureel onderdeel van mijn bedrijfsvoering?

Integreer ESG-dataverzameling in je bestaande financiële en operationele processen, bijvoorbeeld door duurzaamheids-KPI's op te nemen in maand- of kwartaalrapportages. Wijs per datapunt een vaste eigenaar aan en neem ESG-doelstellingen op in de reguliere planning- en controlcyclus. Door duurzaamheidsrapportage te koppelen aan concrete bedrijfsdoelen — zoals kostenbesparing door energiereductie — wordt het geen administratieve last maar een strategisch instrument.

Heeft het Omnibus-voorstel gevolgen voor bedrijven die nu al bezig zijn met hun CSRD-voorbereiding?

Het Omnibus-voorstel beoogt onder meer het aantal verplichte datapunten te verminderen en de drempelwaarden voor rapportageplicht aan te passen. Als je nu al bezig bent met voorbereidingen, is het advies om door te gaan: de basisstructuur van je rapportage en datahuishouding blijft hoe dan ook waardevol. Mogelijk hoef je straks minder datapunten te rapporteren, maar de kern — een gedegen materialiteitsanalyse en betrouwbare ESG-data — verandert niet. Houd de ontwikkelingen bij en stem regelmatig af met je adviseur over de impact op jouw specifieke situatie.

Gerelateerde artikelen