Artikel

Digitaliseren HR Processen

17 februari 2021

Een nieuwe werknemer aannemen, contractverlenging, online personeelshandboek, verzuimreglement of een addendum etc. Er zijn binnen een bedrijf regelmatig documenten die moeten worden ondertekend. Het thuiswerken maakt het ondertekenen van schriftelijke documenten bijna onmogelijk. Hoe maak je hier een efficiënt proces van? Zijn je medewerkers hieraan toe? Hoe kom je daar achter?

In de wereld waar doorlopend ontwikkelingen zijn op digitaal gebied is de gemiddelde medewerker klaar digitaal aan de slag gegaan. Laten we hier ook op zakelijk gebied een schepje bovenop doen en nog meer gebruik maken van de digitale HR snelweg.

In kaart brengen van HR processen

Het is belangrijk om bij het begin te beginnen. Dat wil zeggen dat de eerste stap is om de huidige HR processen in kaart te brengen. Hoe zet je deze processen om naar een goed werkend digitaal proces. Wat zijn de eisen? Wat hebben we nodig en wat werkt voor ons?

Binnen CROP werken wij vanuit de payroll voor onze klanten met het softwarepakket van Nmbrs. Dit pakket biedt een oplossing voor het digitaliseren van het HR proces door middel van HR Workflows. Deze kunnen worden ingericht voor bijvoorbeeld het aannemen van personeel, digitaal ondertekenen van arbeidscontracten, maar ook bij het vastleggen van beoordelingen of verstrekkingen zoals een laptop of auto van de zaak.

Digitaal aannemen en ondertekenen contract

Nmbrs biedt al vanaf het aanname proces met een sollicitant mogelijkheden. Dit hele proces kan digitaal worden doorlopen. Zo is het altijd duidelijk waar, welke documenten zijn en ontvangt de sollicitant de vertrouwelijke stukken niet per e-mail, maar in de veilige omgeving van het Nmbrs pakket waar een login voor is vereist.

De toekomstige werknemer vult zijn/ haar eerste werkdagformulier binnen het systeem in. Als er dan wordt overgegaan tot aanname en de arbeidsvoorwaarden zijn bepaald kan er middels een contract sjabloon een digitaal contract worden opgesteld en zelfs digitaal worden ondertekend! Na ondertekening door beide partijen is het contract meteen opgenomen in het digitale personeelsdossier. Kortom een efficiënt, gecentraliseerd werkproces en geen contracten meer die rondslingeren op bureaus.

Zo snel als de werknemer gewend is geraakt aan het gebruik van social media, zo snel raakt men gewend aan het digitaal ondertekenen van zijn/ haar nieuwe contract. Al werk je thuis of ben je als tekeningsbevoegde onderweg, het is te allen tijde mogelijk om achter je pc/ laptop de processen digitaal door te laten lopen.

Management informatie rapportage

Naast de digitalisering van de HR processen willen HR & Finance professionals het management ook graag van data en input voorzien om de organisatie goed te kunnen managen. Wat is de gemiddelde leeftijd, hoe zit het met het ziekteverzuim, wat is de waarde van onze openstaande verlofdagen, hoe zit het met de kostprijsanalyse per medewerker? Kortom data driven werken is steeds belangrijker en ook een belangrijk onderdeel van het HR proces.

Interesse gewekt? Tijd voor een demo?

Meer weten over het inrichten van je digitale HR proces en de mogelijkheden hierin? Wij geven graag een (digitale) demo. Neem hiervoor contact met ons op.

Contactpersoon

Medewerker-Coby-van-den-Broek
Coby van den Broek
Junior HR Professional
+31 (0) 33 - 46 357 27 info@crop.nl